Agência de viagens corporativas: como encontrar a melhor opção?

Fazer a gestão das viagens a trabalho não é uma tarefa das mais simples. Afinal, a empresa precisa lidar com diferentes processos relacionados à viagem e, muitas vezes, um custo mais elevado que o normal. Por isso, contar com uma agência de viagens corporativas é a melhor opção.

Isso porque estamos falando de um serviço especializado que se posiciona como um parceiro estratégico na gestão de viagens corporativas.

Uma agência de viagens corporativas oferece muito mais do que apenas a reserva de passagens e hotéis. Ou seja, ela ajuda a otimizar o orçamento, garantir compliance com as políticas de viagens e a simplificar todo o processo.

No entanto, como encontrar o melhor serviço do mercado? O certo a ser feito é optar por uma agência especializada que possua serviços que atendam perfeitamente às necessidades apresentadas por uma empresa.

Por isso, preparamos um conteúdo com todos os critérios que devem ser levados em consideração ao escolher uma agência de viagens corporativas. Acompanhe conosco e veja como tomar a melhor decisão.

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O que é uma agência de viagens corporativas?

Uma agência de viagens corporativas é especializada em planejar e gerenciar todas as etapas das viagens de negócios da sua empresa. Ela cuida de reservas, logística e suporte, permitindo que a equipe foque no que realmente importa: o crescimento do negócio.

Desse modo, ela oferece uma série de serviços especializados para empresas que lidam com viagens corporativas, como por exemplo:

• Reserva de passagens aéreas;
• Hospedagens;
• Aluguel de veículos;
• Serviços de seguro de viagem;
• Entre outros.

Além de cuidar de toda a logística de uma viagem a trabalho, uma agência de viagens corporativas também atua de forma gerencial. Isto é, fornecendo relatórios detalhados para análise de gastos e melhor tomada de decisão.

Outro ponto que merece destaque é o compliance. Uma agência especializada faz com que todas as viagens realizadas por uma empresa estejam sempre de acordo com as políticas, evitando a ocorrência de fraudes.

Sendo assim, a  escolha da agência correta pode impactar diretamente a produtividade e o controle financeiro da empresa. Além disso, os colaboradores também são beneficiados, uma vez que podem desfrutar de uma viagem mais tranquila e organizada.

Quais os benefícios de agências de viagens corporativas?

Contratar uma agência de viagens corporativas traz benefícios como mais eficiência e controle para a gestão de viagens da empresa. Ela ajuda a otimizar a logística, reduzir custos, evitar fraudes e simplificar o gerenciamento de despesas, tudo isso sem tirar o foco do time em atividades estratégicas. Confira melhor:

1. Redução de custos

As agências especializadas em viagens corporativas fornecem uma visão ampla de fornecedores necessários para uma viagem. Com isso, pode-se optar sempre pelo preço mais vantajoso, garantindo uma maior economia.

Com tarifas exclusivas para passagens aéreas, hotéis e outros serviços, a empresa passa a tomar decisões mais assertivas. Além disso, ela possui a garantia de que as viagens estarão sempre de acordo com o orçamento.

2. Eficiência no planejamento e reservas

Qual empresa não deseja mais eficiência na gestão de viagens corporativas e, assim, mais tempo para outras atividades?

Uma agência de viagens corporativas agiliza o processo de planejamento, cuidando de todas as etapas de um deslocamento. Isso permite que os colaboradores se concentrem em suas tarefas principais.

3. Conformidade com políticas de viagens

Manter as viagens a trabalho sempre em conformidade com a política da empresa é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores desafios encontrados por gestores de viagens.

Por isso, contar com uma agência especializada faz toda a diferença. Afinal, elas garantem que as reservas e serviços estejam em conformidade com as regras e diretrizes da empresa, reduzindo o risco de não conformidades ou gastos excessivos.

4. Suporte 24/7

Todos estão sujeitos a imprevistos e situações que podem comprometer uma viagem a trabalho. Neste momento, ter à disposição um serviço de atendimento disponível e prestativo é fundamental para garantir que o objetivo da viagem seja cumprido.Agências de viagens corporativas como a Paytrack oferecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. É o que garante que os colaboradores possam resolver qualquer problema, como cancelamentos de voos ou alterações de última hora, a qualquer momento.

5. Relatórios detalhados e controle de gastos

Quando o assunto é a gestão de viagens, é crucial que os gestores tenham dados valiosos em mãos para tomar as melhores decisões. Neste caso, ter os serviços de uma agência de viagens faz todo sentido.

Afinal, elas fornecem relatórios completos de todas as despesas de cada viagem feita, facilitando o controle financeiro e ajudando a identificar oportunidades de economia.

Principais serviços oferecidos por agências de viagens corporativas

Contratar uma agência especializada em viagens corporativas é uma decisão estratégica. Afinal, ela vai muito além da simples reserva de passagens e hotéis.

Ou seja, as travel techs oferecem uma gama de serviços que otimizam a gestão e controle das viagens corporativas das empresas. Confira alguns exemplos:

• Consultoria estratégica: a agência ajuda a empresa a definir uma política de viagens eficiente, focada em reduzir custos e garantir o bem-estar dos colaboradores;
• Reserva e gestão completa de viagens: desde passagens aéreas e hospedagens até aluguel de carros e transporte terrestre, tudo em um só lugar para facilitar a organização;
• Relatórios e análises de despesas: monitoramento detalhado dos custos das viagens, ajudando a identificar oportunidades de economia;
• Negociação com fornecedores: a agência é capaz de garantir tarifas corporativas mais vantajosas para viagens corporativas;
• Suporte personalizado: atendimento contínuo para solucionar imprevistos, como alterações de voo, cancelamentos e emergências.

Ao contar com uma agência que oferece esses serviços, a empresa economiza tempo, dinheiro e proporciona uma experiência de viagem mais segura, prática e eficiente para os colaboradores.

Leia: Viagem corporativa para o Rio de Janeiro

Como encontrar a melhor agência de viagens corporativas?

As escolhas feitas por uma empresa possuem a capacidade de determinar o seu futuro. Ou seja, acertar na escolha da melhor agência de viagens corporativas pode ser o passo mais importante de uma organização.

Como foi possível compreender, contratar o serviço de viagens ideal é essencial para garantir a eficiência, redução de custos e a conformidade com as políticas de viagens da empresa.

A seguir, acompanhe algumas dicas que podem ajudar a tomar a decisão certa e encontrar uma agência que atenda às necessidades específicas da sua empresa.

1. Especialização em viagens corporativas

Em primeiro lugar, é necessário avaliar se a agência possui expertise em viagens corporativas. Afinal, só assim ela consegue lidar melhor com as demandas específicas desse segmento, certo?

Desse modo, sua empresa pode se beneficiar na gestão de políticas de viagens, atendimento personalizado e uma compreensão profunda dos desafios que as empresas enfrentam.

A Paytrack possui tudo que você precisa para as viagens corporativas da sua empresa. Além de cuidar de toda a logística de um deslocamento, também fornecemos dados e informações valiosas para melhorar a tomada de decisão.

Portanto, se você está em busca de mais eficiência, economia e controle sobre as despesas de viagens corporativas, conte com a Paytrack! Buscamos sempre garantir o conforto e bem-estar do gestor de viagens e colaborador viajante.

2. Tecnologia e a automação oferecida

A automação de processos é uma grande vantagem ao contratar uma agência de viagens corporativas. Afinal de contas, a empresa deixa de lidar com tarefas manuais que, muitas vezes, estão sujeitas a erros, e passam a ganhar mais eficiência.

Com isso, verifique se a agência oferece uma plataforma tecnológica e completa que não somente otimiza a reserva, rastreamento e aprovação de viagens, como também garante o acompanhamento de cada despesa em tempo real.

Ao usar a plataforma da Paytrack, sua empresa garante o melhor da tecnologia na gestão de viagens corporativas. Compare preços, reserve os melhores serviços e economize de forma prática e em poucos cliques.

3. Políticas de suporte e atendimento

Como visto, o atendimento 24/7 é um fator indispensável para contratar uma agência de viagens corporativas. Isso porque, mediante imprevistos, o colaborador precisa de suporte rápido para dar seguimento à sua viagem.

Caso contrário, a falta de um atendimento disponível 24 horas, 7 dias por semana pode comprometer o objetivo de um deslocamento. Imagina o prejuízo financeiro e estratégico que uma reunião cancelada pode gerar?

Desta forma, busque por uma agência que ofereça o suporte 24/7, como a Paytrack. Isso porque, diante de imprevistos, os colaboradores terão apoio em qualquer lugar e a qualquer hora, minimizando impactos no planejamento de viagens.

4. Relatórios e análises de despesas

A capacidade de gerar relatórios detalhados sobre os gastos envolvidos em uma viagem corporativa é um dos fatores mais importantes para uma gestão eficiente. Afinal, eles garantem que os gestores saibam agir em prol do crescimento da empresa.

Ou seja, uma agência de viagens corporativas permite que a empresa tenha controle sobre os gastos e identifique oportunidades de economia.

A Paytrack oferece todas as informações que os gestores precisam para lidar com a gestão de viagens corporativas. Isso é garantia de que todas as viagens possam estar sempre de acordo com as políticas de orçamento.

5. Facilidade para usar a plataforma

Quando o assunto é tecnologia, a usabilidade é um fator fundamental. Ou seja, é necessário que uma agência de viagens corporativas ofereça uma plataforma fácil de usar tanto para gestores quanto colaboradores.

Uma interface intuitiva facilita a reserva de viagens, a gestão de despesas e a prestação de contas, além de garantir que os funcionários consigam usar a plataforma de forma rápida e eficiente, otimizando o processo.

Com a Paytrack, você tem acesso a uma plataforma all-in-one, na qual é possível ter uma visão ampla das viagens e despesas em um lugar só. Sendo assim, a sua empresa visualiza o presente e planeja o futuro de forma assertiva.

Aproveite para ler o conteúdo sobre Viagens e despesas corporativas: 5 tendências para ficar de olho

As principais agências de viagens corporativas de 2025

Selecionar a agência de viagens corporativas é uma escolha estratégica que impacta diretamente na eficiência da gestão de viagens da empresa. As melhores agências oferecem processos mais ágeis, redução de custos e uma experiência mais satisfatória para os colaboradores. Confira a seguir as principais opções de 2025 para a sua organização:

1. Paytrack

A Paytrack é uma referência no mercado de gestão de viagens corporativas por oferecer uma plataforma que vai além de uma agência tradicional. Ela combina ferramentas tecnológicas avançadas e soluções personalizadas para atender as necessidades específicas de cada empresa.

Sua empresa pode ter à disposição tanto um serviço completo para gestão de viagens corporativas, como também contar com soluções de pagamentos como o cartão corporativo.

Com foco em eficiência, controle financeiro e satisfação do colaborador, a Paytrack entrega resultados mensuráveis para negócios que possuem uma alta demanda de viagens corporativas. Confira alguns dos principais diferenciais da Paytrack:

• Plataforma unificada: Integra a gestão de viagens e despesas corporativas em um único ambiente, eliminando processos manuais e otimizando fluxos operacionais;
• Tecnologia de ponta: Inclui funcionalidades como self-booking, aprovação digital de viagens, parametrização de políticas e compliance automatizado;
• Redução de custos: Através da aplicação de políticas inteligentes e relatórios em tempo real, as empresas têm total controle sobre os gastos, possibilitando negociações mais vantajosas com fornecedores;
• Atendimento 24/7: Um suporte ágil e eficiente para resolver quaisquer imprevistos durante a jornada dos colaboradores, garantindo segurança e tranquilidade;
• Integrações robustas: Compatível com ERPs e sistemas financeiros, permitindo maior centralização e visibilidade dos dados financeiros;
• Mobilidade e acessibilidade: Aplicativo completo que facilita a gestão para gestores e viajantes, com notificações em tempo real e funcionalidades de rastreamento de despesas.

Portanto, a Paytrack é capaz de entregar valor agregado em todas as etapas do processo de viagens e despesas. Desde a simplicidade no planejamento até a análise pós-viagem, sua empresa foca na eliminação de gargalos e no aumento da produtividade.

2. Flytour

A Flytour é uma das agências mais tradicionais do mercado, oferecendo assim grande expertise em viagens corporativas para empresas de diferentes portes e segmentos. Por isso, a solução é recomendada para empresas que preferem soluções mais tradicionais e um suporte robusto.

Os seus principais diferenciais se encontram na rede ampla de fornecedores para viagens a trabalho e atendimento personalizado.

3. Copastur

A Copastur é uma solução indicada para empresas que apresentam demandas complexas e que priorizam responsabilidade social. Ela é reconhecida no mercado por sua excelência no atendimento e por oferecer uma gestão de viagens de alto padrão.

Com foco em sustentabilidade corporativa, a Copastur oferece uma consultoria para simplificar a forma com a qual empresas lidam com a demanda de deslocamentos a trabalho.

Não deixe de ler sobre: Planejamento financeiro 2025: reduza custos corporativos com a tecnologia

Eficiência na gestão de viagens corporativas com a Paytrack

Como foi possível entender, a escolha pela melhor agência de viagens corporativas deve ser levada a sério. Por isso, não deixe de levar cada uma das nossas dicas em consideração ao tomar sua decisão.

No momento de obter controle sobre despesas e viagens corporativas da sua empresa, não deixe de contar com a Paytrack!

Afinal de contas, estamos falando de uma plataforma que não somente facilita a gestão, como também proporciona uma maior economia e uma melhor experiência para o colaborador em uma viagem a trabalho.

Quer saber como a sua empresa pode se beneficiar? Aproveite para falar com um dos nossos consultores e tirar todas as suas dúvidas!