Como calcular o ROI de viagens corporativas + benefícios

Colaboradores, gestores e diretores estão constantemente viajando para vender, encontrar novas oportunidades de mercado, gerar novos negócios e minimizar eventuais perdas. Como você avalia o ROI das viagens corporativas da sua empresa? É um processo realizado de forma estruturada, rápida e fácil?

O cálculo de ROI é realizado para mensurar qual foi o retorno sobre os investimentos. Onde todas as despesas e gastos realizados na viagem corporativa são comparados com o retorno esperado ou efetivado na viagem. 

Medir o ROI das viagens corporativas é algo que vem se tornando comum e cada vez mais necessário dentro das empresas.

Saber o retorno esperado auxilia sua empresa a tomar decisões financeira mais assertivas, que trarão mais resultados para o crescimento do negócio. Além disso, o ROI ajuda a determinar qual investimento faz mais sentido para sua operação na busca por resultados mais significativos.

Continue lendo esse artigo para saber quais dados utilizar, como calcular, quais os benefícios e como maximizar o ROI de viagens corporativas.

O que é ROI 

A sigla ROI, em inglês, significa Return on Investment, que podemos traduzir como o retorno sobre o capital investido ou retorno sobre investimento. O ROI é um indicador usado para mensurar a efetividade de diversos investimentos.

Ao realizar o cálculo de maneira correta, é possível avaliar se é preciso ou não alterar a estratégia utilizada nas viagens corporativas. O que possibilita ainda maximizar os lucros e minimizar os prejuízos caso necessário. 

Aqui será analisada todas as despesas e gastos ocorridos durante uma viagem corporativa, calculando seu retorno para a empresa. Ter um orçamento definido, realizar o planejamento das viagens antecipadamente e contar com apoio da tecnologia são passos fundamentais para ter um bom retorno financeiro.

O cálculo de ROI nas empresas

Para mostrar a realidade das empresas, um estudo com mais de 500 executivos financeiros, realizado pela 3Gen Research, apresenta que 48% das empresas não entendiam de forma clara e exata como era feito o cálculo de ROI para viagens corporativas.

Esse é um dado expressivo que nos faz refletir sobre a importância do cálculo do retorno de investimento das viagens corporativas realizadas pelas empresas.

Outro dado, mostra que 60% das empresas não possuem um sistema de registro que vincule os dados de despesas de viagens corporativas aos dados de receita e clientes. 

Se sua empresa não possui dados estruturados e centralizados, como irá medir a performance? Sem dados, não há gestão. 

O uso de planilhas para tal finalidade é ainda muito comum nas empresas. 

Em médias e grandes empresas, com um grande número de colaboradores que viajam e prestam contas por mês, realizar cálculos de forma manual, com o uso de planilhas, requer muito tempo do setor ou pessoa responsável pela gestão do processo. Além de estar suscetível a erros humanos e fraudes neste processo, pois não é possível validar políticas on time ou ter a exatidão de dados.

Soluções especializadas na gestão de despesas e viagens possibilitam que médias e grandes empresas economizem até 75% do tempo utilizado na conferência de relatórios. Outras tecnologias como leitura de QRCode e OCR facilitam e agilizam o registro da despesa, realizando validações importantes para atestar a veracidade dos dados. Assim, fraudes são inibidas, evitando  prejuízos para a empresa.

Identificar o retorno de investimento em viagens para vendas e fechamento de negócios pode ou não ser uma tarefa simples. Dependerá de como a empresa está estruturada e organizada com relação a todos os dados que ela precisa acompanhar e gerenciar para mensurar o ROI. 

Quais informações devem ser avaliadas no cálculo de ROI de viagens corporativas?

São várias as despesas que são necessárias listar e analisar para calcular o ROI.

Estes dados não são importantes apenas para o cálculo em si, mas também para analisar cada um dos gastos individualmente, viabilizando a verificação se todos os gastos estão de acordo com as políticas da empresa e quais podem ser reduzidos nas viagens corporativas.

Passagens Aéreas

As passagens aéreas consomem em média 65% do orçamento de viagens corporativas. Quando é possível comprar as passagens de forma antecipada, o valor acaba sendo menor, aumentando o ROI da viagem. Porém, nem sempre é possível comprar as passagens aéreas de forma antecipada, pois há casos de emergência, por exemplo. 

Quando compradas em cima da hora, os preços são elevados. Como a sua empresa aumenta o ROI nessas situações?

