Sourcing de Hotéis: guia completo sobre essa estratégia

No processo de gerir viagens corporativas, as empresas se deparam com uma série de desafios e escolhas que impactam diretamente o seu orçamento. Um deles é a escolha da melhor hospedagem para o viajante. Neste momento, o sourcing de hotéis é uma estratégia eficaz e repleta de benefícios.

Essa solução busca obter tarifas exclusivas com diferentes tipos de hospedagem a fim de garantir uma maior economia para a empresa e, além disso, proporcionar o bem-estar e conforto do viajante durante o período fora.

Desta maneira, o sourcing de hotéis surge como uma ferramenta indispensável na gestão de viagens corporativas. Afinal de contas, todas as partes envolvidas em uma viagem a trabalho podem se beneficiar.

E onde a Paytrack entra nesta história? Continue acompanhando este conteúdo e descubra como sua empresa pode economizar dinheiro e otimizar processos com uma solução voltada para o aumento da eficiência no controle de viagens.

Aproveite e leia conosco: Agência de viagens corporativas: como encontrar a melhor opção?

O que é o sourcing de hotéis?

O sourcing de hotéis nada mais é do que um processo de negociação e contratação de tarifas exclusivas com diferentes redes hoteleiras. O principal objetivo é garantir condições mais vantajosas para empresas com alto volume de viagens corporativas.

Esse processo envolve desde a fase de pesquisa e seleção dos hotéis parceiros até a definição das políticas de viagens corporativas da empresa. Afinal, a escolha da melhor hospedagem precisa respeitar regras e diretrizes impostas pela organização.

Ou seja, critérios como categoria do quarto, benefícios incluídos e flexibilidades em eventuais cancelamentos e reservas são fatores a serem considerados no momento de selecionar as melhores hospedagens para uma empresa.

Desta forma, o sourcing de hotéis permite que uma empresa tenha um maior controle sobre as despesas relacionadas à hospedagem. Enquanto isso, ela também oferece mais conforto para o viajante, que pode focar nos objetivos do deslocamento.

A Paytrack ajuda a empresa a fazer a gestão de viagens corporativas de forma eficiente e personalizada. Isso porque a plataforma possibilita comparar tarifas e facilitar a escolha do hotel de acordo com suas políticas.

Qual a importância do sourcing de hotéis?

Segundo um levantamento feito pela Allied Market Research, o mercado de hospedagens em viagens corporativas pode vir a movimentar cerca de $450 bilhões até o ano de 2028.

Deste modo, manter as viagens corporativas em conformidade com as políticas internas é essencial. Afinal, a empresa garante que o orçamento para deslocamentos seja sempre respeitado e aumenta a prevenção contra fraudes.

Neste momento, o sourcing de hotéis surge como uma estratégia indispensável. Agora, a organização ganha previsibilidade nas despesas de hospedagem, fortalece sua política de viagens e consegue fornecer aos seus colaboradores acomodações de qualidade com condições mais vantajosas.

Sendo assim, acompanhe conosco alguns dos principais benefícios proporcionados pelo sourcing de hotéis e descubra qual sua importância na gestão de viagens:

1. Economia e previsibilidade de gastos

A redução de custos com hospedagem é, sem sombra de dúvidas, um dos principais benefícios do sourcing de hotéis. Ao negociar tarifas exclusivas, as empresas diminuem as despesas com viagens de forma significativa.

Outro ponto importante é a previsibilidade de gastos. Ou seja, a empresa pode planejar as suas despesas de forma mais assertiva, evitando os indesejáveis gastos desnecessários e mantendo o controle sobre os custos.

Com o apoio da Paytrack, tais condições se tornam ainda mais vantajosas. Afinal de contas, a plataforma facilita o monitoramento de acordos e a visualização das tarifas previamente negociadas com as redes hoteleiras.

2. Conforto e bem-estar dos colaboradores

O sourcing de hotéis também impacta diretamente no nível de satisfação e produtividade dos colaboradores durante uma viagem.  Isso porque a empresa garante que eles se hospedem em locais confortáveis e bem localizados.

Por exemplo, pense no desgaste que uma hospedagem de baixa qualidade poderia gerar em um colaborador que viajou para fechar acordos para a empresa? Neste momento, uma noite mal dormida pode custar caro!

