Despesas fixas e variáveis: quais as diferenças?

A gestão de despesas corporativas é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores desafios encontrados pelos gestores de uma empresa. Neste momento, entender alguns conceitos é fundamental, como por exemplo o que são despesas fixas e variáveis.

Uma despesa nada mais é do que todo e qualquer gasto feito por uma empresa, o que inclui desde a compra de material para escritório até o pagamento do aluguel referente ao espaço físico em que ela está localizada.

No entanto, as despesas se diferem e possuem suas próprias especificidades. Com isso, entender o que são despesas fixas e variáveis é essencial não somente para uma gestão financeira eficiente, como também para uma tomada de decisão mais assertiva.

Hoje, acompanhe conosco como classificar as despesas corporativas da forma correta e saiba quais são as melhores práticas para a gestão de despesas da sua empresa.

Aproveite e descubra como a Paytrack pode se tornar uma parceira estratégica do seu negócio. Entre em contato conosco e fale com um dos nossos especialistas:

O que são despesas fixas e variáveis?

As despesas de uma empresa podem ser classificadas em fixas e variáveis, de acordo com a forma com a qual elas se comportam em relação às operações e ao faturamento.

Deste modo, entender essas categorias é fundamental para que seja possível organizar as finanças e, além disso, tomar decisões estratégicas visando o equilíbrio financeiro da empresa.

A seguir, confira o que são despesas fixas e variáveis e como diferenciá-las:

Leia: Fechamento do mês empresarial: saiba o que é

Despesas fixas

As despesas fixas são aquelas que permanecem constantes, independentemente do volume de vendas, produção ou operação da empresa.

Por possuírem valores que não sofrem alterações significativas, elas são consideradas previsíveis e, com isso, facilitam o planejamento financeiro empresarial.

Dentro do ambiente corporativo, podemos considerar despesas corporativas:

• Aluguel de escritórios ou instalações;
• Contas de água, energia elétrica e internet;
• Salários de funcionários fixos;
• Contratos de manutenção de equipamentos;
• Licenças de software e assinaturas.

Portanto, as despesas fixas são essenciais para manter a operação da empresa funcionando. No entanto, elas exigem um controle mais eficiente para não comprometer o orçamento.

Despesas variáveis

Em contrapartida, as despesas variáveis mudam de acordo com o volume de atividades de uma empresa.

Ou seja, elas são diretamente afetadas pelo desempenho operacional de uma organização. Por isso, elas tendem a ser mais difíceis de prever.

Confira alguns dos principais exemplos de despesas variáveis:

• Gasto com energia elétrica em períodos de alta demanda;
• Custos de matéria-prima ou insumos;
• Comissões de vendas para o time comercial;
• Despesas de viagens corporativas, como passagens e hospedagens;
• Gastos com cartão corporativo.

Em suma, essas despesas são diretamente proporcionais ao crescimento ou redução das atividades de uma empresa. Portanto, é preciso um acompanhamento constante para evitar excessos.

Leia também: Os melhores aplicativos de gestão de despesas em 2025

Por que é importante classificar as despesas corporativas?

Uma boa gestão de despesas corporativas é fundamental para toda e qualquer empresa, principalmente aquelas que possuem uma alta demanda de viagens a trabalho.

Por isso, classificar as despesas entre fixas e variáveis é muito importante. Afinal, essa classificação faz com que as empresas tenham uma visão mais clara de sua saúde financeira.

Essa prática não somente organiza o orçamento, como também melhora a eficiência operacional e ajuda a evitar desperdícios.

A seguir, destacamos alguns dos principais benefícios que acompanham uma gestão de despesas eficaz:

1. Planejamento financeiro

O planejamento financeiro é o principal beneficiado pela classificação entre despesas fixas e variáveis. Ao fazer este processo corretamente, a empresa pode prever seus custos fixos com maior precisão.

Além disso, também é possível estimar quais despesas variáveis podem surgir de acordo com o momento da empresa ou do mercado.

O resultado é um maior controle sobre o fluxo de caixa e um aumento da capacidade de se preparar para lidar com períodos de alta ou baixa demanda.

2. Previsão de custos

Com a correta classificação das despesas, os gestores conseguem identificar quais delas tendem a ser mais estáveis e quais podem flutuar. Isso facilita a criação de previsões orçamentárias mais realistas.

Desta forma, a empresa tende a lidar com um menor número de surpresas financeiras e alcançar uma maior precisão na elaboração de metas e indicadores de desempenho.

3. Tomada de decisões estratégicas

Ao entender a natureza de cada uma das despesas da empresa, os gestores podem tomar decisões estratégicas com maior assertividade.

Isso porque ter uma visão mais ampla permite, por exemplo, identificar oportunidades de corte de custos ou redirecionamento de recursos para outras áreas.

Portanto, a classificação entre despesas fixas e variáveis abre as portas para a criação de planos de ação mais eficazes para otimizar gastos e aumentar a lucratividade.

4. Controle sobre a margem de lucro

Por fim, a correta classificação das despesas torna mais fácil o processo de monitorar a relação entre custos e receitas. Isso ajuda a empresa a calcular com maior precisão a margem de lucro.

Ou seja, é possível obter uma melhor gestão dos preços de produtos e serviços, podendo realizar ajustes precisos para aumentar a competitividade no mercado.

Sendo assim, entender as despesas da empresa é indispensável para qualquer gestão financeira eficiente. Por isso, este processo não pode passar despercebido pelos gestores.

Aproveite para ler: Reembolso de despesas: 5 erros que sua empresa deve evitar

Quais as melhores práticas para gerenciar despesas fixas e variáveis?

Fazer a gestão de despesas fixas e variáveis de forma eficiente é fundamental para garantir a saúde financeira de uma empresa.

Contudo, uma boa gestão envolve uma série de boas práticas, como monitoramento constante, uso de tecnologias e definição das melhores estratégias para reduzir gastos desnecessários.

Acompanhe conosco algumas dicas que podem ajudar sua empresa a fazer um gerenciamento mais assertivo:

1. Monitore as despesas regularmente

Acompanhar todas as despesas em tempo real permite identificar padrões de consumo e, com isso, tomar decisões com base em dados.

Desta forma, uma empresa não somente alcança um maior controle financeiro, como também encontra oportunidades de economia com mais facilidade.

Para isso, deve-se usar dashboards ou relatórios periódicos para analisar o comportamento das despesas ao longo do tempo.

Com a Paytrack, sua empresa faz a gestão de viagens e despesas corporativas em um lugar só, fazendo o monitoramento em tempo real e obtendo os melhores insights sobre o seu negócio.

2. Utilize tecnologias de automação

Automatizar o processo de gestão de despesas é essencial para toda e qualquer empresa que deseja se manter competitiva no mercado.

Isso porque um sistema de gestão ajuda a reduzir erros, economiza tempo dos colaboradores e centraliza todas as informações importantes.

Sendo assim, os gestores de uma empresa encontram uma maior eficiência tanto no controle financeiro quanto na geração de relatórios personalizados.

3. Estabeleça metas de gastos para cada categoria

Ter uma política de despesas corporativas é indispensável. Com ela, é possível definir limites para despesas fixas e variáveis, ajudando a empresa a manter os seus custos sempre dentro do orçamento planejado.

Com regras e diretrizes bem definidas e comunicadas para todos os colaboradores, a empresa colhe uma maior conformidade em seus gastos.

4. Eduque sobre a importância da gestão de despesas

Promover uma cultura organizacional que valorize o controle financeiro e a conscientização sobre a importância de gerir bem os recursos da empresa é crucial.

Para isso, é importante promover treinamentos para os colaboradores com o intuito de reforçar todas as boas práticas definidas na política de despesas.

Como resultado, a empresa garante um maior engajamento dos colaboradores no cumprimento das metas financeiras.

Leia também: Análise SWOT: o que é e como aplicar no setor financeiro?

Paytrack como parceira estratégica na gestão de despesas

A Paytrack é uma plataforma all-in-one que ajuda a sua empresa desde na gestão de viagens corporativas até no controle e monitoramento de todas as despesas.

Ao oferecer ferramentas integradas e tecnologia avançada que ajudam empresas a otimizar seus processos e reduzir custos, a Paytrack se posiciona como uma parceira estratégica do seu negócio.

Com as nossas soluções, sua empresa automatiza tarefas manuais, como relatórios de despesas, validação de notas fiscais e conformidade com políticas corporativas, reduzindo o tempo gasto pela equipe e minimizando erros e fraudes.

Portanto, com todas essas funcionalidades, a Paytrack transforma a gestão de despesas em um processo mais eficiente, seguro e econômico. Para descobrir como sua empresa pode se beneficiar, não deixe de falar com um dos nossos especialistas: