Plataforma de gestão de despesas: como escolher uma?

Como sua empresa lida com as suas despesas? Gerir cada um dos gastos empresariais é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores desafios de uma organização. Por isso, contar com uma plataforma de gestão de despesas é essencial.

Afinal de contas, estamos falando de uma solução tecnológica que traz consigo diversos benefícios. Além de ganhar mais eficiência, um sistema de gestão também aumenta o compliance da empresa, reduzindo o risco de erros e fraudes.

No entanto, você já se perguntou como escolher a melhor plataforma de gestão de despesas para sua empresa? Neste momento, é fundamental levar alguns fatores em consideração, visto que eles garantem a viabilidade desta automatização.

Se você não sabe como tomar esta decisão com eficiência, não se preocupe! Neste artigo, vamos explorar a importância dos sistemas de gestão e te ajudar a escolher a melhor opção para sua organização. Confira!

Leia também sobre Adiantamento de despesas: o que não fazer?

O que é a gestão de despesas?

A gestão de despesas é um dos principais pilares da gestão empresarial. Afinal, ela diz respeito ao controle, organização e monitoramento de todos os gastos de uma empresa, sejam eles relacionados a viagens corporativas, materiais, fornecedores etc.

Esse controle é essencial para a saúde financeira de uma empresa. Isso porque ele permite a melhor utilização dos recursos, evita gastos desnecessários e facilita a tomada de decisões com base em dados financeiros.

No entanto, muitas empresas ainda fazem a gestão de despesas de forma manual. Ou seja, com o uso de planilhas e contas feitas à mão. Tais práticas, por serem ultrapassadas, abrem espaço para erros e fraudes.

Por isso, contar com uma plataforma de gestão de despesas é fundamental para melhorar os processos da empresa. Ela permite centralizar todos os gastos em um único lugar, simplificando o processo de análise e aprovação de despesas.

Além disso, sistemas de gestão automatizam diferentes tarefas, como o reembolso de despesas e o controle de gastos por categoria. Isso facilita o trabalho dos gestores, uma vez que garante conformidade em todas as despesas.

O que é uma plataforma de gestão de despesas?

A fim de aumentar a eficiência na gestão de despesas, empresas de todos os portes e tipos recorrem para os sistemas de gestão, como a Paytrack.

Uma plataforma de gestão de despesas permite que as empresas possam controlar, monitorar e automatizar todos os processos relacionados aos gastos corporativos.

Com dados reunidos em um só lugar, os gestores podem fazer análises financeiras mais assertivas e detalhadas, além de acompanhar relatórios, realizar reembolsos e manter as despesas sempre em conformidade com as políticas internas.

Deste modo, a principal função de uma plataforma de gestão de despesas é automatizar processos manuais que envolvem o controle financeiro. Com isso, eles se tornam mais eficientes e menos sujeitos a erros.

Plataformas como a Paytrack possuem recursos de integração com ERPs, permitindo que as transações e dados financeiros sejam integrados com os demais sistemas da empresa. Isso permite uma visão mais ampla das finanças corporativas.

Como escolher uma plataforma de gestão de despesas?

Tamanha a importância de uma plataforma de gestão de despesas, escolher a ideal para a empresa é uma decisão muito importante. Afinal, ela impacta diretamente na eficiência do controle financeiro e nos demais processos internos.

Contudo, como fazer uma escolha correta? Neste momento, é essencial avaliar algumas características que influenciam na adaptação da plataforma às necessidades da empresa. Por isso, veja quais fatores analisar:

1. Funcionalidades indispensáveis

O primeiro passo para escolher um sistema de gestão de despesas é analisar o que ele é capaz de oferecer. Ou seja, verifique quais são suas funcionalidades e como elas podem atender as necessidades da empresa.

Recursos essenciais como a automação de reembolsos, controle de categoria de despesas, políticas de aprovação personalizáveis e integração com sistemas ERP podem fazer toda a diferença na gestão de despesas.

Afinal, eles garantem que a plataforma atenda às demandas operacionais da empresa. Com isso, o trabalho do departamento financeiro ganha eficiência e, consequentemente, menos retrabalho.

2. Facilidade de uso

Outro fator que não pode ficar de fora desta análise é a usabilidade da plataforma. Deste modo, um sistema de gestão de despesas deve ser intuitivo e fácil de usar, tanto para os colaboradores quanto gestores.

