Gerenciar as despesas corporativas com combustível é, muitas vezes, uma dor de cabeça para amaioria das empresas que possuem frotas próprias ou colaboradores com veículos próprios. Duas formas de otimizar tempo e recursos é adotar o cartão combustível para empresas e o reembolso de km.
Neste artigo, vamos te explicar: o que é, como funcionam os cartões corporativos, as vantagens e diferenças com relação ao reembolso de km, como controlar e monitorar de forma eficiente a frota e mobilidade da sua empresa, e oferecer uma solução automatizada de gestão para resolver seus problemas com processos lentos e passíveis a fraudes.
A Paytrack pode ajudar a sua empresa a se destacar no mercado! Para conhecer mais, é só preencher o formulário abaixo:
O que é e como funciona o cartão combustível para empresas?
O cartão combustível é uma forma de pagamento que tem como função abastecer veículos de uma frota, de maneira regular. Ele substitui o dinheiro usado para restituição ou reembolso dos gastos com abastecimento.
De modo geral, o cartão combustível para empresas funciona como um cartão corporativo, utilizado somente para despesas com combustíveis em postos credenciados.
As empresas o escolhem principalmente porque oferecem uma grande vantagem que é a automatização e o controle dos processos. Pois com um sistema de gestão de despesas, as empresas podem acompanhar em tempo real os gastos, limitar tipos de custos e ter indicadores mais assertivos para o seu orçamento interno.
Qual a diferença entre vale combustível, reembolso de quilometragem e cartão combustível?
Vale combustível, reembolso de km e cartão combustível são valores concedidos pela empresa para arcar com os custos financeiros dos colaboradores em deslocamentos que envolvem atividades relacionadas ao trabalho, como deslocar-se ao escritório, ir a reuniões com clientes, viagens corporativas, etc.
No entanto, eles são adotados pelas empresas a depender da política corporativa interna, dos objetivos da empresa e do seu modelo de negócio – vale lembrar que eles não são obrigatórios segundo as normas da CLT. Então, se você ainda não sabe qual deles utilizar na sua empresa, vem comigo entender para que serve cada um deles:
Vale combustível
O vale combustível é um auxílio não obrigatório oferecido pela empresa para custear o deslocamento dos colaboradores que utilizam veículo próprio para ir ao trabalho ou para tarefas relacionadas à empresa.
O vale combustível substitui o vale-transporte para as pessoas que ao invés do transporte público, utilizam veículo próprio. Nesse caso, o vale combustível entra como uma alternativa destinada aos colaboradores que escolhem essa outra forma de mobilidade.
Diferente do vale transporte, o vale combustível não está previsto nas normas da CLT, portanto não é um benefício obrigatório e vem a partir de uma negociação feita com o colaborador que opta por não receber o vale transporte.
O vale combustível pode vir em formato de cartão corporativo ou ticket e para utilizá-lo, é preciso somente apresentá-lo nos postos de gasolina credenciados. O valor pode ser depositado semanalmente ou mensalmente, a depender das normas da empresa.
Reembolso de quilometragem
O reembolso de quilometragem é o ressarcimento das despesas, e deve ser solicitado pelos colaboradores, após o deslocamento.
O valor é restituído ao colaborador com base na quilometragem percorrida durante o período determinado, multiplicada pelo valor estabelecido pela empresa.
Ao contrário do vale combustível, em que o colaborador recebe o valor antes dos deslocamentos, nesse modelo de pagamento, o colaborador deve apresentar comprovantes fiscais depois do uso, para receber o reembolso.
No modelo de reembolso de km, é fundamental que as empresas estabeleçam uma política de reembolso corporativo transparente, clara e objetiva, a fim de evitar quaisquer problemas futuros.
Cartão combustível
O cartão combustível é um cartão corporativo destinado às despesas com abastecimento, da mesma forma que o vale e o reembolso. Entretanto, a diferença reside na tecnologia necessariamente incorporada a esse método, o cartão corporativo. O cartão combustível para empresa pode ser pré-pago ou pós-pago.
Para o cartão pré-pago, a empresa faz uma recarga antecipada no cartão do colaborador. A vantagem do pré-pago é o maior controle sobre os gastos do cartão. A empresa determina o valor conforme a média de gastos com combustível. Já no cartão pós-pago, os gastos são registrados durante o período e depois somados numa única fatura.
