Cartão corporativo: melhores práticas para usá-lo na sua empresa

O cartão corporativo é, sem sombra de dúvidas, uma das principais ferramentas financeiras para empresas que lidam com um alto volume de viagens corporativas. No entanto, nem todas o utilizam da forma correta.

Recentemente, vem crescendo o número de casos envolvendo o uso indevido do cartão corporativo. Fraudes, gastos descontrolados e falta de transparência colocam em risco a saúde financeira das organizações.

Desse modo, é essencial construir uma política com práticas rigorosas para garantir maior conformidade e segurança.

Ao longo deste artigo, você poderá descobrir boas práticas para usar o cartão corporativo em sua empresa. Portanto, leia e veja como utilizar essa ferramenta de forma eficiente.

Quer entender como a Paytrack pode otimizar a gestão de viagens e despesas da sua empresa? Entre em contato conosco:

O que é o cartão corporativo?

O cartão corporativo é uma solução financeira adotada por empresas que desejam ter maior controle sobre suas despesas.

Ele é destinado exclusivamente para gastos empresariais, permitindo que colaboradores realizem suas compras, viagens e pagamentos sem precisar utilizar recursos próprios ou solicitar reembolsos.

Com tantas opções de cartões disponíveis no mercado, cabe a empresa optar por aquele que melhor atende suas necessidades. Afinal, enquanto algumas preferem um cartão pré-pago, outras podem decidir por um cartão vinculado a uma conta bancária.

De qualquer forma, a grande vantagem do cartão corporativo é o controle financeiro que ele oferece. Isso porque é possível monitorar as transações em tempo real, definir limites de gastos e segmentar as despesas por categorias.

Portanto, quando bem gerenciado, um cartão reduz a burocracia, melhora a transparência financeira e evita fraudes, tornando-se um aliado para CFOs e gestores financeiros.

Leia também: Por que escolher o modelo multiagência e não uma agência única?

Quais os tipos de cartões corporativos?

Ao buscar por um cartão corporativo, as empresas precisam lidar com diferentes tipos de cartões, cada um com características e benefícios exclusivos.

Dessa forma, a escolha da opção ideal vai depender das necessidades e do perfil financeiro da empresa. A seguir, confira quais são eles:

Cartão de crédito corporativo

O seu funcionamento se assemelha a um cartão de crédito tradicional. Ou seja, ele oferece um limite de crédito que pode ser utilizado para compras e pagamentos.

Ele é ideal para empresas que necessitam de um fluxo de caixa mais flexível, visto que os pagamentos podem ser parcelados.

No entanto, é necessário ter um controle rigoroso do seu uso para evitar o endividamento excessivo, o que pode resultar em juros altos.

Cartão pré-pago corporativo

O valor disponível no cartão é pré-carregado. Com isso, os colaboradores só podem gastar o saldo definido pela empresa.

Desta forma, o cartão pré-pago corporativo é uma opção mais segura e fácil de controlar. Afinal, não há risco de dívidas, visto que o valor é estabelecido previamente pelos gestores.

Apesar de não oferecer a mesma flexibilidade do modelo anterior, ele é ideal para empresas que possuem despesas específicas, como as de viagens.

Cartão de débito corporativo

A empresa vincula o cartão diretamente à sua conta bancária, e ela debita os pagamentos automaticamente.

Assim como o item anterior, não há risco de endividamento, pois a empresa faz os pagamentos com o saldo disponível na conta.

Contudo, o cartão é menos flexível em relação ao cartão de crédito ou pré-pago, já que os fundos ficam limitados ao saldo bancário.

Melhores práticas para usar o cartão corporativo

O cartão corporativo é capaz de otimizar processos financeiros de uma empresa, contudo, seu uso indevido pode levar a problemas financeiros e até mesmo a fraudes.

Para garantir que ele seja usado de forma eficiente e, acima de tudo, segura, é essencial adotar algumas boas práticas.

Desta maneira, reunimos as principais recomendações para utilizar o cartão corporativo de maneira inteligente e controlada. Confira:

1. Estabeleça políticas claras de uso

Uma das melhores formas de se evitar o uso indevido do cartão corporativo é documentar e comunicar claramente as políticas de uso.

Isso inclui regras como quais despesas podem ser pagas com o cartão, limites de valores, categorias de despesas válidas e processos de reembolso.

Essas diretrizes ajudam os colaboradores a saber exatamente quando e como usar o cartão corporativo, reduzindo a possibilidade de fraudes e ambiguidades.

2. Defina limites de gastos por usuário e categoria

Definir limites de gastos por colaborador ou departamento é fundamental. Afinal, isso ajuda a manter o controle sobre as finanças e evita que os valores se tornem excessivos.

Além disso, o controle por categorias de despesas, como viagens, compras de materiais e serviços, permite que os gestores monitorem de forma eficaz onde o dinheiro está sendo gasto.

Consequentemente, essa prática faz com que seja possível tomar decisões mais assertivas, como identificar pontos de economia na empresa.

3. Monitore as transações em tempo real

Com a tecnologia disponível hoje, muitas soluções de gestão de despesas, como a Paytrack, oferecem integração com o cartão corporativo, permitindo monitorar as transações em tempo real.

Esse controle ajuda a identificar rapidamente qualquer despesa não autorizada ou fora das políticas da empresa. Assim, é possível garantir uma maior eficiência e conformidade no controle financeiro.

4. Reforce o treinamento de colaboradores

De nada adianta ter políticas de uso do cartão corporativo se os colaboradores não as seguirem. Por isso, é fundamental investir em treinamentos periódicos sobre o uso adequado desta ferramenta financeira.

Isso inclui, por exemplo, a documentação correta das despesas até o entendimento de quais gastos são apropriados em uma viagem corporativa e quais não são.

Desta forma, manter a equipe atualizada sobre as políticas da empresa contribui para aumentar a conformidade e reduzir o risco de erros e fraudes.

5. Revise regularmente os extratos e concilie os dados

Realizar a revisão mensal dos extratos do cartão corporativo é essencial. Afinal, os gestores podem identificar erros ou até mesmo despesas não previstas dos colaboradores.

Além disso, a conciliação contábil deve ser feita a fim de garantir que todos os gastos estejam dentro das políticas estabelecidas e alinhados com o orçamento da empresa.

6. Estabeleça um processo de prestação de contas claro

Sempre que o cartão corporativo for utilizado, deve haver um processo de prestação de contas eficiente. Ou seja, os colaboradores devem apresentar notas fiscais, recibos e justificativas para cada gasto.

Esses comprovantes serão analisados e aprovados pela área responsável, aumentando a transparência e responsabilidade no uso do cartão.

7. Utilize soluções de controle automatizado de despesas

Soluções como a Paytrack são essenciais na gestão do uso do cartão corporativo. Isso porque elas permitem um controle automatizado das despesas feitas com o cartão.

O que isso significa? Que essas plataformas simplificam os processos financeiros, tornando a gestão ainda mais eficiente e a auditoria mais rápida.

Seguir essas boas práticas não só protege a empresa contra o uso indevido dos cartões corporativos, como também ajuda a criar uma cultura de responsabilidade financeira dentro da organização.

Quais os principais erros no uso do cartão corporativo?

Como foi possível ver, o cartão corporativo é uma ferramenta útil para facilitar a gestão de despesas corporativas. No entanto, o seu uso inadequado pode proporcionar problemas financeiros, descontrole e até mesmo riscos de fraudes.

Deste modo, a fim de garantir que a empresa utilize essa solução de forma assertiva, é essencial evitar que erros comuns sejam evitados.

Confira conosco quais são os principais deslizes no uso do cartão corporativo que podem comprometer a sua gestão:

• Falta de uma política de uso bem definida;
• Ausência de limites de gastos;
• Uso do cartão para despesas pessoais;
• Falta de monitoramento das transações
• Não exigir comprovantes e notas fiscais;
• Ausência de conciliação contábil;
• Concessão de cartões sem controle adequado;
• Falta de integração com sistemas de gestão de despesas.

Empresas que não utilizam ferramentas como a Paytrack para automatizar o controle de gastos enfrentam mais dificuldades na conciliação e no acompanhamento das despesas.

Portanto, evitar esses erros é muito importante para garantir que o cartão corporativo cumpra seu papel de otimizar os processos financeiros, mantendo a empresa segura e financeiramente saudável.

Não deixe de ler: Direitos e deveres em viagens corporativas: guia completo

Como a Paytrack ajuda a otimizar o uso do cartão corporativo?

A Paytrack oferece uma solução completa para a gestão do cartão corporativo, garantindo controle, transparência e segurança no seu uso.

Com a plataforma, as empresas podem definir regras claras de utilização, monitorar cada transação em tempo real e automatizar processos.

Uma das principais vantagens é a definição de limites personalizados, permitindo que gestores controlem os gastos por colaborador, setor ou tipo de despesa.

Além disso, a integração com o módulo de gestão de despesas facilita a conciliação contábil, o que elimina processos manuais e otimiza o fechamento financeiro.

Com essas funcionalidades, a Paytrack transforma o cartão corporativo em uma ferramenta eficiente para empresas que buscam mais agilidade, conformidade e economia na gestão de despesas.

Portanto, aproveite para falar com um dos nossos especialistas e descobrir como as soluções da Paytrack podem ajudar sua empresa: