Entender como calcular saving de compras é fundamental para qualquer empresa que deseja otimizar seus processos financeiros e aumentar a margem de lucro. Afinal, o saving representa a economia real obtida em uma negociação, comparando o custo orçado ou histórico com o valor final pago.
Por isso, ter clareza sobre esse indicador permite que o setor de compras demonstre seu valor estratégico para a organização, transformando a área de compras em um centro de geração de resultados. Muitos gestores, no entanto, ainda possuem dúvidas sobre a metodologia correta para chegar a esses números de forma precisa e transparente.
Neste guia, vamos explorar o passo a passo de como calcular saving de compras e as melhores práticas para implementar essa estratégia no dia a dia da sua empresa. Aproveite a oportunidade e converse com nossos especialistas em gestão de viagens e despesas corporativas para potencializar seus aprendizados aplicando, na prática, tudo que você vai aprender por aqui.
O que é saving de compras e qual a sua importância no resultado financeiro
O saving de compras é uma métrica fundamental que mensura a eficiência financeira gerada pelo departamento de Sourcing e Procurement de uma organização. Em resumo, trata-se da redução efetiva de custos ou da otimização de gastos obtida nas negociações e na gestão de contratos com fornecedores, impactando diretamente a rentabilidade do negócio.
Nos últimos anos, o setor de compras em grandes corporações deixou de ser uma área puramente operacional e transacional para se consolidar como um pilar estratégico na alavancagem de resultados financeiros.
Isso, porque cada centavo economizado na aquisição de produtos ou serviços reflete integralmente no lucro líquido da empresa. E torna a gestão de gastos uma alavanca poderosa para a melhoria do DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e do EBITDA.
Em outras palavras, a importância dessa métrica vai além do simples corte de despesas. O acompanhamento rigoroso do saving financeiro estabelece um padrão de governança corporativa e compliance, garantindo que as aquisições estejam alinhadas às diretrizes orçamentárias e às políticas internas.
Ao demonstrar o ROI de compras de forma clara, o Chief Procurement Officer (CPO) consegue justificar investimentos em automação de compras, qualificação da equipe e desenvolvimento de fornecedores.
Além disso, a estruturação de KPIs financeiros de saving permite que a empresa realize negociações mais assertivas, mitigue riscos de flutuação de preços no mercado e estabeleça parcerias de longo prazo baseadas em valor e conformidade de compras.
O que é saving real?
Saving real é a diferença matemática positiva entre o valor histórico pago por um bem ou serviço e o novo valor negociado para as mesmas especificações e níveis de serviço (SLA). Para que seja considerado real, a economia deve ser efetivamente capturada no balanço da empresa, resultando em uma saída menor de caixa no período analisado.
Veja o exemplo a seguir: se uma empresa gastou R$ 500.000,00 com licenças de software no ano anterior e, após uma intensa negociação B2B, renovou o mesmo pacote por R$ 420.000,00, os R$ 80.000,00 de diferença representam um saving real.
Saving real vs cost avoidance: diferenças e como medir
A diferença entre o saving real, ou hard saving e o custo evitado é que, enquanto o primeiro se refere à economia direta e mensurável, o segundo tem como foco a prevenção a custos futuros.
O saving real se dá em relação ao preço pago anteriormente ou à linha orçamentária estabelecida. Ou seja, é a redução tangível que diminui o custo total de propriedade (TCO) e libera capital de giro imediato.
O custo evitado, ou cost avoidance, por outro lado, engloba as ações estratégicas que previnem um aumento futuro de custos, blindando a empresa contra despesas não previstas.
Como calcular o saving em compras: fórmula prática
A mensuração da economia em compras exige uma metodologia padronizada para evitar distorções nos relatórios gerenciais. Assim, a fórmula básica e universalmente aceita para o cálculo do saving é:
Saving = Preço de Referência (ou Histórico) – Preço Negociado
Neste caso, o “Preço de Referência” (baseline) geralmente é o valor pago na última aquisição ou a média ponderada dos preços pagos nos últimos doze meses. Já o “Preço Negociado” é o valor final acordado no novo contrato ou pedido de compra. Ou seja, para obter o percentual de saving, divide-se o valor do saving pelo preço de referência e multiplica-se por 100.
Apesar da simplicidade da fórmula, o cálculo exige ajustes rigorosos em cenários complexos, já que é necessário aplicar correções de inflação ao preço histórico para refletir o valor presente do dinheiro, especialmente em contratos plurianuais.
Outro aspecto que precisa ser considerado é a sazonalidade, que precisa ser isolada, uma vez que a comparação da compra de passagens aéreas corporativas em alta temporada com cotações de baixa temporada, por exemplo, gera falsos positivos de economia.
