A área de facilities cumpre um papel fundamental na gestão corporativa. Ela é composta por um conjunto de serviços e processos que garantem o bom funcionamento de toda a infraestrutura de uma empresa. Por isso, ela está ligada a áreas como financeiro, recursos humanos e viagens corporativas.
Hoje, o facilities management deixou de ser apenas operacional e passou a assumir um papel estratégico nas organizações. Sua atuação traz vantagens competitivas como redução de custos, melhoria da experiência dos colaboradores e garantia da segurança das operações.
Essa evolução se deve, em grande parte, à tecnologia. Afinal, plataformas de automação permitem que a área de facilities integre a gestão de espaços, deslocamentos, frotas e reembolsos em um único fluxo, reduzindo retrabalho e aumentando a visibilidade sobre os custos.
Portanto, para entender melhor sobre essa área, o seu papel na gestão corporativa e por que sua atuação é essencial para empresas que desejam crescer, leia este artigo!
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O que é a área de facilities e o que ela faz?
A área de facilities é a responsável por fazer a gestão de todos os serviços e recursos que garantem o funcionamento contínuo e eficiente de uma empresa.
Com isso, seu principal objetivo é criar um ambiente seguro, organizado e produtivo tanto para colaboradores quanto para clientes e visitantes. Ela assegura que as operações não sejam interrompidas em casos de problemas estruturais, logísticos ou de suporte.
O facilities management, também conhecido como gestão de facilities, deve atuar de forma transversal. Ou seja, conectando diferentes setores internos e externos para atender necessidades básicas (limpeza, manutenção, segurança) e demandas estratégicas, como a gestão de viagens corporativas.
Hoje, a gestão moderna de facilities também envolve o monitoramento de KPIs, adoção de práticas sustentáveis e integração com sistemas corporativos. O intuito é garantir mais eficiência, previsibilidade orçamentária e compliance em todas as operações.
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Qual a diferença entre facilities e administração predial?
A área de facilities ainda causa muita confusão quando associada à administração predial. No entanto, ambos os termos possuem escopos e responsabilidades distintas dentro da empresa.
Em primeiro lugar, a administração predial possui como foco principal a gestão do edifício e de suas condições estruturais. Ou seja, da manutenção de sistemas elétricos e hidráulicos, segurança do imóvel, limpeza das áreas comuns, etc.
Portanto, sua atuação está mais voltada para o patrimônio físico, geralmente restrita somente ao ambiente em que a empresa está instalada.
Já a área de facilities vai muito além da estrutura física, integrando serviços, processos e recursos que impactam diretamente o bem-estar e a produtividade das pessoas que utilizam aquele espaço.
Além de cuidar dos aspectos prediais, o setor de facilities também engloba segurança, logística, viagens corporativas, gestão de frota, alimentação, recepção, entre outros.
Entender essas diferenças é fundamental para extrair o máximo potencial estratégico do facilities na operação corporativa.
Quais setores fazem parte da área de facilities?
Na estrutura de uma empresa, a área de facilities é composta por diferentes frentes de atuação. Juntas, elas garantem que a operação funcione sem interrupções.
Sendo assim, cada setor possui o seu papel específico, sendo que todos se conectam para proporcionar maior segurança, conforto, eficiência e economia. A seguir, confira os principais exemplos:
1. Infraestrutura e manutenção
É o setor responsável por conservar e reparar todos os sistemas físicos da empresa, como instalações elétricas, hidráulicas, climatização e mobiliário. Além disso, ele também abrange reformas, adequações e gestão de fornecedores de manutenção.
2. Segurança e vigilância
A área de segurança e vigilância cuida da proteção patrimonial e da integridade física dos colaboradores. Isso inclui, por exemplo, o monitoramento por câmeras, controle de acesso, segurança patrimonial, brigadas de incêndio e gestão de riscos.
3. Limpeza e conservação
É a área responsável por garantir um ambiente limpo e higienizado. Para isso, ela deve seguir protocolos específicos para cada espaço da empresa (escritórios, áreas de produção, refeitório etc).
Além disso, o setor de limpeza e conservação também cuida de processos como a coleta de resíduos e, em alguns casos, da gestão de reciclagem e sustentabilidade.
4. Logística interna e frota
O setor de logística e frota cuida da movimentação de pessoas, materiais e equipamentos dentro e fora da empresa. Isso pode incluir, por exemplo, a gestão de veículos corporativos, transporte de colaboradores, organização de estoques e distribuição de insumos.
5. Gestão de viagens corporativas
A área que cuida da gestão de viagens corporativas deve coordenar todo e qualquer deslocamento profissional. Isso inclui hospedagem, reservas, integração de despesas e otimização de custos.
Portanto, contar com plataformas como a Paytrack é fundamental. Afinal, ela permite unificar viagens, adiantamentos, pagamentos e prestação de contas em um único painel, dando visibilidade total aos gestores.
Leia: A falta de integração entre viagens e despesas corporativas
Como a gestão de facilities impacta viagens corporativas?
Muitos gestores ainda não compreendem, mas o setor de facilities possui um papel estratégico na organização e execução de viagens corporativas.
O seu principal objetivo é garantir que todo o processo, desde o planejamento à prestação de contas, seja feito de forma eficiente, seguro e alinhado às políticas da empresa.
A seguir, confira quais são os principais impactos:
Otimização do planejamento logístico
O facilities coordena fornecedores, transporte terrestre, reservas de hospedagem e deslocamentos internos. O seu papel é assegurar que todas as etapas estejam sincronizadas com a agenda do colaborador e com os objetivos da viagem.
Integração com políticas de despesas e orçamentos
Ao trabalhar em conjunto com o time financeiro, o facilities garante que adiantamentos, limites de gastos e reembolsos estejam claros e controlados antes da viagem. Isso é essencial, pois evita surpresas e estouros de orçamento.
Segurança e compliance durante a viagem
O setor de facilities também trabalha para oferecer segurança ao colaborador e garantir compliance durante a viagem. Isso inclui, por exemplo, a contratação de seguros, gestão de riscos e definição de protocolos de emergência em viagens corporativas.
Controle de custos e redução de desperdícios
A área de facilities trabalha com dados centralizados e análise de indicadores. Com eles, é possível identificar oportunidades de economia, negociar tarifas corporativas mais vantajosas e evitar gastos duplicados que comprometem o orçamento.
Apoio à prestação de contas e auditoria
Ao integrar a gestão de viagens e despesas corporativas com plataformas como a Paytrack, o facilities ganha vários benefícios. Entre eles, a automatização da coleta de comprovantes, validação de despesas em tempo real e simplificação do processo de auditoria.
Boas práticas para integrar facilities ao planejamento financeiro
Para que a área de facilities atue de forma estratégica e gere impacto direto nos resultados, ela precisa estar alinhada ao planejamento financeiro da empresa.
No entanto, isso não acontece da noite para o dia. Ou seja, é preciso ter processos bem definidos e empenho de todos para que os resultados sejam palpáveis. A seguir, confira algumas boas práticas que devem ser implementadas:
- Definir KPIs claros e mensuráveis: eles permitem monitorar custos, eficiência operacional e nível de serviço;
- Padronizar processos e políticas internas: o que vale para todas as operações de facilities, evitando variações que gerem custos extras;
- Integrar sistemas de gestão: para poder centralizar dados e garantir visibilidade em tempo real;
- Estabelecer orçamento específico para facilities: deve ser acompanhado de revisões periódicas baseadas em indicadores e histórico de gastos;
- Promover a comunicação entre facilities e outras áreas: o relacionamento com setores como financeiro, RH e compras ajuda a tomar decisões conjuntas e alinhadas às metas corporativas
Além disso, contar com o apoio da tecnologia é fundamental, principalmente para automatizar fluxos de aprovação e prestação de contas. Isso reduz retrabalho e riscos de erro, aumentando a eficiência.
Facilities como aliado estratégico para eficiência e economia
A área de facilities deixou de ser apenas a responsável pela manutenção e suporte operacional para, hoje, se tornar um pilar estratégico nas empresas.
Ao integrar infraestrutura, segurança, logística, viagens e serviços corporativos, ela contribui diretamente para redução de custos, aumento de eficiência e melhoria da experiência do colaborador.
A Paytrack é aliada nesse processo, oferecendo uma plataforma completa para a gestão de viagens e despesas corporativas. Com ela, gestores de facilities têm controle total sobre adiantamentos, reembolsos e despesas, além de integrações nativas com ERPs e relatórios gerenciais completos.
Portanto, se sua empresa quer transformar a gestão de facilities em um motor de economia e performance, é hora de conhecer o que a Paytrack pode fazer por você.