É nítido que viajantes que se hospedam em locais de qualidade e estratégicos tendem a se sentir mais valorizados e satisfeitos. Isso contribui no seu bem-estar e, consequentemente, em um melhor desempenho nas suas atividades profissionais.

3. Fortalecimento das políticas de viagens

Uma política de viagens clara e bem definida faz toda a diferença para a gestão de viagens corporativas de uma empresa. Neste momento, o sourcing de hotéis se destaca, uma vez que mantém as hospedagens sempre de acordo com as regras e diretrizes impostas pela organização.

Com contratos de hospedagem bem definidos, a empresa pode direcionar os seus colaboradores para aqueles hotéis que atendam aos requisitos estabelecidos, evitando assim reservas fora das diretrizes de viagens.

Sendo assim, vale ressaltar que uma política robusta promove maior compliance e reduz a possibilidade de gastos fora do orçamento. Com o suporte da Paytrack, as empresas podem implementá-la de forma prática, assegurando que cada viagem siga as regras previamente acordadas.

4. Simplificação da gestão de viagens

Por fim, mas não menos importante, o sourcing de hotéis proporciona uma visão centralizada das reservas de viagens, de cada contrato e das tarifas negociadas. Isso simplifica o processo de gestão e torna a vida dos gestores menos complicada.

Ao tomar decisões mais assertivas no sentido de hospedagem, pode-se otimizar o tempo da equipe responsável, permitindo que a empresa foque em seu core business.

Neste momento, a automação e a integração de processos proporcionada pela Paytrack reduzem a carga operacional, tornando a gestão de hospedagem mais ágil e eficiente.

Leia também: Direitos e deveres em viagens corporativas: guia completo

Como elaborar um processo de sourcing de hotéis?

Elaborar um processo de sourcing de hotéis envolve várias etapas e, por isso, contar com a Paytrack é fundamental. Afinal, somos especialistas e referência no mercado de viagens corporativas, o que facilita a vida da sua empresa.

Com isso, esse processo estratégico vai garantir que a empresa obtenha sempre as melhores condições de hospedagem, obtendo maior economia e proporcionando uma experiência de viagem confortável aos colaboradores.

A seguir, veja conosco as principais etapas para que seja possível desenvolver um processo de sourcing de hotéis eficaz:

1. Análise das necessidades de hospedagem

O primeiro passo é entender quais são as principais necessidades de hospedagem em viagens corporativas da empresa. Neste momento, é importante levar em consideração as políticas e diretrizes internas que regem a tomada de decisão.

Deste modo, o ideal é fazer uma análise de diferentes fatores que podem influenciar na escolha, como por exemplo:

• Quais os destinos mais frequentes das viagens corporativas;
• O  volume de colaboradores que viajam regularmente;
• Quais categorias de hotéis que se alinham com o perfil da empresa e a política de viagens.

Com essas informações, é possível direcionar o sourcing de hotéis para locais e estabelecimentos que atendem suas demandas e não comprometam suas políticas.

2. Pesquisa e seleção de fornecedores

Após identificar quais as necessidades da empresa, a próxima etapa é realizar uma pesquisa de mercado para conhecer e, posteriormente, selecionar quais serão os possíveis fornecedores. Nesta parte, é fundamental:

• Mapear as melhores redes e hotéis nas regiões-alvo;
• Avaliar o histórico, avaliações e a reputação destes hotéis no mercado;
• Considerar qual a capacidade dos hotéis em atender demandas de grande volume, caso seja necessário.

Portanto, essa seleção permite identificar quais fornecedores oferecem o equilíbrio entre qualidade e custo, correspondendo às expectativas da empresa.

3. Negociação de tarifas e condições

A etapa de negociação é essencial para assegurar que a empresa consiga tarifas corporativas vantajosas e outras condições exclusivas. São valores cruciais para esta etapa:

• Negociar valores, formas de pagamento e políticas de cancelamento mais flexíveis;
• Considerar benefícios adicionais, como upgrades de quarto e café da manhã incluído;
• Estabelecer condições de pagamento e prazos que estejam alinhados com o fluxo financeiro da empresa.

Neste momento, a Paytrack oferece uma série de opções que visam atender às necessidades da organização em suas viagens corporativas.

4. Formalização de contratos

Com as condições já acordadas entre ambas as partes, chega o momento de formalizar os contratos com os fornecedores. Essa etapa envolve:

• Definir e documentar todas as condições acordadas, como preços, políticas e benefícios;
• Estabelecer a vigência do contrato e os critérios para renovação;
• Garantir que o contrato esteja em conformidade com a política de viagens da empresa.

Essa formalização é de fundamental importância para que tanto a empresa quanto o fornecedor tenham segurança jurídica e maior clareza em relação às condições firmadas.

5. Avaliação e revisão periódica

Por fim, é importante sempre revisar o processo de sourcing regularmente para verificar se os contratos continuam vantajosos para a empresa. Para isso, é preciso levar em consideração os seguintes fatores:

• Analisar indicadores como custo médio por reserva, taxa de ocupação e satisfação dos viajantes;
• Reavaliar as necessidades da empresa e considerar a possibilidade de negociar novos acordos.
• Ajustar as condições ou revisar fornecedores, caso seja necessário, para manter a eficiência do sourcing.

Essa etapa final permite melhorar o processo de forma contínua, assegurando uma gestão de viagens corporativas otimizada e adaptada às mudanças no mercado e às necessidades apresentadas pela organização.

Confira: Meios de pagamentos em viagens corporativas: quais as melhores opções?

Principais dúvidas sobre o sourcing de hotéis

Dúvidas sobre a implementação e melhoria do sourcing de hotéis são bastante comuns na gestão de empresas. Sendo assim, para você entender melhor este processo, selecionamos alguns dos questionamentos mais comuns. Confira abaixo:

Qual o melhor momento para negociar as tarifas de hotéis?

Certamente, o período mais propício para negociar condições exclusivas com hotéis é antes das altas temporadas e grandes eventos locais. Afinal, os preços tendem a ser mais flexíveis e, além disso, há maior disponibilidade.

Deste modo, realizar as negociações com antecedência é benéfico principalmente para aquelas empresas que possuem destinos frequentes em sua rota de viagens.

Como definir os melhores fornecedores para hospedagem?

A escolha dos melhores fornecedores varia de acordo com uma série de fatores. Com isso, pontos como destinos frequentes, perfis de colaboradores e volume de reservas devem nortear a seleção das melhores opções.

Ou seja, ao compreender quais são as principais necessidades da empresa, é possível fazer um levantamento dos fornecedores. O próximo passo é negociar as melhores condições para um alto volume de viagens.

Contratos anuais x sourcing contínuo: qual é o ideal?

Geralmente, existem dois tipos de abordagem no sourcing de hotéis: a elaboração de contratos anuais e sourcing contínuo. Entender qual é a melhor opção é fundamental para os processos de viagens da empresa.

Um contrato anual, por exemplo, é capaz de garantir uma maior previsibilidade de tarifas, o que é ideal para empresas que possuem destinos frequentes e rotas previamente definidas.

Por outro lado, o sourcing contínuo permite a realização de ajustes conforme fatores como mudanças de demanda e sazonalidade. Sendo assim, ele garante uma maior competitividade em momentos-chave do ano.

Conte com a Paytrack como aliada na gestão de viagens corporativas

Como foi possível compreender, a prática do Sourcing de Hotéis realizado pela Paytrack traz uma série de vantagens para empresas que buscam otimizar o planejamento e a execução de suas viagens corporativas.

Por meio de uma abordagem especializada, a plataforma oferece um processo completo de negociação e gestão de hospedagem, centralizando a contratação de hotéis parceiros e, com isso, garantindo que as empresas tenham acesso às melhores tarifas, condições e padrões de qualidade.

Além disso, a Paytrack permite que as empresas tenham uma visão estratégica sobre suas despesas de hospedagem e demais etapas de um deslocamento a trabalho, facilitando o monitoramento e o controle dos custos ao longo de cada viagem.

Essa abordagem de sourcing contribui para uma experiência de viagem mais positiva para os colaboradores, proporcionando uma hospedagem de qualidade e bem localizada, além de gerar economia e previsibilidade para o orçamento de viagens corporativas.

Quer colher os benefícios de uma plataforma que centraliza e otimiza a gestão de viagens corporativas? Entre em contato com um dos nossos consultores e conte com a Paytrack como uma parceira estratégica da sua empresa.