Acordos com locadoras de carros: como eles funcionam?

Como a sua empresa faz a gestão de viagens corporativas? No momento de planejar o deslocamento de um colaborador para outra cidade ou estado, garantir condições vantajosas em serviços de transporte é fundamental. Por isso, muitas empresas optam por fazer acordos com locadoras de carros.

Desse modo, é possível garantir o bem-estar e conforto do viajante, enquanto a empresa usufrui de diversos benefícios. Por exemplo, estes acordos possibilitam condições mais favoráveis quando se possui uma alta demanda de viagens.

Ou seja, a locação de veículos por meio de acordos com locadoras de carros é uma forma de aumentar o controle sobre o transporte dos colaboradores. Logo, para quem busca otimizar a gestão de viagens corporativas, entendê-los faz toda a diferença.

Para proporcionar uma visão mais ampla sobre estes acordos, preparamos um guia completo sobre o assunto. Acompanhe conosco e descubra como eles podem garantir maior eficiência no controle de suas despesas de viagem.

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O que são acordos com locadoras de carros?

Um acordo com locadoras de carros nada mais é do que um contrato firmado entre a empresa com alto volume de viagens corporativas e a locadora de veículos, visando garantir condições exclusivas e personalizadas para o aluguel de automóveis.

Por exemplo, uma empresa pode estabelecer um contrato com a Localiza ou com a Movida, a fim de obter tarifas reduzidas diante da alta demanda de viagens, benefícios adicionais e maior flexibilidade na hora de realizar as reservas.

No momento de alugar um veículo, é muito comum que o pagamento das reservas seja feito de forma antecipada. No entanto, por meio de um acordo, as empresas podem arcar com as despesas de aluguel de veículos de maneira recorrente, ou seja, todo mês.

Sendo assim, os acordos com locadoras de carros são estabelecidos de acordo com as necessidades apresentadas pela empresa. O objetivo é otimizar a gestão de viagens corporativas e melhorar a experiência dos colaboradores.

Como funcionam os acordos com locadoras de carros para empresas?

Como foi possível entender, os acordos com locadoras de veículos são feitos com o intuito de proporcionar uma estrutura contratual econômica e personalizada para a locação de carros durante viagens corporativas.

Tais acordos funcionam, na maioria das vezes, como contratos de longo prazo, onde ambas as partes definem as condições para as reservas. Com isso, é possível simplificar e otimizar a experiência de locação para as empresas.

Durante a negociação de um acordo, a locadora precisa levar em consideração uma série de fatores, como por exemplo:

• Volume de locações para viagens corporativas;
• Frequência de uso dos veículos;
• Categorias de veículos preferenciais da empresa;
• Coberturas adicionais, como seguro;
• Etc.

Desta forma, os acordos garantem um controle financeiro mais detalhado para as empresas. Afinal, eles proporcionam uma maior previsibilidade orçamentária e um monitoramento das despesas associadas às viagens.

Quais os benefícios destes acordos com locadoras de carros?

Para empresas que realizam a locação de veículos com bastante frequência, firmar acordos com locadoras de carros se mostra muito benéfico. Afinal, como foi possível ver, é possível garantir algumas condições mais favoráveis.

A seguir, confira alguns dos principais exemplos de como essas empresas podem se beneficiar na gestão de viagens e despesas corporativas:

1. Redução de custos

A redução de custos é, sem sombra de dúvidas, um dos principais benefícios ao se buscar um acordo com locadoras de carros. Ao negociar tarifas exclusivas mediante ao alto volume de reservas, as empresas podem garantir uma grande economia no final de cada mês.

Além disso, ao centralizar a locação de veículos em um único parceiro, é possível negociar descontos progressivos à medida que a demanda de locação aumenta, o que pode aumentar ainda mais a economia proporcionada.

2. Processo de reserva simplificado

Ao estabelecer um acordo com locadoras de veículos, a empresa passa a usufruir de um acesso facilitado a sistemas de reservas integrados. Ou seja, agora as reservas podem ser feitas de forma prática e sem burocracia.