Saving de compras em viagens e despesas corporativas: como funciona
Quando se fala em saving de compras, um dos departamentos que mais se beneficia da estratégia é o de viagens corporativas. Afinal, trata-se de uma categoria que demanda muito mais do que o tradicional modelo de cotação de três orçamentos.
O saving em viagens corporativas não se resume a encontrar a tarifa aérea mais barata pontualmente, mas sim a orquestrar uma gestão de gastos holística. Isso envolve a estruturação de uma política de viagens robusta, a negociação de acordos com companhias aéreas e redes hoteleiras, e a implementação de fluxos de aprovação rigorosos.
O diferencial estratégico nesta categoria é compreender que o saving real não é garantido no momento da assinatura do contrato com o fornecedor, mas sim na execução diária. O vazamento de valor, conhecido como leakage, ocorre quando colaboradores realizam reservas fora da plataforma homologada ou ignoram as diretrizes da política.
Onde Compras perde eficiência e como capturar savings invisíveis em viagens e despesas
As viagens corporativas constam, na grande maioria das vezes, entre as três maiores linhas de despesas indiretas (indirect spend) nas demonstrações financeiras das grandes organizações. O grande gargalo enfrentado pelos gestores de procurement é a perda da eficiência operacional no processo de ponta a ponta.
Essa perda de eficiência acontece quando o colaborador faz reservas por conta própria, estourando o limite da política, ou quando escolhe voos e hotéis que não pertencem aos fornecedores preferenciais da empresa, por exemplo.
Aí é que deve entrar o planejamento estratégico da empresa: para capturar esses savings invisíveis, é fundamental obter visibilidade total dos gastos. A seguir, confira dicas práticas de como fazer isso.
5 estratégias práticas para aumentar o saving do seu departamento de Compras
Para garantir o melhor resultado financeiro e capturar os savings invisíveis no departamento de Compras, é fundamental seguir alguns passos principais. Confira as estratégias que destacamos:
- Executar Análise de Gastos (Spend Analysis) Contínua: a base de qualquer estratégia de saving é a visibilidade. Assim, mapear todo o spend management da empresa permite identificar categorias com alto volume de compras fragmentadas, consolidando demandas para negociar melhores condições comerciais e descontos por volume.
- Gerenciar o Tail Spend de forma estratégica: o tail spend, que geralmente representa 20% dos gastos distribuídos em 80% dos fornecedores, é um ralo de recursos. Por isso, uma estratégia fundamental é reduzir a base de fornecedores, implementar catálogos eletrônicos (punchout) e automatizar compras de baixo valor, liberando a equipe de procurement para focar em negociações estratégicas de alto impacto.
- Realizar benchmarking de fornecedores e Strategic Sourcing: o monitoramento ativo do mercado e a aplicação da metodologia de Strategic Sourcing garante que a empresa não pague prêmios injustificados por inércia. Dessa forma, avaliar o TCO (Total Cost of Ownership) e buscar fornecedores alternativos mantém a base de parceiros competitiva e inovadora.
- Garantir a Conformidade de Contrato (Contract Compliance): o saving negociado só se torna saving real se o contrato for cumprido à risca. Um caminho para isso é implementar processos que obriguem o uso dos fornecedores homologados e das tabelas de preços acordadas, eliminando o leakage e assegurando que os termos comerciais sejam aplicados em todas as requisições.
- Integrar práticas de sustentabilidade em Compras (ESG): por último, a adoção de compras sustentáveis e dos princípios da economia circular não são apenas exigências regulatórias, mas fontes de otimização de custos a longo prazo. Aproveite essas oportunidades para avaliar o ciclo de vida dos produtos, reduzir desperdícios e priorizar fornecedores com alta eficiência energética reduzindo, assim, o risco da cadeia de suprimentos e o custo total das operações.
Ferramentas e tecnologia de apoio no saving de compras
A maturidade tecnológica é o fator que separa departamentos de compras reativos de áreas de procurement altamente estratégicas. Isso acontece porque sistemas robustos de gestão de compras integrados ao ERP (Enterprise Resource Planning) centralizam as requisições e garantem o fluxo correto de aprovações.
Existem diversas ferramentas de Business Intelligence (BI) e procurement analytics, por exemplo, que podem apoiar a sua equipe no processamento de grandes volumes de dados, construção de dashboards de indicadores de saving e monitoramento da performance dos fornecedores em tempo real.
Além disso, tecnologias emergentes baseadas em Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML) vão além, analisando padrões de consumo, prevendo flutuações de preços no mercado e recomendando os melhores momentos para a execução de compras estratégicas, maximizando o cost avoidance e o hard saving.
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A tecnologia da Paytrack resolve o problema crônico do leakage ao embarcar as regras de compliance diretamente na ferramenta de self-booking. Além disso, travas automáticas de política impedem que os colaboradores realizem reservas fora dos parâmetros estabelecidos ou com fornecedores não homologados, garantindo a conformidade de compras no momento exato da transação.
