Agência de viagens corporativas: como encontrar a melhor opção?

Fazer a gestão das viagens a trabalho não é uma tarefa das mais simples. Afinal, a empresa precisa lidar com diferentes processos relacionados à viagem e, muitas vezes, um custo mais elevado que o normal. Por isso, contar com uma agência de viagens corporativas é a melhor opção.

Isso porque estamos falando de um serviço especializado que se posiciona como um parceiro estratégico na gestão de viagens corporativas.

Uma agência de viagens corporativas oferece muito mais do que apenas a reserva de passagens e hotéis. Ou seja, ela ajuda a otimizar o orçamento, garantir compliance com as políticas de viagens e a simplificar todo o processo.

No entanto, como encontrar o melhor serviço do mercado? O certo a ser feito é optar por uma agência especializada que possua serviços que atendam perfeitamente às necessidades apresentadas por uma empresa.

Por isso, preparamos um conteúdo com todos os critérios que devem ser levados em consideração ao escolher uma agência de viagens corporativas. Acompanhe conosco e veja como tomar a melhor decisão.

O que é uma agência de viagens corporativas?

Uma agência de viagens corporativas funciona como uma agência de viagens comum, só que voltada para as empresas. Ou seja, ela cuida de todas as etapas da viagem para que a empresa foque em seu core business.

Desse modo, ela oferece uma série de serviços especializados para empresas que lidam com viagens corporativas, como por exemplo:

• Reserva de passagens aéreas;
• Hospedagens;
• Aluguel de veículos;
• Serviços de seguro de viagem;
• Entre outros.

Além de cuidar de toda a logística de uma viagem a trabalho, uma agência de viagens corporativas também atua de forma gerencial. Isto é, fornecendo relatórios detalhados para análise de gastos e melhor tomada de decisão.

Outro ponto que merece destaque é o compliance. Uma agência especializada faz com que todas as viagens realizadas por uma empresa estejam sempre de acordo com as políticas, evitando a ocorrência de fraudes.

Sendo assim, a  escolha da agência correta pode impactar diretamente a produtividade e o controle financeiro da empresa. Além disso, os colaboradores também são beneficiados, uma vez que podem desfrutar de uma viagem mais tranquila e organizada.

Quais os benefícios de agências de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas tem papel fundamental no bem-estar financeiro de uma empresa. Afinal, quando abordada de forma despreparada, problemas como fraudes e desperdícios acabam se tornando comuns.

Por isso, contar com uma agência de viagens corporativas é essencial. Uma empresa pode se beneficiar de diferentes formas, desde obtendo uma maior eficiência na logística da viagem até na gestão de despesas. Confira a seguir outros exemplos:

1. Redução de custos

As agências especializadas em viagens corporativas fornecem uma visão ampla de fornecedores necessários para uma viagem. Com isso, pode-se optar sempre pelo preço mais vantajoso, garantindo uma maior economia.

Com tarifas exclusivas para passagens aéreas, hotéis e outros serviços, a empresa passa a tomar decisões mais assertivas. Além disso, ela possui a garantia de que as viagens estarão sempre de acordo com o orçamento.

2. Eficiência no planejamento e reservas

Qual empresa não deseja mais eficiência na gestão de viagens corporativas e, assim, mais tempo para outras atividades?

Uma agência de viagens corporativas agiliza o processo de planejamento, cuidando de todas as etapas de um deslocamento. Isso permite que os colaboradores se concentrem em suas tarefas principais.

3. Conformidade com políticas de viagens

Manter as viagens a trabalho sempre em conformidade com a política da empresa é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores desafios encontrados por gestores de viagens.

Por isso, contar com uma agência especializada faz toda a diferença. Afinal, elas garantem que as reservas e serviços estejam em conformidade com as regras e diretrizes da empresa, reduzindo o risco de não conformidades ou gastos excessivos.

4. Suporte 24/7

Todos estão sujeitos a imprevistos e situações que podem comprometer uma viagem a trabalho. Neste momento, ter à disposição um serviço de atendimento disponível e prestativo é fundamental para garantir que o objetivo da viagem seja cumprido.

Agências de viagens corporativas como a Paytrack oferecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. É o que garante que os colaboradores possam resolver qualquer problema, como cancelamentos de voos ou alterações de última hora, a qualquer momento.

5. Relatórios detalhados e controle de gastos

Quando o assunto é a gestão de viagens, é crucial que os gestores tenham dados valiosos em mãos para tomar as melhores decisões. Neste caso, ter os serviços de uma agência de viagens faz todo sentido.

Afinal, elas fornecem relatórios completos de todas as despesas de cada viagem feita, facilitando o controle financeiro e ajudando a identificar oportunidades de economia.

Leia também: Por que escolher o modelo multiagência e não uma agência única?

Como encontrar a melhor agência de viagens corporativas?

As escolhas feitas por uma empresa possuem a capacidade de determinar o seu futuro. Ou seja, acertar na escolha da melhor agência de viagens corporativas pode ser o passo mais importante de uma organização.

Como foi possível compreender, contratar o serviço de viagens ideal é essencial para garantir a eficiência, redução de custos e a conformidade com as políticas de viagens da empresa.

A seguir, acompanhe algumas dicas que podem ajudar a tomar a decisão certa e encontrar uma agência que atenda às necessidades específicas da sua empresa.

1. Especialização em viagens corporativas

Em primeiro lugar, é necessário avaliar se a agência possui expertise em viagens corporativas. Afinal, só assim ela consegue lidar melhor com as demandas específicas desse segmento, certo?

Desse modo, sua empresa pode se beneficiar na gestão de políticas de viagens, atendimento personalizado e uma compreensão profunda dos desafios que as empresas enfrentam.

A Paytrack possui tudo que você precisa para as viagens corporativas da sua empresa. Além de cuidar de toda a logística de um deslocamento, também fornecemos dados e informações valiosas para melhorar a tomada de decisão.

Portanto, se você está em busca de mais eficiência, economia e controle sobre as despesas de viagens corporativas, conte com a Paytrack! Buscamos sempre garantir o conforto e bem-estar do gestor de viagens e colaborador viajante.

2. Tecnologia e a automação oferecida

A automação de processos é uma grande vantagem ao contratar uma agência de viagens corporativas. Afinal de contas, a empresa deixa de lidar com tarefas manuais que, muitas vezes, estão sujeitas a erros, e passam a ganhar mais eficiência.

Com isso, verifique se a agência oferece uma plataforma tecnológica e completa que não somente otimiza a reserva, rastreamento e aprovação de viagens, como também garante o acompanhamento de cada despesa em tempo real.

Ao usar a plataforma da Paytrack, sua empresa garante o melhor da tecnologia na gestão de viagens corporativas. Compare preços, reserve os melhores serviços e economize de forma prática e em poucos cliques.

3. Políticas de suporte e atendimento

Como visto, o atendimento 24/7 é um fator indispensável para contratar uma agência de viagens corporativas. Isso porque, mediante imprevistos, o colaborador precisa de suporte rápido para dar seguimento à sua viagem.

Caso contrário, a falta de um atendimento disponível 24 horas, 7 dias por semana pode comprometer o objetivo de um deslocamento. Imagina o prejuízo financeiro e estratégico que uma reunião cancelada pode gerar?

Desta forma, busque por uma agência que ofereça o suporte 24/7, como a Paytrack. Isso porque, diante de imprevistos, os colaboradores terão apoio em qualquer lugar e a qualquer hora, minimizando impactos no planejamento de viagens.

4. Relatórios e análises de despesas

A capacidade de gerar relatórios detalhados sobre os gastos envolvidos em uma viagem corporativa é um dos fatores mais importantes para uma gestão eficiente. Afinal, eles garantem que os gestores saibam agir em prol do crescimento da empresa.

Ou seja, uma agência de viagens corporativas permite que a empresa tenha controle sobre os gastos e identifique oportunidades de economia.

A Paytrack oferece todas as informações que os gestores precisam para lidar com a gestão de viagens corporativas. Isso é garantia de que todas as viagens possam estar sempre de acordo com as políticas de orçamento.

5. Facilidade para usar a plataforma

Quando o assunto é tecnologia, a usabilidade é um fator fundamental. Ou seja, é necessário que uma agência de viagens corporativas ofereça uma plataforma fácil de usar tanto para gestores quanto colaboradores.

Uma interface intuitiva facilita a reserva de viagens, a gestão de despesas e a prestação de contas, além de garantir que os funcionários consigam usar a plataforma de forma rápida e eficiente, otimizando o processo.

Com a Paytrack, você tem acesso a uma plataforma all-in-one, na qual é possível ter uma visão ampla das viagens e despesas em um lugar só. Sendo assim, a sua empresa visualiza o presente e planeja o futuro de forma assertiva.

Aproveite para ler o conteúdo sobre Viagens e despesas corporativas: 5 tendências para ficar de olho

Eficiência na gestão de viagens corporativas com a Paytrack

Como foi possível entender, a escolha pela melhor agência de viagens corporativas deve ser levada a sério. Por isso, não deixe de levar cada uma das nossas dicas em consideração ao tomar sua decisão.

No momento de obter controle sobre despesas e viagens corporativas da sua empresa, não deixe de contar com a Paytrack!

Afinal de contas, estamos falando de uma plataforma que não somente facilita a gestão, como também proporciona uma maior economia e uma melhor experiência para o colaborador em uma viagem a trabalho.

Quer saber como a sua empresa pode se beneficiar? Aproveite para falar com um dos nossos consultores e tirar todas as suas dúvidas!