Gerenciar viagens de negócios pode rapidamente se tornar um quebra-cabeça complexo. Múltiplos funcionários reservando voos em sites diferentes, pagando com cartões pessoais e enviando uma avalanche de recibos para reembolso.
Esse cenário, comum em muitas empresas, não apenas gera custos ocultos, mas também cria brechas de segurança e compliance. Mas você sabe qual a solução? Aprender como centralizar viagens corporativas de forma estratégica.
Neste contexto, é fundamental entender que centralizar não significa criar burocracia, mas sim estabelecer um sistema inteligente que ofereça visibilidade, controle e uma melhor experiência para todos.
Por isso, neste guia, vamos detalhar o passo a passo para transformar o caos em um programa de viagens eficiente e econômico.
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O que é e como centralizar viagens corporativas na prática
Centralizar viagens corporativas é unificar a gestão de todos os processos relacionados a deslocamentos de negócios — desde a solicitação e aprovação até a reserva, pagamento e prestação de contas — em uma única plataforma ou através de um processo padronizado.
Em vez de cada viajante ou departamento seguir seu próprio caminho, a empresa estabelece um fluxo único e claro.
Os benefícios dessa abordagem são transformadores:
- Governança e controle: a empresa ganha uma visão completa sobre os gastos, podendo identificar oportunidades de economia e garantir que as políticas internas sejam seguidas.
- Redução de custos: com um volume consolidado de reservas, é possível negociar tarifas melhores com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. Além disso, a automação reduz custos operacionais.
- Compliance e segurança: a centralização garante que as viagens corporativas estejam em conformidade com as políticas da empresa e regulamentações como a LGPD. Também facilita o monitoramento e a segurança do viajante, cumprindo o dever de cuidado (duty of care).
- Melhor experiência do viajante: processos simplificados e ferramentas intuitivas diminuem o estresse do planejamento e da prestação de contas, permitindo que o funcionário foque no objetivo da viagem.
Por outro lado, a descentralização traz riscos significativos, como gastos fora da política, perda de poder de negociação, falta de visibilidade sobre o paradeiro dos funcionários e processos de reembolso lentos e ineficientes.
Centralização não é controle excessivo: é governança
Muitos gestores temem que a centralização sufoque a autonomia dos colaboradores com regras rígidas. No entanto, uma gestão centralizada de viagens moderna funciona de maneira oposta. O objetivo não é o microgerenciamento, mas sim a governança de gastos.
Ao definir uma política de viagens corporativas clara e fornecer uma plataforma que a aplique automaticamente, a empresa dá ao viajante a liberdade de fazer suas próprias escolhas dentro de limites pré-aprovados. É sobre empoderar com as ferramentas certas, não sobre restringir.
Por que empresas descentralizadas perdem visibilidade nas viagens
Vamos entender por que empresas com processos descentralizados na gestão de viagens perdem visibilidade. Imagine dois cenários.
No Cenário A (descentralizado), um vendedor precisa viajar. Ele pesquisa voos no seu site preferido, reserva um hotel que um colega indicou e paga tudo com seu cartão de crédito pessoal.
O financeiro só saberá o custo total da viagem semanas depois, quando receber o relatório de despesas. Agora, multiplique isso por dezenas de viajantes. O resultado é um caos de dados. A empresa não sabe:
- Quanto está gastando em tempo real com viagens.
- Se poderia ter conseguido um desconto com a rede de hotéis mais usada.
- Qual será a despesa prevista, visto que não tem visibilidade de eventuais passagens compradas com antecedência.
- Onde todos os seus funcionários estão em caso de uma emergência.
No Cenário B (centralizado), o mesmo vendedor acessa uma plataforma de gestão de viagens. O sistema já mostra opções de voos e hotéis que estão dentro da política da empresa. A aprovação do gestor é obtida com um clique, e o pagamento é feito com um cartão corporativo virtual. O financeiro tem visibilidade instantânea do custo e do itinerário.
A falta de centralização impede a tomada de decisões estratégicas. Sem dados consolidados, é impossível otimizar o travel management corporativo e identificar onde o dinheiro está sendo desperdiçado.
Centralizar viagens e despesas: por que faz sentido tratar juntos
A integração de viagens e despesas corporativas é uma prática fundamental para empresas que desejam ter visibilidade de custos e previsibilidade de receitas.
A reserva de uma passagem aérea, por exemplo, é apenas o começo dos gastos de uma viagem. Há também o hotel, alimentação, transporte local e outras despesas. Separar a gestão de viagens corporativas da gestão de despesas é criar um trabalho dobrado e perder uma visão crucial: o custo total da viagem.
Quando integrados, o fluxo se torna contínuo. O mesmo sistema usado para reservar o voo pode ser usado para registrar o gasto com o almoço, usando um cartão corporativo integrado. Isso elimina a necessidade de guardar recibos de papel e preencher planilhas de reembolso demoradas, simplificando a vida do viajante e do time financeiro.
