Conciliação financeira: como utilizar na gestão de despesas?

A gestão financeira tem um papel essencial no crescimento e no sucesso de uma empresa no mercado. Neste momento, é importante que gestores contem com as ferramentas certas para manter as finanças sob controle, como é o caso da conciliação financeira.

Este processo é realizado para garantir maior precisão e transparência na gestão de despesas das empresas. Com a crescente digitalização dos pagamentos e a grande diversidade de meios de transação, a conciliação reduz fraudes e aumenta o compliance financeiro.

Desta forma, empresas que não realizam a conciliação financeira podem enfrentar problemas como registros imprecisos, dificuldades no fechamento contábil e até mesmo prejuízos financeiros.

Neste artigo, vamos entender qual é a importância desta ferramenta e o seu papel na gestão de despesas corporativas. Portanto, leia e confira as melhores práticas para otimizá-la.

Aproveite para entrar em contato com um dos nossos especialistas para descobrir como a Paytrack pode ser a solução definitiva para sua empresa:

O que é conciliação financeira?

A conciliação financeira é o processo de conferência e validação das movimentações financeiras de uma empresa, o que garante que os registros internos estejam em conformidade com os extratos bancários e demais comprovantes de transações.

O procedimento é fundamental para assegurar a precisão das informações contábeis, evitando qualquer tipo de inconsistência que possa comprometer a tomada de decisões estratégicas.

Ou seja, a conciliação financeira permite que a empresa tenha uma visão clara tanto das suas receitas quanto das despesas. Com isso, é possível identificar possíveis divergências, erros ou até mesmo fraudes.

Quando feita de forma assertiva, ela contribui para um controle financeiro mais eficaz, o que facilita auditorias, o cumprimento de normas regulatórias e a previsibilidade do fluxo de caixa.

Leia: Política de viagens corporativas: o que são e como criar uma?

Qual a importância da conciliação financeira?

A conciliação financeira permite que todo e qualquer lançamento contábil seja preciso, transparente e alinhado com a realidade financeira da empresa.

Esse processo evita erros e inconsistências, como também melhora a governança financeira, tornando a gestão mais segura e eficiente.

Confira a seguir alguns dos principais benefícios da conciliação financeira:

• Controle e precisão nos registros: reduz falhas humanas, identificando rapidamente lançamentos duplicados, pagamentos indevidos e fraudes;
• Otimização do fluxo de caixa: permite um acompanhamento detalhado das receitas e despesas, melhorando o planejamento financeiro;
• Facilidade na prestação de contas: evita surpresas na auditoria e justifica movimentações financeiras com mais segurança;
• Redução de custos operacionais: combate erros e inconsistências, evitando perdas ao corrigir falhas antes que se tornam problemas graves;
• Maior eficiência na gestão de reembolsos: garante que cada gasto seja conferido e validado corretamente.

Portanto, ao integrar a conciliação financeira na rotina da empresa, é possível ter mais clareza sobre a saúde financeira do negócio, permitindo decisões estratégicas com base em dados confiáveis e atualizados.

Quais os tipos de conciliação financeira?

A conciliação financeira pode ser dividida em diferentes tipos, sendo cada um com um propósito específico na gestão empresarial.

Sendo assim, compreender essas variações é essencial para garantir um controle financeiro eficiente e evitar problemas como inconsistências contábeis, fraudes e dificuldades no fluxo de caixa.

A seguir, descubra quais são os principais tipos de conciliação financeira:

1. Conciliação bancária

A conciliação bancária é o tipo mais comum e consiste em comparar os lançamentos registrados no extrato bancário com os lançamentos contábeis.

Desse modo, o seu objetivo é garantir que todas as entradas e saídas estejam corretas e que não haja nenhuma divergência.

Basicamente, a conciliação bancária é fundamental na gestão de despesas corporativas, visto que ela:

• Identifica cobranças indevidas, taxas bancárias não previstas e possíveis fraudes;
• Ajuda a manter a empresa em conformidade com auditorias e obrigações fiscais.

2. Conciliação de cartões de crédito e débito

Para as empresas que utilizam cartões corporativos ou recebem pagamentos via cartões precisam se certificar que as transações estão sendo processadas corretamente.

Com isso, a conciliação de cartões é fundamental, uma vez que verifica se os valores registrados pela empresa correspondem aos recebimentos efetivos das operadoras.

Este tipo de conciliação permite:

• Evitar perdas financeiras por falhas no processamento dos pagamentos;
• Garante que reembolsos ou estornos sejam corretamente contabilizados.

3. Conciliação de reembolsos e despesas corporativas

Empresas que lidam com alto volume de viagens corporativas e reembolsos de colaboradores também precisam da conciliação.

Desta forma, a conciliação de reembolsos e despesas corporativas cruza os valores gastos com as solicitações e aprovações internas.

O objetivo principal é garantir que todo e qualquer reembolso esteja devidamente justificado e em conformidade com a política da empresa. Sendo assim, ele proporciona os seguintes benefícios:

• Redução de riscos de reembolsos indevidos e inconsistências nos registros;
• Aumento da transparência na gestão de despesas corporativas.

4. Conciliação de receitas e faturamento

O foco da conciliação de receitas e faturamento está em comparar os valores faturados com os valores efetivamente recebidos.

Com isso, as empresas que trabalham com contratos recorrentes ou com vendas parceladas precisam garantir que os pagamentos estejam sendo cumpridos corretamente.

Quando aplicada corretamente, ela:

• Evita inadimplências e possibilita ações rápidas para recuperação de crédito;
• Garante um fluxo de caixa mais previsível e saudável.

5. Conciliação de contas a pagar e a receber

Esse tipo de conciliação é utilizada para comparar os compromissos financeiros assumidos pela empresa com os pagamentos e recebimentos realizados.

Dessa maneira, ela é essencial para evitar esquecimentos e manter um controle rigoroso das obrigações financeiras. Como resultado, a empresa:

• Impede atrasos que podem gerar multas e juros desnecessários;
• Melhora a previsibilidade financeira e o planejamento estratégico.

Portanto, independente do tipo de conciliação financeira adotado, o uso de ferramentas especializadas, como a Paytrack, pode automatizar e otimizar esses processos, garantindo eficiência e segurança para as empresas.

Não deixe de ler: Contenção de gastos: o que é e como implementar?

Passo a passo para uma conciliação financeira eficiente

Implementar um processo de conciliação financeira eficiente na empresa é essencial. Afinal, ele permite controlar as finanças corporativas de maneira adequada, evitando erros contábeis e mantendo a transparência em cada uma das operações.

A seguir, confira um passo a passo completo para facilitar essa prática no dia a dia corporativo:

1. Defina uma rotina de conciliação

A conciliação financeira deve ser realizada com frequência, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente, dependendo do volume de transações da empresa.

Deste modo, manter uma rotina evita o acúmulo de informações e possibilita a identificação rápida de erros.

Para isso, é preciso estabelecer datas fixas para revisar transações e, além disso, delegar responsabilidades a uma equipe específica da empresa.

2. Organize e categorize todas as transações

Antes de iniciar a conciliação, é fundamental garantir que todas as entradas e saídas financeiras da empresa estejam organizadas.

É muito importante separar os dados financeiros por categorias, como por exemplo:

• Pagamentos;
• Recebimentos;
• Despesas fixas;
• Despesas variáveis.

Do mesmo modo, utilize classificações padronizadas para facilitar a análise e, se possível, automatize a categorização com softwares de gestão.

3. Compare registros internos com extratos bancários

A base de toda conciliação financeira é a conferência dos registros internos da empresa com os extratos bancários.

Esse processo é fundamental, visto que identifica inconsistências, valores incorretos ou lançamentos que não foram contabilizados.

Além disso, também é importante conferir cada transação registrada no sistema interno com o extrato bancário, certificando-se de que não há lançamentos duplicados ou ausentes.

4. Verifique as inconsistências e corrija erros rapidamente

Se a empresa encontrar diferenças entre os registros internos e os extratos bancários, o recomendado é investigar a causa e realizar as correções necessárias.

Afinal, pequenos erros, quando passam despercebidos, podem gerar impactos financeiros significativos no longo prazo.

No processo de conciliação financeira, é importante analisar cada divergência e corrigir lançamentos incorretos. Caso seja preciso, entre em contato com o banco ou com fornecedores para esclarecer dúvidas.

5. Automatize a conciliação financeira

O suporte de ferramentas especializadas na gestão de despesas corporativas, como a Paytrack, ajudam a automatizar o processo de conciliação, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e minimizando erros.

No mundo corporativo, a automação é essencial. Isso porque ela auxilia em várias frentes, como na geração de relatórios detalhados que auxiliam na tomada de decisão.

Contudo, é preciso investir na solução correta. Neste momento, o ideal é priorizar sistemas integrados para sincronizar dados financeiros.

Além disso, a empresa pode configurar alertas para identificar anomalias em tempo real, aumentando a conformidade.

6. Gere relatórios e acompanhe indicadores financeiros

Feita a conciliação, é importante documentar as informações em relatórios detalhados. Afinal, isso permite acompanhar a evolução financeira e tomar decisões estratégicas de forma mais assertiva nas empresas.

Sendo assim, monitore KPIs financeiros como o fluxo de caixa, liquidez e a taxa de inadimplência para uma análise mais profunda.

Os dados obtidos devem ser compartilhados com gestores para garantir uma mais transparência financeira.

Em suma, ao seguir esses passos, sua empresa poderá manter uma conciliação financeira eficiente, reduzindo riscos e melhorando a gestão das despesas.

Como a Paytrack transforma a gestão financeira da sua empresa?

A Paytrack é a solução ideal para empresas que desejam elevar o nível da sua gestão financeira, especialmente quando o assunto é controle de despesas.

Com uma plataforma completa, integrada e inteligente, a Paytrack automatiza processos, reduz erros e traz visibilidade em tempo real sobre todos os gastos corporativos.

Desta forma, sua empresa passa a ter um controle muito mais rígido e eficiente dos lançamentos e pagamentos, cruzando dados bancários com comprovantes e registros de despesas com poucos cliques.

A solução da Paytrack elimina tarefas manuais, garante conformidade com políticas internas e acelera o fechamento financeiro. Por isso, não deixe de contar com ela!

Entre em contato com o nosso time de especialistas e descubra como sua empresa pode ganhar tempo e precisão para tomar decisões estratégicas: