O reembolso de passagem aérea é um dos principais desafios na gestão de despesas corporativas.
Entre mudanças de última hora, cancelamentos inesperados e passagens não utilizadas, as empresas enfrentam um cenário complexo que exige conhecimento das legislações e implementação de políticas internas eficientes.
Para organizações que lidam com viagens frequentes, dominar as regras de reembolso de passagem aérea é fundamental para evitar prejuízos desnecessários e otimizar recursos.
Neste guia, você descobrirá como funciona o processo de reembolso, quais são os prazos e documentos exigidos e como estruturar políticas que protejam sua empresa de perdas financeiras.
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O que diz a legislação sobre reembolso de passagem aérea?
A Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC) estabelece regras claras para o reembolso de passagem aérea no Brasil.
Segundo o artigo 11 da Resolução nº 400 da ANAC, os passageiros têm direito ao reembolso integral da passagem, quando solicitado até 24 horas antes do voo.
Para pedidos feitos com menos de 24 horas de antecedência, as companhias aéreas podem cobrar taxas que variam conforme o tipo de tarifa da passagem.
Em geral, tarifas promocionais apresentam restrições mais rígidas, enquanto tarifas executivas oferecem maior flexibilidade.
A legislação também garante reembolso integral em casos de cancelamento por parte da companhia aérea, alterações de horário superiores a 4 horas ou problemas operacionais que impeçam a viagem.
Em resumo, a legislação da ANAC prevê algumas hipóteses de reembolso integral da passagem, mas as regras variam conforme o tipo de tarifa e o prazo da solicitação.
Como funciona o processo de reembolso de passagem para empresas?
O primeiro passo do processo de reembolso de passagem de viagens corporativas é identificar o motivo do cancelamento e verificar se ele se enquadra nas condições que garantem reembolso.
Em seguida, é necessário entrar em contato com a companhia aérea dentro de 24 horas antes do voo e apresentar todos os documentos. Pois isso inclui comprovante de compra, dados do passageiro e justificativa para o cancelamento.
O prazo para reembolso de passagem aérea varia entre 7 a 30 dias úteis, dependendo da forma de pagamento e das políticas da companhia.
Ou seja, o reembolso de passagem aérea para empresas segue etapas específicas que demandam organização da documentação e acompanhamento do processo.
Passagens não utilizadas: como garantir reembolso e evitar perdas?
As passagens aéreas corporativas não utilizadas são um dos maiores desafios para os gestores de viagens.
Afinal de contas, quando um colaborador não embarga, a organização corre o risco de perder completamente o valor da passagem.
Para evitar essa situação, é fundamental agir rapidamente. Deve-se solicitar o reembolso de passagens não utilizadas imediatamente após a confirmação do não embarque.
Algumas companhias aéreas oferecem um prazo de 24 horas para solicitar reembolso sem penalidades ou taxas adicionais.
Em alguns casos, as companhias convertem o valor da passagem em crédito para uso futuro – uma opção interessante quando há certeza de que haverá outras viagens. Então, essa hipótese permite aproveitar todo valor investido sem as taxas de reembolso convencionais.
Ou seja, uma gestão eficiente de bilhetes não voados exige sistemas que monitorem automaticamente os embarques e criem alertas sobre oportunidades de reembolso.
Sem essa visibilidade, é pouco provável que as empresas consigam rastrear os créditos e valores pendentes de reembolso ou que cumpram os prazos importantes.
O papel da política de viagens no controle do reembolso de passagens
A política de viagens deve estabelecer critérios claros sobre quando e como solicitar reembolsos de passagens, definindo as responsabilidades e os prazos internos.
A política precisa abordar diferentes cenários: cancelamentos por motivos pessoais, alterações da empresa, emergências e mudanças operacionais. Pois, para cada situação, devem existir procedimentos específicos que orientem colaboradores e gestores.
Além do mais, é importante definir quem tem autoridade para aprovar cancelamentos e reembolsos, estruturando um workflow de aprovação.
Essa hierarquia evita decisões conflitantes e garante que apenas pessoas autorizadas possam comprometer recursos da organização.
