Como usar uma ferramenta de BI para tomada de decisão na sua empresa

Uma ferramenta de BI para tomada de decisão, aliada a consultorias especializadas, pode auxiliar sua empresa a definir quais informações são relevantes para o negócio.

O BI (Business Intelligence) é um conjunto de técnicas e ferramentas para auxiliar a transformação de dados brutos em informações que possam ser analisadas e utilizadas para tomada de decisões. Com o BI, é possível examinar conjuntos de dados através de relatórios, gráficos e até mesmo mapas. As informações analisadas podem estar em um ou mais sistemas que a empresa utiliza, como por exemplo, um ERP, HCM ou ferramentas de gestão de despesas e viagens.

Vale ressaltar, que o BI por si só não dirá qual decisão a empresa e o gestor precisam tomar, mas auxilia neste processo e até mesmo pode fornecer previsões de alguns comportamentos, baseado nos dados que a empresa possui até o momento.

Dados são o novo petróleo

Você já deve ter ouvido a expressão “Dados são o novo petróleo”. O CEO da Mastercard, Ajay Banga, complementa esta frase indicando que “a diferença é que o petróleo vai acabar um dia, os dados, não”. 

O grande desafio da utilização dos dados é transformá-los em uma fonte relevante de informação. Quando não tratados ou organizados, o excesso de dados pode ser um problema. 

Uma ferramenta de BI para tomada de decisão, aliada a consultorias especializadas, pode auxiliar sua empresa a definir quais informações são relevantes para o negócio. Neste sentido, a união entre ferramenta e análise especializada irá otimizar a tomada de decisão com base em dados, tornando-as muito mais precisas e realistas. 

Dada a facilidade de interpretar dados de acordo com os argumentos ou hipóteses que se deseja comprovar, é imprescindível que estas análises sejam realizadas friamente para não correr o risco de enviesar o resultado ou mascarar informações importantes sobre o negócio.

BI para tomada de decisão: 3 aplicações práticas

Se tivermos dados, vamos avaliá-los. Se só tivermos opiniões, ficarei com a minha. Esta frase, de Jim Barksdale, pode parecer drástica em um primeiro momento, porém ela define a importância de tomarmos decisões analisando dados. 

Diariamente geramos e lidamos com milhares de informações que, quando analisadas, podem gerar insights e fornecer insumos para uma tomada de decisão mais segura e assertiva. 

Buscamos por três aplicações práticas, simples, mas efetivas da utilização de ferramentas de BI para tomada de decisão para exemplificar a importância e pluralidade deste tipo de ferramenta:

Recursos humanos

Quando falamos de RH, os dados dos colaboradores reunidos são uma verdadeira mina de ouro. Com uma ferramenta de BI é possível analisar informações cruzadas construindo visões completas sobre a relação entre notas das avaliações de desempenho, aumentos salariais e satisfação dos funcionários. 

A utilização do BI para tomada de decisão dentro dos setores de recursos humanos apoia lideranças na elaboração de perfis precisos que se alinham às vagas abertas, assim como planos de carreira e na identificação de gaps nas equipes. 

Gerir o relacionamento entre vários indivíduos, pode ser algo subjetivo, mas dados expressam a realidade de uma empresa ou equipe. Pesquisas de clima, satisfação, análise de indicadores de desempenho são aplicações práticas para ferramentas de BI que dão suporte à análise de grandes volumes de dados.

Análise de dados e a estratégia

A análise de dados também está presente nos esportes, muito antes mesmo de existirem tecnologias mais aprimoradas. O filme “Moneyball – O Homem que Mudou o Jogo” conta a história da temporada de 2002 do time de baseball Oakland Athletics na MLB (Major League Baseball).

Ao selecionar jogadores com alta porcentagem de base, mas com características que levariam os olheiros a ignorá-los, Brand, gerente geral do time, reúne jogadores com alto potencial mesmo dentro das limitações financeiras do Athletics. Na fase de grupos a equipe teve destaque, tornando-se o time que mais pontuou, comprovando que o método de Brand funcionou. 

A Copa do Mundo FIFA de 2014, vencida pela Alemanha, se tornou mais uma aula sobre o uso do BI para tomada de decisão. Através do BI a seleção alemã analisou dados dos adversários e da própria equipe, como o número de passes, velocidade e posicionamento dos jogadores, finalizações, defesas, faltas e penalidades.

Os números foram coletados meses antes do torneio e atualizados a cada rodada da competição, sendo analisados antes, durante e depois dos jogos. Desta forma a Alemanha descobriu os pontos fracos das demais seleções e se sagrou a grande campeã.

O uso de ferramentas de  BI para tomada de decisão impactam de forma extremamente positiva o resultado final. Estes dois exemplos demonstram como planejamento e a criação de estratégias baseadas em dados auxiliam no conhecimento aprofundado do potencial do seu time (ou empresa), assim como da concorrência. Isso tudo possibilita formar equipes mais preparadas para enfrentar grandes desafios com retornos ainda maiores.

BI para tomada de decisão na gestão de despesas

Ferramentas de BI são plataformas especialmente pensadas para a realização de análises de dados de forma integrada, reunindo informações de diferentes setores, fornecendo insights relevantes sobre a realidade do negócio e quais gargalos devem ser estancados. 

A gestão de despesas e viagens corporativas é um grande desafio para gestores de empresas dos mais diversos setores. Por serem realizadas de forma descentralizada e durante todo o ciclo financeiro e fiscal da empresa, estas despesas exigem grande esforço para serem controladas. 

Quando falamos de viagens corporativas, podemos colher muitas informações, tais como:

• Cidades e hotéis mais utilizados;
• Preço médio das passagens;
• Aeroportos (ou rodoviárias) de origens e destinos;
• Quantidade de colaboradores que estão viajando neste exato momento.

Analisando as informações acima, podemos descobrir que em um grande percentual das viagens utilizamos a rede de hotéis ACME. Esta informação pode ajudar a empresa a negociar acordos com tarifas melhores.

Outro insight que pode surgir é que todas as segundas-feiras 15 funcionários se deslocam de Diadema para o Aeroporto de Guarulhos utilizando aplicativos de transporte compartilhado, como a Uber ou a 99Táxi. Note que estes funcionários podem ser de setores diferentes e viajam para vários destinos, mas todos partem de uma cidade e chegam no mesmo horário no Aeroporto. Por que não alugar um Micro-ônibus?

É importante compreender ainda quais indicadores atendem da melhor forma sua necessidade de análise. Mas as possibilidades de insights são enormes. 

Alguns dados analisados individualmente podem não fazerem muito sentido, mas quando cruzados geram uma grande variedade de informações, que até então estavam ocultas.

Tecnologia e a análise de dados

Um bom resumo sobre o que conversamos neste artigo seria “colete dados, confie neles e os analise”. 

Muitos problemas não são de conhecimento dos gestores, ou não estão visíveis, simplesmente porque não existem ferramentas que coletam os diversos dados e os disponibilizam para análise. 

Além de ferramentas, é necessário ter uma cultura de tomada de decisões baseada em dados. Para que essa cultura se espalhe na empresa, é importante que os principais números sejam atualizados e analisados diariamente, além de estarem visíveis para toda a organização.

Ter essa cultura da utilização de ferramentas de BI para tomada de decisão, com base em dados e análises pragmáticas sobre cada situação e investimento, são chave importante para o sucesso.

O Paytrack é um ferramenta completa e atua de ponta a ponta na prestação de despesas das viagens corporativas. Fornecendo mais controle sobre as despesas e viagens corporativas.