Custo de viagem corporativa: como deve ser feito o cálculo?

O custo de viagem corporativa é um dos pontos mais sensíveis no orçamento das empresas que precisam lidar com equipes em constante deslocamento.

Despesas com hotéis, passagens, transporte, alimentação, taxas e até reembolsos inesperados precisam entrar na conta e, quando não gerenciadas da forma correta, podem comprometer a saúde financeira da operação.

Para gestores financeiros, coordenadores de viagens e analistas de contas a pagar, ter visibilidade sobre esses custos e controlar os principais indicadores financeiros é essencial. Afinal, isso garante que cada viagem caiba no orçamento e gere o retorno esperado.

No entanto, entender o custo de viagem corporativa é um processo que envolve vários fatores e que, por isso, merece atenção nas empresas.

Leia o nosso conteúdo e descubra quais custos estão por trás das viagens corporativas, como calculá-los corretamente e, principalmente, como otimizar a gestão com a Paytrack.

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O que são viagens corporativas?

Viagens corporativas são deslocamentos feitos por colaboradores a trabalho com o intuito de atender os interesses da empresa. Elas podem acontecer por conta de reuniões, visitas a clientes, treinamentos, eventos, feiras, auditorias ou implantação de projetos em outras localidades.

As viagens a trabalho fazem parte da rotina de muitas organizações, especialmente aquelas que atuam em escala nacional ou internacional. Por isso, exigem planejamento, controle e análise contínua de custos.

Diferente das viagens pessoais, os deslocamentos corporativos devem gerar um retorno claro para a empresa. Ou seja, é preciso que haja novos negócios, networking, alinhamento estratégico ou capacitação.

Desse modo, além da logística do viajante, é fundamental ter controle sobre os gastos e garantir que eles estejam alinhados com os objetivos corporativos e com a política de viagens da empresa.

Aproveite e leia: Inteligência Artificial em viagens corporativas: como implementar?

Custo de viagem corporativa: quais os principais?

Quando se fala em “custo de viagem corporativa”, muitos gestores pensam somente na passagem aérea e na reserva de um hotel.

Contudo, na prática, esse valor envolve uma série de outras despesas, sendo algumas fixas, outras variáveis que, se não forem bem previstas, podem impactar negativamente o orçamento da empresa.

A seguir, confira os principais itens que compõem o custo por trás de uma viagem a trabalho:

1. Passagens e transporte

Esses são os custos mais visíveis para as empresas e, geralmente, os mais altos também. Eles incluem:

• Passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias (depende da localidade e urgência da viagem);
• Locação de veículos e combustível;
• Reembolso por quilometragem em viagens com o carro próprio;
• Transporte por aplicativo ou táxi, tanto no destino quanto nos deslocamentos de origem até aeroporto ou rodoviária;
• Traslados e estacionamentos, que muitas vezes passam despercebidos, mas somam significativamente no fim do mês.

Sendo assim, uma boa prática buscada por muitas empresas é negociar com fornecedores previamente e padronizar opções de transporte com base em critérios como custo-benefício e segurança.

2. Hospedagem e alimentação

As despesas com hospedagem e alimentação podem variar de acordo com diferentes fatores. O perfil do colaborador, o local da viagem e a duração do deslocamento, por exemplo, influenciam no custo de viagem corporativa.

Deste modo, os gestores devem levar em consideração pontos como:

• Quantidades de diárias de hotel, que podem ou não incluir café da manhã;
• Taxas extras de hospedagem, como estacionamento, early check-in, late check-out ou lavanderia;
• Alimentação, que pode ser paga via reembolso, cartão corporativo ou com o uso de adiantamentos controlados;
• Possíveis gorjetas e serviços incluídos em restaurantes, quando aplicáveis.

Ter tetos de despesas por categoria de colaborador e utilizar cartões com limite e controle automatizado ajuda a manter esses custos dentro do planejado.

3. Custos variáveis e imprevistos

Assim como pode acontecer em viagens pessoais, imprevistos são inevitáveis nas viagens corporativas. Muitas vezes, é preciso lidar com situações que geram custos extras, como:

• Mudança de voos (remarcações, cancelamentos ou taxas por bagagem);
• Reembolsos fora da política, como itens não previstos no orçamento original;
• Multas e encargos por não seguir prazos ou regras de fornecedores;
• Serviços emergenciais, como transporte alternativo, novas reservas ou atendimento médico eventual.

Por mais que esses custos sejam difíceis de prever, eles podem ser mitigados com plataformas que monitoram gastos em tempo real, como a Paytrack.

Como calcular o custo de uma viagem a trabalho?

Calcular corretamente o custo de uma viagem corporativa é fundamental para evitar surpresas no orçamento e garantir que os deslocamentos a trabalho gerem o retorno esperado.

Mais do que apenas somar valores isolados, o ideal é estruturar um modelo de cálculo claro, padronizado e que esteja alinhado à política de viagens da empresa.