Hospedagens

O mesmo caso das passagens aéreas encontramos na hospedagem. Se for possível, pesquise hotéis antecipadamente, encontrando assim uma maior variedade de opções dentro dos valores disponibilizados pela empresa. 

Oriente os colaboradores da sua empresa a evitar viajar em períodos de alta temporada, grandes feiras e eventos. Ocasiões em que a oferta reduz e o preço dos serviços, em geral, aumenta consideravelmente.

Procure também determinar valores máximos e/ou hotéis recomendados por cidade/destino, facilitando, assim, a jornada do seu colaborador e garantindo o cumprimento dos objetivos organizacionais. 

Alimentação

A alimentação faz parte das despesas essenciais de uma viagem corporativa. A empresa é a responsável por arcar com toda a alimentação do colaborador. É fundamental ter uma política clara em relação ao valor diário que poderá ser gasto, como também as despesas que são ou não permitidas.

Para fazer o cálculo de quanto poderá gastar em cada refeição, sugere-se levar em conta o preço médio do destino de viagem do colaborador.

Veículos e deslocamentos

No planejamento de viagens corporativas, deve-se planejar como funcionará o deslocamento do colaborador em seu destino. As opções mais comuns são o aluguel de veículo ou transporte por aplicativos, como Uber e 99. 

Com o uso de contas corporativas em aplicativos de mobilidade é possível centralizar a gestão destes gastos com transporte, assim o colaborador poderá escolher a opção mais barata e de forma mais rápida para acontecer o deslocamento.

Na sua empresa, o uso de táxi ainda é realidade? Qual o custo excedente a cada viagem utilizando táxi ao invés de transportes por aplicativo?

Seguros

Para garantir a segurança e bem-estar do viajante, é importante disponibilizar seguro viagem e de saúde. Lembre-se de calcular essa despesa.

Reembolsos

Em viagens é comum ocorrer gastos imprevistos. Para isso, a empresa deve ter regras bem claras e definidas sobre como proceder quando ocorrer esse tipo de situação. 

Por parte do colaborador, ele deve guardar os cupons fiscais e justificar o porquê dos gastos não previstos. É importante ele saber quando realmente há necessidade de pedir reembolso, ou se ele mesmo deve arcar com o gasto.

Sua empresa consegue atuar nas conferências e aprovações de reembolsos de forma eficiente sem o uso da tecnologia? 

Como calcular o ROI das viagens corporativas

Primeiramente, precisamos saber qual é a fórmula ROI: 

(Receita – Custo / Custo) x 100

O percentual obtido corresponde ao retorno sobre o capital que foi investido na viagem a trabalho. Lembre-se, para calcular um ROI exato é preciso contabilizar todos os gastos referentes à viagem realizada.

Contabilize aéreos, hospedagens, alimentação, deslocamentos, seguros e outros gastos.

Para exemplificar a fórmula, vamos a um exemplo:

Supondo que a viagem de negócios rendeu um contrato de R$10.000 e o valor total do custo da viagem foi de R$2.000, vamos a fórmula:

(10.000 – 2.000 / 2.000) x 100 = 400%

Podemos concluir que a viagem rendeu um resultado positivo de 400% para a empresa.

É importante ressaltar que se três viagens forem realizadas para fechar um contrato, por exemplo, é necessário somar os custos de todas as três viagens para calcular o ROI de forma exata.

Benefícios diretos e indiretos de calcular o ROI das suas viagens corporativas

Quando falamos em ROI, imediatamente pensamos em benefícios financeiros para a empresa. Porém, existem outros benefícios diretos e indiretos. 

As viagens corporativas não precisam ser necessariamente para trazer lucros financeiros. Networking e presença de marca são outros benefícios indiretos. Investimentos em cursos, conferências e participação em feiras são promotores de  viagens corporativas que também agregam valor às corporações. 

Estes, são benefícios indiretos que não terão um retorno financeiro imediato para a empresa, mas que no futuro renderão  bons frutos. Ao final do ano, sua empresa consegue medir esses resultados? Se sim, quais os ganhos para a sua empresa?

Como maximizar o ROI de viagens corporativas?

Como a fórmula de ROI é baseada no custo e na receita, precisamos prestar atenção nestas duas variáveis. O objetivo é ter o menor custo possível em uma viagem corporativa e obter a melhor receita. 

