Fundo fixo: saiba o que é e quais são os desafios

O Fundo fixo, também conhecido como caixinha, funciona como um sistema de contingência, onde uma quantia de dinheiro fica retida com o único propósito de custear despesas simples e menos burocráticas.

Desse modo, despesas como materiais de escritório, alimentação e transporte são exemplos de gastos que utilizam o fundo fixo como forma de pagamento.

No entanto, assim como em qualquer processo dentro de uma empresa, para preservar o bom funcionamento do fundo fixo, é preciso definir boas práticas para garantir o controle de verba, evitando problemas financeiros. 

Se a empresa não tem um processo de caixinha bem definido, ela tende a lidar com diversos problemas. Como exemplos, temos a falta de visibilidade das despesas, processos e controles manuais, informações descentralizadas e comprometimento da segurança e integridade dos dados.

Portanto, para não cometer os mesmos erros na sua empresa, é preciso criar um processo seguro e eficiente. Confira o nosso artigo completo sobre fundo fixo e tire todas as suas dúvidas sobre este assunto.

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O que é o fundo fixo?

O fundo fixo, ou fundo estático, é o valor de dinheiro em espécie disponibilizado para pequenas despesas no dia a dia de uma empresa. É o caso, por exemplo, de compras de materiais de escritório ou copa e cozinha.

Dessa forma, o seu principal objetivo é facilitar o pagamento de despesas que não carecem de transferências bancárias, emissão de cheques, ou outras formas burocráticas. Em resumo, ele torna a gestão de despesas simples e prática..

Parte da realidade de inúmeras empresas, o fundo fixo tem como alvo despesas com pagamentos menos morosos e, por isso, ter seu controle é de extrema importância.

Sendo assim, o fundo é mantido em dinheiro vivo ou em conta corrente e administrado pelo responsável por utilizar esses recursos. Sendo que a utilização deverá ser feita mediante às necessidades da empresa e será preciso prestar contas.

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Como funciona o fundo fixo na prática?

O fundo fixo funciona como uma pequena reserva de dinheiro mantida para cobrir despesas operacionais menores e imediatas dentro de uma empresa.

Este sistema deve ser pré-definido pela organização, a fim de atender a realidade dos gastos da corporação, estabelecendo normas e boas práticas de uso.

O primeiro passo é designar um colaborador como responsável pelo controle do fundo fixo. À medida que as despesas vão sendo pagas e o valor reduzindo, o responsável deve emitir uma solicitação de reposição do dinheiro mediante comprovação dos gastos.

Seguindo a mesma premissa de outras movimentações financeiras, é preciso deixar bem claro a prática de uso da caixinha. Este processo envolve fatores como quais tipos de despesas podem utilizar o fundo fixo e qual procedimento de reposição, por exemplo.

Em muitas empresas, o uso do fundo fixo é periodicamente auditado para garantir que os recursos estão sendo usados de forma correta. Além disso, este processo é importante para evitar fraudes e mau uso do dinheiro.

Quais as vantagens de se ter um fundo fixo?

Tendo como principal objetivo cobrir despesas simples e menos morosas, o fundo fixo pode ser um recurso vantajoso para as empresas. Isso porque elas não precisam mexer no caixa operacional toda vez que precisam efetuar um pagamento simples.

Dentre as principais vantagens do fundo fixo para a gestão empresarial, podemos citar os seguintes exemplos:

• Agilidade no pagamento de despesas eventuais;
• Redução da burocracia no dia a dia da empresa;
• Maior assertividade no controle de despesas;
• Eficiência na resolução de pequenos problemas;
• Possibilidade de troco no atendimento ao cliente.

Portanto, o fundo fixo é solução rápida para agregar eficiência aos processos financeiros da empresa, principalmente se tratando de pequenas despesas. Assim, é possível evitar grandes movimentações ou o envolvimento de muitas pessoas e operações em prol de algo tão simples.

Quais os principais desafios para a gestão do fundo fixo?

A gestão do fundo fixo, apesar de suas vantagens, apresenta alguns desafios. Com isso, é imprescindível que você os gerencie de forma cuidadosa para garantir o bom funcionamento da caixinha e a integridade financeira da empresa.

Sendo assim, confira conosco alguns dos principais desafios que você poderá encontrar na gestão do fundo fixo:

1. Processos e controles manuais

Controlar as movimentações que ocorrem no fundo fixo de caixa em tabelas ou planilhas, de forma manual, é um processo que requer muito tempo e está suscetível a diversos erros. 

Esquecer de registrar uma entrada ou saída do caixinha, por exemplo, é um erro comum e afeta diretamente o fechamento mensal do fundo fixo. 

A falta de um controle rigoroso pode levar a vários erros e fraudes. Por isso, é essencial que o responsável pelo fundo mantenha registros detalhados e organize os comprovantes para, assim, facilitar processos de auditoria.

2. Falta de visibilidade das despesas 

Ao realizar todo o controle por meio de tabelas ou planilhas, você perde a visibilidade das despesas e, por consequência, não tem controle do saldo disponível.

Se a empresa não tem os dados disponíveis de forma acessível, ela perde controle sobre como o fundo fixo foi utilizado e não saberá com certeza se pode aprovar a reposição do fundo.

Ou seja, sem a supervisão adequada, o responsável pode, intencionalmente ou não, usar o fundo para outros fins. Portanto, deve-se estabelecer políticas claras e realizar auditorias periódicas para mitigar esse risco.

3. Lançamentos manuais no ERP

Ao realizar todos os lançamentos de entradas e saídas do fundo fixo de forma manual no ERP, a sua empresa está sujeita a erros no processo.

Caso a pessoa responsável pelos lançamentos cometa algum erro de digitação, repetia ou até mesmo esqueça de algum lançamento, a empresa corre sérios riscos em uma possível auditoria.

Além disso, esse tipo de procedimento mata a produtividade da equipe financeira, que poderia despender tempo em atividades muito mais estratégicas.

Com isso, não deixe de oferecer treinamentos relacionados ao controle de despesas e prestação de contas.

4. Informações descentralizadas

Processos como controle de saldos realizados em planilhas, contabilização das despesas no ERP, solicitação de reposição do fundo fixo realizada via e-mail podem acarretar na descentralização das informações e dificultar a gestão.

Sem a centralização de informações o controle de entradas e saídas do caixinha se perde, assim como o controle das prestações de contas. Desta forma, não é possível saber precisamente qual  o valor ainda disponível para uso ou se as despesas foram contabilizadas.

5. Comprometimento da segurança e integridade dos dados

O time financeiro é responsável pelo fornecimento de inúmeras informações estratégicas para a diretoria e outros times da companhia. Deste modo, garantir que os dados utilizados em relatórios sejam precisos e representem a realidade é imprescindível.

Controles manuais e a descentralização das informações colocam em risco a garantia de integridade dos dados financeiros e, por consequência, a qualidade dos relatórios gerados.

Além disso, controles paralelos comprometem a segurança das informações, uma vez que o acesso pode ser realizado facilmente por pessoas externas ao time financeiro.

Portanto, é essencial manter uma comunicação clara entre os responsáveis pelo fundo e a administração financeira. Assim, todos os envolvidos poderão entender a situação financeira da empresa e suas necessidades operacionais.

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Como fazer o controle de despesas com o fundo fixo?

O profissional responsável pelo fundo fixo deve estabelecer o hábito de armazenar os comprovantes dos pagamentos. Este processo possui como objetivo tornar a operação mais organizada e apresentá-los na hora da solicitação de reposição dos valores.

Com o suporte de soluções tecnológicas, você pode automatizar o trabalho. Assim, o fundo fixo passa a incorporar um processo mais prático e seguro.

No entanto, é importante saber que esse modelo de controle de caixa pode ser particular de cada instituição. Com isso, não deixe de levar em consideração quais são as principais necessidades do seu negócio.

A seguir, confira conosco algumas dicas para fazer o controle de despesas com o fundo fixo de forma eficiente:

1. Registros das despesas

Cada vez que uma despesa é realizada com o fundo fixo, ela deve ser imediatamente registrada. Sendo que o registro pode ser feito de diferentes maneiras, como por exemplo em um livro-caixa, planilha eletrônica ou software específico de gestão financeira.

Deste modo, o registro deve incluir a data da despesa, o valor gasto, a descrição da compra ou serviço, o nome do fornecedor e o motivo da despesa.

2. Armazenamento de comprovantes

É fundamental que todos os recibos, notas fiscais ou outros comprovantes de pagamento sejam coletados e armazenados de maneira organizada. Agora, se os comprovantes forem digitais, eles devem ser arquivados de maneira segura e acessível.

Neste momento, é comum organizar os comprovantes por data ou categoria de despesa, facilitando assim a consulta e a verificação.

3. Conferência regular

O responsável pelo fundo fixo deve realizar revisões periódicas dos registros e dos comprovantes. O intuito é garantir que todas as despesas estejam corretamente documentadas e que os valores correspondam ao que foi registrado.

Desta forma, você pode fazer como em algumas empresas nas quais um supervisor ou auditor realiza revisões adicionais para garantir que não haja nenhum tipo de erro ou irregularidade.

4. Prestação de contas

O responsável pelo fundo fixo deve apresentar de forma periódica um relatório detalhado com todas as despesas realizadas, acompanhado dos comprovantes correspondentes. Sendo que esse relatório deve ser enviado aos superiores para revisão e aprovação.

Sendo assim, qualquer tipo de discrepância deve ser investigada e explicada pelo funcionário.

5. Reposição do fundo

Após a revisão e aprovação das despesas, o fundo fixo deve ser reposto de acordo com as políticas estabelecidas pela empresa. Geralmente, este processo é feito tendo em vista os comprovantes e o relatório de despesas apresentados.

Aqui, é importante entender que o processo de reposição também deve ser documentado com registros do valor reposto e da data da transação.

Como aumentar a segurança e otimizar a gestão?

Aumentar a segurança e ter uma gestão de fundo fixo mais otimizada é uma tarefa que envolve a implementação de algumas práticas e ferramentas. Sendo que elas visam garantir a integridade dos processos e a eficiência na administração dos recursos.

Para te ajudar no desafio de garantir um processo eficiente e com integridade de dados, listamos algumas formas de aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo. Confira:

1. Ter um processo bem definido

O primeiro passo é estipular políticas para o uso do recurso. Deve-se definir quem é o responsável pelas aprovações de solicitações de adiantamentos e reposição do fundo, os valores máximos e os prazos de prestação de contas.

Após isso, você deve definir o processo. Confira conosco alguns pontos importantes:

1. Como solicitar um adiantamento;
2. Quem é o responsável pela aprovação;
3. Quando ou como o financeiro registra o lançamento e paga o colaborador;
4. Prestação contas das despesas e envio para conferência;
5. Responsável pela conferência e envio para o financeiro;
6. Processo de lançamento das despesas no ERP;
7. Meio para reposição do saldo.

Políticas claras reduzem o risco de mal-entendidos e uso indevido do fundo fixo, garantindo que todos os responsáveis compreendam suas obrigações e os limites do fundo.

2. Treinamentos e capacitações

Oferecer treinamento regular para os funcionários responsáveis pelo fundo fixo é uma prática muito importante. O ideal é que eles saibam  como gerir corretamente o fundo, registrar despesas, e prestar contas de forma eficiente.

Uma cultura de capacitação permite que os funcionários estejam sempre alinhados com as melhores práticas de segurança. Assim, é possível reduzir erros e manter o financeiro da empresa sempre em boas mãos.

3. Manter registro preciso sobre as despesas

Eventuais auditorias podem acontecer. Por isso, manter os registros da caixinha de forma precisa e organizada é fundamental.

Além das auditorias, você precisa ter controle e clareza sobre os gastos da sua empresa. Por isso, vale a pena definir limites máximos de gastos por transação ou até mesmo por período (diário, semanal, mensal).

Lembre-se que o fundo fixo é um valor para o dia a dia da empresa e, assim como as despesas de custeio do negócio, sua contabilização é essencial para a saúde financeira e fiscal da empresa. 

4. Adotar uma tecnologia para a gestão

A tecnologia é uma grande aliada para aumentar a segurança e otimizar a gestão de fundo fixo. Com ela, a sua empresa terá as informações centralizadas, o que facilitará o controle do time financeiro, além da possibilidade de automatizar tarefas operacionais e pouco estratégicas.

Não sabe como a sua empresa pode se beneficiar por meio da tecnologia? Pois saiba que a automação reduz o risco de erros manuais, melhora a precisão dos registros e facilita a auditoria e o monitoramento contínuo do fundo fixo.

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Como automatizar e melhorar os processos?

O fundo fixo ou caixinha pode ser um recurso estratégico para as empresas, principalmente as que demandam por agilidade e autonomia. Com isso, garantir que a gestão deste recurso seja eficiente, com aprovações estruturadas, é crucial para mantê-lo sob controle.

Deste modo, contar com uma tecnologia que dê apoio ao processo, tornando-o mais preciso, rastreável e seguro é uma grande evolução na gestão de fundos fixos.

A tecnologia atua como simplificadora, tornando procedimentos menos burocráticos, além de trazer mais rapidez e precisão de dados com as automatizações.

Dentre os principais benefícios que acompanham o uso da tecnologia no fundo de fixo, podemos destacar:

• Redução de erros manuais: a automação minimiza o risco de erros humanos ao registrar despesas, calcular saldos, e gerar relatórios, evitando retrabalho;

• Maior eficiência operacional: processos como a conciliação de despesas, aprovação de gastos e reposição do fundo podem ser realizados em poucos minutos;

• Acesso fácil às informações: gestores e responsáveis pelo fundo fixo tenham acesso imediato a informações financeiras atualizadas;

• Melhor controle e segurança: sistemas automatizados permitem a implementação de controles rigorosos, como limites de gastos automáticos, aprovações digitais e monitoramento de despesas em tempo real.

Sendo assim,a automação do processo de fundo fixo oferece uma maneira eficiente e segura de gerenciar os recursos financeiros da empresa.

Opções para automatizar a gestão de fundo fixo

O Cartão corporativo é uma das opções mais seguras e eficazes para o controle e gestão de fundo fixo. Afinal, ele elimina a circulação de dinheiro em espécie e o depósito na conta de colaboradores, dois pontos que elevam a vulnerabilidade das operações.

Além de cartão corporativo para a disponibilização de recursos, contar com uma solução para a gestão de despesas aumenta sua segurança de dados e garante o registro das despesas.

A Paytrack é uma empresa de tecnologia voltada à gestão de despesas corporativas e conta com um cartão corporativo que é 100% conectado à solução de gestão de despesas e reembolsos.

Além disso, as soluções Paytrack integram-se aos ERPs, automatizando ainda mais os processos do fundo fixo.

Dessa forma, o cartão Paytrack permite automações de adiantamentos e lançamentos de despesas. Eliminando as atividades manuais, reduzindo tempo e custos do setor administrativo e financeiro. 

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