Cada empresa escolhe entre o pré-pago e o pós-pago conforme suas necessidades e o sistema de gestão e controle de despesas que utiliza.
Como funciona o reembolso de km para empresas na Paytrack?
Na Paytrack, o reembolso de km para empresas é simplificado com uma gestão de trajetos prática, precisa e transparente através do controle de quilometragem.
Com a gestão de trajetos da Paytrack, as empresas têm controle sobre os quilômetros rodados em tempo real, com segurança e clareza dos dados. Dessa forma, a solução:
- Calcula com exatidão
Com algoritmos avançados, a Paytrack garante que cada km seja contabilizado com precisão.
- Facilita o uso pelos colaboradores
A plataforma se integra a outros sistemas, inclusive aos que sua empresa já utiliza.
Fornece relatórios detalhados
A nossa solução fornece relatórios detalhados, facilitando a análise e a auditoria dos reembolsos de km.
- Integra com outros sistemas
A plataforma é compatível com outros sistemas, inclusive os já usados pela sua empresa.
- Registra rotas
O produto registra notas com geolocalização e coleta os dados em tempo real, indicando o local exato. Assim, a empresa entende a eficiência das rotas.
- Oferece uma gestão completa
Com auditoria de trajetos completa, coleta de dados em tempo real, cálculos automatizados e outras funções.
Cartão combustível x reembolso de km: qual o melhor?
O cartão combustível (também chamado de vale combustível por empresas que usam cartão combustível corporativo) oferece um valor fixo para o abastecimento do veículo. Por outro lado, o reembolso de km compensa os colaboradores com base na quilometragem que eles percorrem com o veículo.
Escolher entre o cartão combustível para empresas o reembolso de quilometragem depende de condições, como a frequência de deslocamento, a média de gastos com abastecimento, e a quilometragem total percorrida durante o mês.
Quando o reembolso de quilometragem é ideal:
- Se a sua empresa tem uma grande quantidade de pessoas que se deslocam diariamente para o trabalho ou para realizar outras atividades relacionadas como visitas a clientes;
- Se a sua empresa não possui frota própria e os colaboradores utilizam seus veículos para deslocamentos frequentes, não sendo possível prever a quilometragem que será percorrida por mês.
Além disso, considere fatores como custos, política da empresa, localização dos colaboradores e sustentabilidade. Então, no nosso artigo sobre qual é a melhor opção entre vale-combustível, cartão combustível ou reembolso de km, explicamos tudo em detalhes para ajudar você a tirar todas as suas dúvidas.
Como fazer a gestão de frota e mobilidade corporativa?
Uma boa gestão de frota e mobilidade corporativa exige seguir alguns critérios, como escolher entre cartão combustível e reembolso de km, definir uma política de despesas corporativas, ter um bom controle de despesas com combustível e automatizar a gestão de despesas com combustível.
Escolher o melhor para a sua empresa: reembolso de km ou cartão combustível?
Antes de tudo, você deve analisar qual o melhor custo-benefício para a sua empresa: reembolso de km ou cartão combustível? Em um dos tópicos acima, explicamos sobre as diferenças e qual melhor para a sua empresa.
Estabelecer uma política de despesas corporativas
Uma política de despesas corporativas bem definida, e que explicite como devem ser feitos os processos de pagamento do cartão combustível corporativo ou do reembolso de km é sem dúvidas, essencial para aumentar prevenir erros, gastos extras e inúteis, evitar o retrabalho, centralizar informações e aumentar o compliance (conformidade com as leis internas).
Se para a sua empresa, você utilizar o reembolso, é fundamental ter dentro da política de despesas corporativas, uma política de reembolso de km, que contenha regras como a taxa de quilometragem, condições para o uso do veículo e os limites de reembolso.
Fazer controle e monitoramento das despesas com combustível
Controlar e monitorar as despesas com frota e mobilidade são outra forma inteligente de reduzir custos desnecessários.
Para gerenciar o reembolso de km existe o controle de quilometragem. Na Paytrack, este controle oferece cálculos precisos, relatórios detalhados, registro de rotas, integração com outros sistemas, e uma gestão completa dos dados em tempo real.
Automatizar a gestão de despesas
Automatizar a gestão de despesas é uma maneira inteligente de otimizar orçamentos, garantir segurança, menos burocracia, mais praticidade, e eficiência para a sua empresa.
Por que automatizar a gestão de despesas com combustível?
As empresas estão cansadas dos processos manuais e burocráticos de gestão de despesas com combustível.
Se a sua empresa possui uma grande quantidade de colaboradores que fazem uso de veículo próprio para atividades envolvidas com o trabalho, seja deslocar-se até o trabalho ou realizar viagens corporativas, o controle de quilometragem automatizado é a solução perfeita para monitorar as rotas dos colaboradores com veículo próprio.
Sendo fundamental para calcular os reembolsos de despesas com combustível, o controle de quilometragem automatizado registra com mais exatidão os quilômetros rodados. A tecnologia permite análises de rotas, tempo de cada viagem e mostra padrões para o cálculo mais certeiro de custos com gasolina, pedágio, etc.
O controle de quilometragem assegura transparência e precisão das despesas corporativas com deslocamentos. Então, com esse controle, as empresas identificam padrões de gastos, otimizam rotas, reduzem custos, garantem a compliance, previnem fraudes, melhoram o desempenho dos funcionários, e ainda incentivam a sustentabilidade com o uso econômico dos recursos.
Como reduzir fraudes em despesas de combustível?
As fraudes acontecem quando os colaboradores utilizam recursos da empresa para gastos pessoais. Para evitar fraudes, especialmente nos reembolsos de despesas com combustível, é crucial que as empresas mantenham um controle de políticas violadas rigoroso.
Primeiro, como já falamos anteriormente, é preciso ter uma política de reembolso bem definida, clara e precisa, para que os colaboradores saibam exatamente o que podem ou não fazer. Na política de reembolso, você deve detalhar claramente quais despesas são reembolsáveis e quais não são. Porque quando tratamos de combustível, torna-se ainda mais claro, já que as despesas relacionadas são claras: gasolina, pedágio, e manutenção do veículo.
E como efetivamente evitar a violação da política de despesas com combustível? Para garantir a conformidade com as regras, a sua empresa deve:
- Automatizar o processo: substituir as planilhas de excel e formulários manuais por aplicativos de reembolso;
- Colocar em prática controles anti-fraudes: elencar ações que indicam fraudes, como fins particulares, superfaturamento das despesas, perda de documentos e comprovantes, despesas disfarçadas e serviços não autorizados.
Manter um controle de políticas violadas não é simples, mas a Paytrack pode te ajudar nesse processo.
A Paytrack te ajuda a automatizar todo o processo de solicitação e de análise de reembolso. Com a tecnologia, há muito menos chances de fraudes nesse processo, facilitando a vida dos gestores e outros responsáveis pelas despesas com combustíveis.
No expense report da Paytrack, há funcionalidades específicas para controle de fraudes, como:
- White/blacklist de palavras na leitura OCR;
- Alerta/bloqueio de duplicidade;
- LOGs (operação e backoffice);
- Geolocalização, onde o colaborador pode digitalizar suas despesas pelo celular e montar os relatórios;
- Acesso fácil às regras e políticas;
- Configuração de alertas, bloqueios e aprovações, com versões para Android e IOS.
Além da prevenção de fraudes, a Paytrack é uma plataforma que ajuda as empresas a centralizar e automatizar pagamentos relacionados a outras despesas corporativas, como viagens, alimentação e hospedagem, faz integração da gestão de pagamentos com ERPs e sistemas financeiros, facilita conciliação financeira, auditoria dos pagamentos, segurança e compliance.
Tudo isso por meio das seguintes soluções:
- Reembolso de KM rodado integrado na plataforma Paytrack Expense;
- Políticas de uso personalizáveis;
- Rastreabilidade e conciliação automática;
- Relatórios por motorista, veículo, centro de custo ou projeto;
- Integração com ERPs e sistemas de gestão de frota.
Para fechar com chave de ouro, nós oferecemos ainda o cartão corporativo Paytrack, com parametrização por tipo de despesa e colaborador. Além de cartão combustível, ele funciona como um cartão corporativo flexível às políticas da sua empresa. Então com uma experiência personalizada às suas preferências, o cartão pode servir para transporte, viagens corporativas, compras online e outras despesas do dia a dia dos seus colaboradores.
Portanto, o cartão corporativo da Paytrack pode ser seu aliado no controle e na gestão de suas despesas corporativas! Para saber mais: cartão corporativo Paytrack.
Precisa melhorar seus processos com reembolso e políticas? Fale com nossos especialistas!