Plataformas com uma interface simples e user-friendly garantem maior adesão e facilitam a transição de processos manuais para automáticos. Logo, quanto menos dúvidas os envolvidos tiverem, maior será a sua eficiência.

3. Flexibilidade e personalização

Toda empresa precisa de uma política de despesas corporativas. Com isso, é fundamental que a plataforma ofereça flexibilidade para se adaptar às políticas internas e ao fluxo de trabalho da organização.

Desta forma, deve-se verificar se o sistema permite personalizar os fluxos de aprovação, criar categorias de despesas e se ajustar às regras e diretrizes que regem viagens e reembolsos.

Quanto mais parametrizável for a plataforma, melhor será o seu alinhamento com as demandas apresentadas pela empresa. Neste momento, conte com a Paytrack, uma vez que nos adaptamos à sua empresa.

4. Relatórios e análise de dados

Plataformas de gestão de despesas são benéficas de diferentes formas para uma empresa. Um dos principais benefícios é a capacidade de fornecer relatórios detalhados e análises financeiras que funcionam como base para a tomada de decisões.

Com isso, a escolha ideal deve permitir a criação de relatórios em tempo real, visualização de dashboards gerenciais e, além disso, fornecer acesso a métricas sobre cada um dos gastos da empresa. Isso é essencial e proporciona transparência e otimiza a gestão financeira.

Ao levar cada um destes fatores em consideração, é possível selecionar uma plataforma que atenda plenamente às necessidades da sua empresa.

Não deixe de ler sobre Cartão de crédito empresarial x cartão corporativo: qual escolher?

Por que contar com a Paytrack na gestão de despesas?

A Paytrack é uma plataforma completa para a gestão de despesas e viagens corporativas, projetada para aumentar a eficiência financeira e reduzir custos. Ao utilizá-la, sua empresa colhe benefícios que não apenas facilitam o controle de custos, mas também oferecem uma visão estratégica para tomada de decisões.

Portanto, confira conosco o porquê sua empresa deve utilizar a Paytrack como plataforma de gestão de despesas:

1. Identifique oportunidades de economia e otimize seus recursos

Com a Paytrack, você pode identificar facilmente oportunidades de economia por ter uma visão consolidada dos gastos da empresa.

Afinal de contas, a plataforma oferece relatórios detalhados que permitem a visualização de onde os recursos estão sendo alocados, ajudando assim a otimizar processos e reduzir aqueles custos desnecessários.

2. Obtenha controle total das despesas e evite surpresas desagradáveis

A Paytrack conta com uma plataforma que oferece um controle total sobre as despesas corporativas. Isso é essencial, pois garante que todas as movimentações sejam monitoradas em tempo real pelos gestores.

Deste modo, torna-se mais fácil evitar surpresas desagradáveis no fechamento do mês, como gastos imprevistos ou excessivos, proporcionando maior transparência em todos os processos.

3. Liberte-se da papelada e do trabalho manual

Agora sua empresa pode se libertar do excesso de papéis e de processos manuais na gestão de despesas. Isso porque a Paytrack automatiza tarefas rotineiras e libera tempo para que seja possível focar em atividades estratégicas.

4. Políticas de despesas flexíveis

A plataforma de gestão de despesas oferece recursos avançados para detectar gastos não autorizados ou fora da política de despesas da empresa. Isso aumenta o compliance e ajuda a prevenir fraudes, uma das maiores preocupações em grandes corporações.

Além disso, com a Paytrack, a empresa pode criar políticas de despesas flexíveis que se ajustam às necessidades de diferentes departamentos ou equipes.

A personalização das regras garante que as despesas sigam as diretrizes da empresa, sem restringir a agilidade e a produtividade dos colaboradores.

5. Aprovações inteligentes

A Paytrack também permite a criação de fluxos de aprovação inteligentes, onde as aprovações de despesas podem ser automatizadas com base em regras predefinidas.

Com isso, a plataforma reduz o tempo de espera e acelera o processo de prestação de contas, além de garantir conformidade em todas as etapas.

Portanto, se sua empresa está em busca de um sistema de gestão de despesas, conte com a Paytrack! Aproveite para falar com um dos nossos consultores e descobrir como a sua empresa pode se beneficiar com uma plataforma completa.