Quando faz sentido centralizar (e quando não)
A centralização de viagens corporativas é benéfica para a maioria das empresas, especialmente à medida que crescem em número de funcionários e volume de deslocamentos.
Se você atua em uma grande empresa e enfrenta desafios como falta de controle de despesas de viagem, processos de reembolso demorados ou dificuldade em garantir a segurança dos viajantes, a centralização é o caminho.
Por outro lado, a centralização pode não ser uma prioridade para startups muito pequenas com viagens esporádicas. Mesmo nesses casos, no entanto, estabelecer uma política de viagens e um processo mínimo desde o início cria uma base sólida para o crescimento futuro.
Impactos da centralização para o financeiro, compras e viajante
A centralização de viagens corporativas tem um impacto não somente na gestão de viagens em si, mas também para diversas áreas/frentes da empresa:
- Para o financeiro: previsibilidade orçamentária, conciliação automatizada, relatórios de viagens precisos e menos tempo gasto em tarefas manuais de reembolso.
- Para compras: dados consolidados para negociar com fornecedores, resultando em uma significativa redução de custos de viagem.
- Para o viajante: um processo de reserva e prestação de contas mais simples e rápido, políticas claras, maior segurança e suporte durante a viagem.
Aproveite a nossa calculadora de redução de despesas corporativas e faça um teste de como você poderia economizar com uma gestão de viagens corporativas centralizada.
O papel da política de viagens na centralização
A política de viagens corporativas é a espinha dorsal de um programa centralizado. Ela é o documento que estabelece as regras do jogo: o que pode ser reservado, quais são os limites de gastos, quem precisa aprovar e como as exceções são tratadas.
Sem uma política clara, uma plataforma de gestão é apenas uma ferramenta de reserva. Com a política integrada à tecnologia, ela se torna um guardião automático do compliance. As regras são aplicadas no momento da reserva, evitando gastos fora da conformidade antes que eles aconteçam.
Políticas de viagem digitais garantem que todos tenham acesso à versão mais atualizada, promovendo transparência e consistência. Quer criar a sua política de viagens corporativas e não sabe por onde começar? Aproveite o nosso modelo gratuito e dê o primeiro passo!
Guia: passo a passo para centralizar viagens corporativas
Implementar a centralização de viagens corporativas exige um planejamento cuidadoso. Siga estas etapas para estruturar uma gestão de viagens de forma suave e bem-sucedida.
1) Mapear o estado atual do programa de viagens
Antes de mudar qualquer coisa, entenda a situação atual. Colete dados sobre quanto foi gasto no último ano, quem são os principais fornecedores, quais são os processos existentes (mesmo que informais) e, principalmente, ouça os viajantes e gestores para identificar os principais gargalos e pontos de atrito.
2) Definir governança e papéis
Determine quem será o “dono” do programa de viagens (geralmente alguém do financeiro, administrativo ou RH). Crie um comitê com representantes de diferentes áreas para garantir que as decisões atendam às necessidades de todos. Defina claramente os papéis: quem aprova as viagens, quais são os níveis de alçada e quais os prazos (SLAs) para cada etapa.
3) Atualizar a política de viagens corporativas
Revise ou crie sua política de viagens. Ela deve ser simples, direta e fácil de entender. Inclua diretrizes sobre:
- Como e quando reservar (antecedência mínima)
- Limites de gastos para voos, hotéis e diárias
- Fluxos de aprovação
- Regras para exceções
- Diretrizes de segurança do viajante e conformidade com a LGPD em viagens corporativas
4) Padronizar canais de reserva e fluxos de aprovação
Este é o coração da centralização. Escolha um único canal para todas as reservas, seja uma agência ou, idealmente, uma plataforma de gestão de viagens. Configure os fluxos de aprovação definidos na etapa anterior diretamente na ferramenta, com notificações automáticas para agilizar o processo.
5) Escolher tecnologia adequada
A tecnologia é o que torna a centralização eficiente e escalável. Procure uma plataforma de gestão de viagens que ofereça:
- Amplo inventário de voos e hotéis
- Integração com a política de viagens
- Fluxos de aprovação personalizáveis
- Meios de pagamento integrados, como cartão corporativo
- Integração com seu sistema de ERP ou contábil
- Relatórios e dashboards para análise de dados
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Como a tecnologia viabiliza a centralização sem atrito
No passado, centralizar viagens podia significar processos lentos e restritivos. Hoje, a tecnologia transformou esse cenário.
Plataformas completas, como a PayTrack, viabilizam uma centralização inteligente e sem atrito, combinando a experiência de reserva de sites de consumo com o controle e a governança que as empresas precisam.
Com automação da gestão de viagens, políticas digitais e a integração de sistemas de viagem, é possível criar um ecossistema onde o controle de viagens empresariais acontece de forma fluida. O colaborador reserva sua viagem em minutos dentro da política, o gestor aprova com um toque no celular e o financeiro tem visibilidade total em tempo real.
Essa é a promessa de um programa de viagens corporativas verdadeiramente centralizado: eficiência, economia e satisfação para todos. Conheça a nossa tecnologia e saiba mais!