Sendo assim, os gestores encontram uma maior facilidade para planejar uma viagem corporativa e asseguram a disponibilidade de veículos conforme a demanda, evitando qualquer tipo de imprevisto que possa comprometer o deslocamento.

3. Aumento do controle e compliance

A centralização das locações de veículos para viagens corporativas de uma empresa por meio de um acordo garante transparência e controle sobre as políticas de viagens. Afinal de contas, agora é possível monitorar os gastos mais de perto.

Além disso, também é possível garantir que os colaboradores cumpram à risca a política de viagens corporativas, seja respeitando as categorias de veículos definidas pela empresa ou pela quantidade de diárias. De todo modo, a empresa ganha maior conformidade.

4. Melhora a experiência do colaborador

Os acordos com locadoras de carros não beneficiam somente as empresas, mas também os colaboradores que estão em uma viagem a trabalho. Isso porque eles passam a usufruir de uma experiência de viagem mais confortável e produtiva.

Ou seja, todo este processo reduz possíveis desgastes que podem ocorrer durante um deslocamento e permite que os colaboradores possam manter o foco nas atividades profissionais, resultando em uma viagem mais eficaz.

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Passo a passo para implementar acordos com locadoras de carros

A implementação de um acordo com locadoras de carros pode ser uma excelente estratégia tanto para otimizar custos como também melhorar a gestão de viagens corporativas. No entanto, como colocá-los em prática?

A seguir, selecionamos alguns passos essenciais para que sua empresa consiga firmar um contrato vantajoso e eficiente com uma locadora. Confira:

1. Avalie a demanda interna de locação de veículos

O primeiro passo a ser adotado por uma empresa é analisar a demanda de locação da empresa. Neste momento, vale a pena se questionar: quantas viagens corporativas são realizadas mensalmente? Qual o perfil de veículos mais utilizado pelos colaboradores?

Tais respostas ajudarão a entender quais são as reais necessidades apresentadas pela empresa e a negociar os termos adequados para o acordo com os prestadores de serviços que atuam nesta área.

2. Identifique e avalie quais são os potenciais parceiros

Após entender quais são as demandas internas da organização,  pesquise pelas locadoras que oferecem pacotes corporativos e benefícios específicos para as empresas.

Além disso, é importante levar em consideração alguns fatores como a reputação desses parceiros, variedade de veículos, condições de seguro e a disponibilidade de cada locadora para atender às necessidades de viagens corporativas.

3. Negocie termos dos acordos e tarifas especiais

Após passar pelas etapas anteriores, chegou o momento de negociar os acordos com as locadoras. Neste momento, é importante buscar, por exemplo, por tarifas fixas e descontos proporcionais ao volume de locações de veículos.

Outro ponto importante é avaliar a implementação de itens como upgrades de categoria e, além disso, obter seguro total no contrato, sempre que possível.

4. Defina quais as regras de uso e a integridade do acordo

É fundamental definir diretrizes claras sobre o uso dos veículos em viagens corporativas e, além disso, incorporar a política de viagens no acordo para garantir que os colaboradores sigam as normas e limites de locação.

Tais diretrizes ajudam a empresa a manter não somente o controle financeiro, como também aumentar o compliance do programa de locação de carros.

5. Implemente os acordos e monitore o acordo regularmente

Após firmado o contrato, deve-se implementar um processo para monitorar as locações e, assim, avaliar a satisfação dos colaboradores com o serviço da locadora.

Deste modo, realize revisões periódicas e, se necessário, ajuste possíveis termos para manter o acordo com locadoras de carros alinhado às necessidades e expectativas da empresa.

Confira: Bid de viagens corporativas: o que é e qual sua importância?

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Estabelecer acordos com locadoras de veículos não somente reduz os custos da sua empresa, como também aumenta a eficiência na gestão de viagens corporativas e melhora a experiência dos colaboradores.

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