Hospedagem corporativa: saiba como economizar em 2024

Representando um dos maiores gastos no planejamento de uma viagem, a hospedagem corporativa precisa ser estratégica, unindo a experiência do viajante à expertise do gestor em reduzir custos.

Sem abrir mão do conforto, praticidade e cumprindo os critérios de mobilidade como localização, escolher um hotel pode ser desafiador. Segundo dados do Paytrack, a média de gastos com reservas em 2022 foi de R$560,00 reais. Um valor bastante expressivo para os negócios, tendo em vista que a hospedagem é apenas um dos itens da lista de planejamento de viagens.

Como reduzir gastos nunca sai de moda, reunimos neste artigo as principais dicas que vão te ajudar a economizar com hospedagem em viagens corporativas. Confira!

Como escolher a melhor hospedagem corporativa?

Existem alguns critérios a serem cumpridos na hora de reservar um hotel.

É preciso analisar a estadia não apenas como uma acomodação para descanso, mas também como parte do processo de trabalho do viajante que pode vir a executar atividades paralelas à viagem e precisar de um ambiente funcional com bom acesso à internet.

Essas são as 6 dicas de especialistas para escolher a melhor hospedagem para seus viajantes corporativos: 

1. Prefira localizações privilegiadas

O ponto certo de localização faz toda diferença, estar bem situado próximo ao destino dos compromissos é crucial em termos econômicos.

Hotéis em áreas mais remotas costumam ser mais baratos, mas em contrapartida o gasto com mobilidade integra e eleva os custos da viagem, portanto prefira localizações privilegiadas, principalmente se a viagem envolver um período maior.

2. Opte pelo conforto

O conforto é um fator chave no rendimento do colaborador, como já citamos neste conteúdo, levando em consideração que a estadia não é apenas para descanso mas também parte do trabalho.

Não é necessário investir em hospedagens caras, existem muitas opções acessíveis como hotéis 3 estrelas e até mesmo acomodações não convencionais, que prometem ser uma forte tendência para 2024.

3. Ofereça experiência

Eventos, viagens a negócios e toda a atmosfera envolvida nas viagens corporativas fazem a diferença no resultado de aquisição de clientes.

Existe um novo comportamento por parte dos viajantes corporativos que agora buscam acomodações que oferecem mais que estadia, querem uma gama de experiências mais exclusivas, menos aglomerações, oportunidade de lazer e cultura.

4. Invista em infraestrutura

Além de comparecer a reuniões, eventos, jantares, além do ofício do contato mais pessoal, parte do trabalho envolve atividades digitais.

Por isso investir em infraestrutura é importante, ambiente funcionais com espaço de trabalho, hotel com sala de reuniões ou coworking, internet rápida impactam diretamente na produtividade do colaborador corporativo.

5. Avalie opções de reservas flexíveis e meios de pagamento

Imprevistos acontecem como por exemplo o colaborador precisar mudar as datas do check-out para permanecer mais dias, ou precisar deixar o hotel mais cedo em horários específicos.

Toda essa logística envolvida em reservas deve ser avaliada na fase de compra: as formas de negociação, meios de pagamento simplificados, cancelamento e flexibilidade, tudo que pode implicar em mais custos.

6. Invista em hospedagens com tecnologia

Claro que com as facilidades que o avanço tecnológico tem trazido é natural que as pessoas busquem por praticidade em tudo que podem, não seria diferente em viagens com as hospedagens.

Hotéis com aplicativos de check-in e check-out e tecnologias que agilizam a experiência do viajante, por exemplo, fazem a diferença é uma tendência indispensável para o próximo ano.

Como fazer a gestão da hospedagem corporativa?

A gestão da hospedagem corporativa é um conjunto de boas práticas, que levam a resultados claros e a redução de custos.

O primeiro passo é contar com uma política de viagem bem estruturada que possa conduzir o processo de planejamento da viagem com as diretrizes aprovadas pela empresa. Em seguida fazer uma avaliação minuciosa sobre as opções de hotel na região de destino, é interessante sempre avaliar mais de um e com antecedência.

Ainda no processo de cotação estabeleça os meios de pagamento e conte com o respaldo de uma política de reembolso, compartilhe as regras com seus colaboradores e solicite os comprovantes e recibos.

Ao fim do percurso a prestação de contas entra para encerrar o exercício da viagem e contabilizar os custos e organizar possíveis reembolsos.

Na prática o processo de pré e pós viagem podem ser bastante moroso e tornar a rotina do backoffice improdutiva, no entanto se aliar a tecnologia aqui faz toda a diferença, o mercado já oferece sistemas de gestão de despesas práticos e funcionais.

Com o software certo é possível otimizar as operações de viagens, da cotação a prestação de contas se beneficiando com relatórios completos e amplos.

Benefícios da gestão de despesas com hospedagem 

Ao gerir corretamente o processo de despesas com hospedagem é possível aprimorar o planejamento de futuras viagens e beneficiar a empresa economicamente, com vantagens como:

• Redução de fraudes na conciliação de fatura;
• Minimizar riscos e situações com os colaboradores;
• Melhorar a saúde financeira da empresa;
• Elevar os níveis de confiabilidade e segurança das operações;
• Garantir planejamentos mais assertivos;
• Melhora a governança corporativa.

Como ter mais economia na hospedagem corporativa?

A hospedagem corporativa pode ser um desafio para o gestor financeiro que busca economizar preservando o conforto do colaborador e outros benefícios.

Elencado a todos os tópicos desse artigo, a maneira mais eficaz de economizar ainda mais com hospedagem em viagens corporativas é aderindo a tecnologia.

Ferramentas de gestão podem trazer um ganho amplo nas operações de viagens da sua empresa.

Do planejamento à prestação de contas, são inúmeros benefícios para seu negócio:

• Diferencial competitivo;
• Planejamento baseado em dados;
• Maior produtividade e aproveitamento  do backoffice;
• Redução de custos.

O Paytrack é um dos mais modernos e completos sistemas de gestão de despesas e viagens corporativas, uma solução ágil e eficiente para seus processos de viagens.

Melhore seus processos de hospedagem agora! Converse com nossos especialistas e invista em processos de viagens mais assertivos em 2024.