A política também deve especificar os tipos de tarifa que a empresa prioriza, isso porque tarifas flexíveis custam mais, mas oferecem maior facilidade para reembolso. Isso é uma questão de equilibrar custos iniciais com risco potencial.
Ou seja, uma política de viagens corporativas clara reduz erros, padroniza processos e protege a empresa de prejuízos desnecessários.
Boas práticas para evitar prejuízos com reembolsos de passagens aéreas
“Como evitar prejuízos com reembolsos de passagens aéreas?” – essa é, sem dúvidas, uma das questões mais frequentes nas rotinas de quem está fazendo a gestão de viagens corporativas.
Pensando nisso, aqui estão algumas boas práticas para fazer o controle das despesas com passagens aéreas:
1. Monitore os embarques sistematicamente
Implemente alertas automáticos para identificar passagens não utilizadas imediatamente após o horário previsto do voo.
2. Mantenha documentação completa e atualizada
Todo processo de reembolso deve ter comprovantes, justificativas e aprovações devidamente registrados.
3. Acompanhe rigorosamente todos os prazos
Estabeleça lembretes automáticos para não perder prazos críticos das companhias aéreas.
4. Dissemine os direitos e deveres dos colaboradores na política de viagens
A política de viagens deve dar um direcionamento claro do que o colaborador deve fazer caso surja a necessidade de cancelar ou reagendar sua viagem.
Entretanto não basta que exista uma política de viagens bem definida, é importante comunicá-la e disseminar todas as regras para as pessoas da empresa.
Isso vai garantir que colaboradores e gestores conheçam todas as regras e procedimentos.
Checklist para estruturar política de reembolso de passagens aéreas
- Definir critérios claros para aprovação de cancelamentos e reembolsos
- Estabelecer prazos internos mais restritivos que os da companhia aérea
- Especificar tipos de tarifa conforme perfil da viagem
- Designar responsáveis pela aprovação em diferentes níveis hierárquicos
- Criar procedimentos para diferentes cenários de cancelamento
- Implementar controles para monitoramento de passagens não utilizadas
- Definir penalidades para cancelamentos sem justificativa adequada
- Estabelecer comunicação clara sobre regras e consequências
5. Analise padrões de cancelamento e reembolso
Outra forma de evitar prejuízos com despesas com viagens é identificar causas recorrentes de cancelamento e reembolso de passagens.
A partir disso, é possível implementar melhorias preventivas, como, por exemplo, fazer uma checagem dupla da confirmação de reuniões antes de comprar o bilhete.
6. Use a tecnologia a seu favor
Algumas soluções tecnológicas oferecem sistemas automatizados que reduzem erros humanos e garantem maior controle e eficiência dos processos.
7. Negocie condições especiais
Por fim, é importante considerar a negociação de condições especiais com as companhias aéreas. Porque empresas com volume significativo de viagens podem conseguir condições mais flexíveis para reembolsos de passagens aéreas.
Boas práticas para gestores de viagens evitarem prejuízos com reembolsos de passagens
- Monitore os embarques
- Mantenha documentação completa e atualizada
- Acompanhe todos os prazos
- Estabeleça uma política de reembolso e comunique-a para todos da empresa
- Analise padrões de cancelamento e reembolso
- Use a tecnologia a seu favor
- Negocie condições especiais com as companhias aéreas
Como a Paytrack facilita o controle de reembolso de despesas de viagem?
A Paytrack centraliza toda a gestão de reembolsos de passagens e demais despesas de viagem em uma única plataforma. Isso automatiza a prestação de contas, elimina a necessidade de acompanhar processos em planilhas dispersas e controla as políticas violadas.
Ainda, a plataforma permite criar parâmetros de políticas de reembolso. Sendo assim, essas configurações automatizam aprovações, aplicam regras predefinidas e garantem conformidade com as diretrizes da empresa.
Além do mais, oferece uma trilha de auditoria completa com registro de documentos e histórico de aprovações, se integra aos sistemas financeiros e ERPs e rastreia créditos e valores pendentes de reembolso.
Se você procura por automatização, organização e visibilidade completa no processo de reembolso de despesas de viagem, então conte com a Paytrack e nosso suporte automatizado e sempre disponível: 24 horas e 7 dias por semana sem custo adicional.