A seguir, confira um passo a passo para que este processo seja feito com eficiência:

Defina o objetivo e os parâmetros da viagem

Antes de fazer qualquer tipo de cálculo, é necessário entender alguns fatores essenciais que permeiam uma viagem a trabalho. Confira alguns exemplos:

• Quem vai viajar;
• O motivo da viagem;
• Destino e duração da viagem;
• Nível hierárquico e permissões de gastos do colaborador.

Encontrar essas respostas ajuda a determinar limites e padrões que serão aplicados aos deslocamentos, como tipo de hospedagem, classe aérea e valores de alimentação.

Liste todas as categorias de gastos previstos

O segundo passo, após coletar e analisar os dados acima, é identificar quais são os custos diretos e indiretos de uma viagem corporativa.

Nesse momento, é necessário levar em consideração despesas como:

• Transporte;
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Diárias, adiantamentos e reembolsos.
• Estacionamentos e pedágios;
• Custos operacionais e logísticos (material promocional, taxas de inscrição em eventos etc).

Além disso, também é importante analisar os custos variáveis e imprevistos, sendo preciso aplicar uma margem de segurança no planejamento.

Utilize indicadores para estimar valores médios

Na gestão de viagens corporativas, existem alguns indicadores que ajudam a prever e comparar os custos entre diferentes deslocamentos e perfis de viajante:

• Custo por km rodado;
• Diária média por localidade;
• Custo médio por colaborador;
• Valor médio de alimentação por dia.

Essas informações podem ser obtidas por meio de relatórios de viagens anteriores, benchmarking ou sistemas integrados como a plataforma da Paytrack, que organiza e analisa os dados automaticamente.

Aplique políticas e limites corporativos

Com os dados estimados, é o momento de cruzar os valores com as políticas de viagem vigentes da empresa. Esses parâmetros ajudam a manter os gastos dentro do previsto, além de garantir o compliance com as diretrizes do negócio.

Definir tetos para diárias de hospedagem, classes permitidas em passagens aéreas, valor máximo para alimentação e critérios para uso de transporte privado, por exemplo, evitam excessos e facilitam a aprovação prévia da viagem.

Considere a forma de pagamento e o processo de prestação de contas

Outro ponto crucial no cálculo do custo de viagem corporativa é definir como os pagamentos serão realizados e como os colaboradores deverão prestar contas.

Afinal de contas, empresas que utilizam adiantamentos, cartões corporativos ou reembolsos precisam considerar as especificidades e os custos de cada modalidade.

Além disso, é essencial que o processo de prestação de contas seja claro, rápido e baseado em evidências, a fim de garantir controle e agilidade.

Consolide tudo em um orçamento estruturado

Após levar em consideração todas as variáveis, como transporte, hospedagem, alimentação, limites de política e forma de pagamento, o próximo passo é consolidar as informações em um orçamento estruturado.

Esse documento deve funcionar como uma referência para toda a jornada da viagem, atendendo tanto a aprovação prévia quanto a análise posterior dos desvios entre o  que foi planejado e o executado.

Portanto, com essa base bem definida, se torna possível prever melhor os gastos futuros e tomar decisões mais estratégicas sobre a gestão de viagens corporativas.

Principais erros que aumentam o custo de viagem nas empresas

Mesmo com um planejamento inicial, muitas empresas ainda enfrentam custos elevados e fora do previsto nas viagens corporativas. Isso pode acontecer por diversos fatores, desde falhas operacionais, ausência de políticas bem definidas à falta de controle ao longo do processo.

A seguir,  confira alguns dos principais erros que aumentam os gastos de deslocamentos:

• Ausência de uma política de viagens bem definida e automatizada;
• Falta de fluxo de aprovação estruturado;
• Planejamento inadequado ou inexistente;
• Falta de visibilidade em tempo real dos gastos;
• Desconsiderar custos indiretos e imprevistos;
• Processos manuais e descentralizados de prestação de contas;
• Não utilizar ferramentas tecnológicas de controle de despesas.

Evitar esses equívocos é o primeiro passo para implementar uma gestão de custos de viagem realmente eficiente.

Confira: Contas a pagar: 6 passos para uma gestão integrada e eficiente

Como a Paytrack transforma o controle de custos em decisões estratégicas?

A Paytrack vai muito além do simples controle de despesas. Por meio de uma abordagem moderna, integrada e inteligente, a plataforma transforma o controle de custos de viagem em uma alavanca estratégica para o setor financeiro.

Deste modo, contar com uma solução como a Paytrack faz com que as decisões deixem de ser baseadas na urgência ou informalidade e passem a seguir critérios claros, previamente definidos.

A plataforma também conta com um dashboard visual e completo, que oferece indicadores-chave como custo médio por km rodado, diária média e custo por viajante.

Além disso, a Paytrack atua como uma guardiã do compliance das empresas, com alertas automáticos para gastos indevidos, controle de adiantamentos e conciliação de reembolsos.

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