Como fazer o armazenamento de documentos físicos?

Na rotina administrativa, principalmente de empresas que trabalham com viagens corporativas, um dos pontos que mais requer atenção é o recebimento e armazenamento de documentos físico, como notas fiscais.

Viagens corporativas são essenciais para o desenvolvimento empresarial, isso porque será através destes deslocamentos que oportunidades de negócios, vendas e expansões poderão ser concretizadas. Porém, viagens corporativas geram um número alto de documentos fiscais que precisam ser analisados e, em casos de gestão manual, armazenados.

Você sabe qual o procedimento correto para o armazenamento de documentos fiscais, e como deixar este processo mais simples e sem a necessidade de acumular fisicamente todos estes documentos? Este artigo vai te auxiliar!

O que diz a lei sobre o armazenamento de documentos físicos?

De acordo com a lei tributária brasileira, apenas empresas que optam pelo Lucro Real podem fazer dedução de despesas com viagens, transportes e alimentação. Porém não é necessário o armazenamento de documentos físicos.

A legislação que rege o ​armazenamento ​dos cupons fiscais, ditando sua guarda e necessidade de apresentação, foi totalmente reformulada. Com a criação da Lei do Processo Digital (11.419/2006), gerou-se um constante movimento para a modernização dos processos de receita. 

Veja as leis e decretos que regem o arquivamento e documentação digital de comprovantes fiscais:

1 – Em 10 de julho de 2012, foi publicada a Lei º 12.682/12 que trata da elaboração e do ​arquivamento de documentos em meios digitais​. 

2 – Em outubro de 2013, o Decreto nº 70.235/72, que regulamenta o processo administrativo tributário, foi modificado para permitir que os atos processuais fossem formalizados em formato digital, exclusivamente. 

3 – Em 2016, a Receita Federal Brasileira editou a Instrução Normativa nº 16/08/2016, determinando que todas as discussões de processos administrativos sejam feitas por meios digitais. Não são mais aceitos documentos físicos e, mesmo que isso se torne necessário por problemas técnicos, ​esses documentos serão digitalizados​. 

4 – Nos termos da alteração promovida no Decreto nº 70.235/72, após a implementação das medidas citadas acima, os documentos armazenados eletronicamente passaram a ter o mesmo valor que os documentos originais. 

5 – Por fim, em dezembro de 2016, a Receita Federal editou a portaria nº 1.674/2016, ​permitindo que fiscais descartem documentos físicos​, em caso de já terem sido apresentados por meio eletrônico.

Guarda de documentos

LEI Nº 9430/1996 – ARTIGO 37 

A lei que rege a guarda de documentos em seu artigo 37, diz que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutem em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. Este prazo, segundo o Código Tributário Nacional, é de 5 anos. 

Importante: A guarda de documentos é obrigatória. Embora a Legislação não especifique se os documentos devem ser guardados em meio digital ou físico, todas as normas acima identificadas, apontam ​com segurança​, para a guarda dos arquivos em meio digital. 

Aliás, nas fiscalizações realizadas pelos órgãos públicos, a entrega dos documentos em meio digital é regra, e não exceção. 

Código Tributário Nacional – LEI 5172/1966 

O Código Tributário Nacional, diz que para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. 

Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal, e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. 

Importante: ​Novamente não é citada a forma de armazenamento dos documentos. Por falta de determinação, as empresas acabaram optando por guardar comprovantes originais sem saber se, de fato, era necessário. 

Uma vez validados e digitalizados, os documentos passam a ter o mesmo valor probatório dos originais​. Já sobre o uso de ​foto como prova, ou armazenamento​, a lei também tem alguns pontos importantes a serem observados. 

Código de Processo Civil – ARTIGO 422 

Qualquer reprodução mecânica, como a fotográfica, a cinematográfica, a fonográfica ou de outra espécie, tem aptidão para fazer prova dos fatos ou das coisas representadas, se a sua conformidade com o documento original não for impugnada por aquele contra quem foi produzida. 

Observação:​ Uma foto pode ser usada como prova, apenas quando passar por perícia ou autenticação. 

Código de Processo Civil – ARTIGO 436 

A parte, intimada a falar sobre documento constante dos autos, poderá: 

I – impugnar a admissibilidade da prova documental; 

II – impugnar sua autenticidade; 

III – suscitar sua falsidade, com ou sem deflagração do incidente de arguição de falsidade; 

IV – manifestar-se sobre seu conteúdo. 

Parágrafo único. Nas hipóteses dos incisos II e III, a impugnação deverá basear-se em argumentação específica, não se admitindo alegação genérica de falsidade. 

Isso nos diz que a autenticidade da foto pode ser impugnada, mas para isso é necessário que seja fundamentada, não sendo possível apenas o uso de alegações genéricas. 

Código de Processo Civil – ARTIGO 429 

Incumbe o ônus da prova quando: 

I – se tratar de falsidade de documento ou de preenchimento abusivo, à parte que a arguir; 

II – se tratar de impugnação da autenticidade, à parte que produziu o documento 

Importante: Em caso de impugnação de autenticidade, o ônus de provar que o documento é autêntico é daquele que produziu o documento. Em caso de falsidade, o ônus da prova é de quem alega falsidade. 

No caso de uma viagem, por exemplo, todo o contexto em que foi realizada e seu histórico armazenados no sistema, poderiam servir de meio de prova para comprovantes de despesas. 

Solução digital: como as gestões se beneficiam utilizando uma plataforma moderna e all-in-one?

Como pudemos ver, além de ser um grande tomador de tempo e espaço, o armazenamento manual de documentos fiscais pode ser um problema sério para a gestão caso não seja realizado da forma correta.

Uma solução moderna e digital como a Paytrack, permite o armazenamento digital de documentos fiscais, centralizando todas as informações referentes à viagem ou despesa em um mesmo lugar, e ainda garantindo os cumprimentos das políticas internas através da tecnologia OCR.

Ao automatizar todos os processos de gestão de despesas na sua empresa, além de encontrar a otimização de tempo, será possível também otimizar dinheiro e garantir a segurança nas informações, isso porque, ao utilizar o sistema de despesas Paytrack, todos os dados estarão disponíveis e salvos em nuvem, sem ocupar espaço físico e estando a um clique de distância.

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