Para as empresas que realmente querem maximizar o ROI, nossa principal dica é ter uma ferramenta especializada. Estas ferramentas possibilitam maior economia de tempo e dinheiro, além de aumentar a eficiência dos processos relacionados à demanda por viagens.

A Paytrack oferece uma gestão completa e controle total para gestão de despesas e viagens corporativas. Contamos com diversos produtos que moldam a melhor solução para a sua empresa.

4 dicas para mais resultados com o ROI de viagens corporativas

Após inserir o cálculo de ROI na rotina de gestão de viagens, é importante entender como integrar outras atividades rotineiras para gerar mais resultados na sua empresa. Confira!

1. Políticas e ROI de viagens 

O retorno de investimento é calculado com base na relação custo x investimento, por isso um desafio para os gestores é entender o porquê é que um colaborador com a mesma função tem um custo maior que outro. Qual o motivo para isso acontecer durante as viagens corporativas? Como pode ser resolvido? 

Ter políticas de viagens personalizadas para cada área da empresa ou função do profissional é uma das alternativas de controlar as despesas. Assim, sua empresa terá regras definidas de forma clara, que se adequam à necessidade dos setores. 

Disponibilizar a política de viagens para todos os colaboradores é parte importante da sua aplicação, assim todos terão conhecimento quando realizarem uma viagem, reforçando a aplicação das políticas.

Entretanto, sem o uso de tecnologia fica inviável personalizar políticas para cada grupo desejado. A gestão da empresa não terá a visibilidade e controle necessários para verificar se as políticas estão sendo aceitas e seguidas pelos colaboradores.

A aplicação de políticas bem definidas sobre despesas de viagens tem papel importante na redução de custos que impacta diretamente no ROI destas viagens, como veremos a seguir. 

2. Redução de custo e maximização do ROI de viagens

Ter o menor custo possível durante a realização de viagens corporativas faz com que o ROI seja mais significativo. Ao utilizar políticas adequadas para sua operação,  é possível controlar os gastos realizados por diferentes áreas da empresa, sem comprometer seus processos.

Avaliar e reduzir os custos com passagens aéreas, hospedagem, transporte e alimentação, é uma das formas de maximizar o ROI de viagens. Dessa forma, escolher voos e hotéis mais baratos, controlar o valor gasto com alimentação, assim como utilizar transportes alternativos fazem parte da redução de custos, consequentemente aumentando o ROI de viagens corporativas.

3. Análise e organização de dados

Analisar e organizar os custos e despesas fazem parte do dia a dia da área financeira. Não basta utilizar uma ferramenta tecnológica e calcular o retorno de investimento, é preciso analisar os dados e o que eles representam para o resultado da empresa.

Os dados obtidos podem, muitas vezes, indicar que a empresa está no caminho errado e precisa melhorar seus custos ou receitas, de modo a elevar seu ROI. 

Outros indicadores essenciais às corporações e que são impactados diretamente pelas viagens estão relacionados à aquisição de novos clientes e ao custo de servi-los, o CAC e o CTS.

O CAC (Customer Acquisition Cost, em português Custos de Aquisição de Clientes) contempla todas as despesas relacionadas ao processo de vendas e conquista de novos clientes. 

O CTS (Cost to Serve, em português Custo para Servir) contempla todas as despesas para servir e manter este cliente ativo. 

Em ambos os casos, o custo com viagens e deslocamentos é recorrente e extremamente significativo.

Negligenciar a gestão destas informações pode fazer com que sua empresa dedique grandes esforços em determinados clientes que não trazem o resultado mínimo esperado.

O objetivo aqui é aumentar o ROI e reduzir o CAC e o CTS. 

Controlar como e porque as viagens são realizadas será elemento fundamental para alcançar estas metas. 

4. Integração de sistemas e ROI de viagens

A integração da ferramenta tecnológica com os outros sistemas utilizados na operação é vantajosa para todos os tipos de negócios. 

As integrações entre softwares como ERP, RH, CRM e BI reduzem trabalhos manuais e facilitam a análise dos dados, disponibilizando todas as informações necessárias de forma unificada. Assim sua empresa terá maior controle de toda gestão e dos dados necessários para calcular o ROI de viagens. Você pode conferir um artigo completo sobre integração aqui.

A Paytrack é uma das ferramentas que irá auxiliar a gestão de viagens corporativas juntamente com a integração dos outros sistemas mencionados acima. Para atender da melhor forma a sua empresa, contamos com diversos produtos e soluções. P

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