Vantagens da prestação de contas e reembolsos por aplicativo

Na era do imediatismo, aplicativos que oferecem processos simples e práticos são os mais requisitados, principalmente quando falamos de prestação de contas e despesas corporativas.

É comum fazer uma viagem e encontrar pessoas debruçadas sobre pilhas de papeizinhos, anotando manualmente (ou em planilhas) os custos que tiveram em uma determinada viagem de trabalho.

Essa situação é desagradável para o colaborador da empresa e abre margem para diversos erros, que podem passar despercebidos pela equipe que faz a gestão dessas viagens corporativas.

Uma das soluções para combater a situação é a utilização de um aplicativo, que vai registrar os lançamentos com precisão e em tempo real, tornando o dia a dia do colaborador e do backoffice muito mais fácil, com controle fácil e rápido

Neste artigo, vamos falar sobre as vantagens da prestação de contas e reembolsos por aplicativo. Continue a leitura e acompanhe!

Padronização dos processos

Com um aplicativo, todos os processos e fluxos de prestação de contas serão padronizados. Assim, sempre que o colaborador for lançar suas despesas o processo será o mesmo e ele saberá o que fazer, sem precisar do auxílio de outras pessoas. 

No caso do Paytrack, além de fazer a sua prestação de contas (ou o reembolso das despesas) da mesma forma todas as vezes, ele também o fará sempre no mesmo lugar, sem precisar de outras ferramentas complementares dentro da atividade. 

Proteção e exatidão dos dados na prestação de contas e reembolsos por aplicativo

Quando está em viagem, o colaborador precisa manter a atenção em diversos pontos, incluindo o motivo da viagem e as atividades que envolvem o deslocamento. 

Justamente por esse motivo, é possível que o viajante faça o registro incorreto ou esqueça de alguma despesa. A possibilidade de um dado importante ficar para trás e gerar um desfalque é grande. Por isso é fundamental ter em mãos uma solução que vai trazer dados exatos devido à facilidade ao lançar as despesas. 

A exatidão dos dados vai facilitar muito na mensuração das despesas e em ações estratégicas que podem ser desenvolvidas para reduzir os custos, por exemplo.

Além disso, grande parte dos cupons e notas fiscais são confeccionados em papel frágil, com uma tinta que desgasta facilmente devido ao tempo e à umidade.

Para a empresa, é altamente arriscado manter os dados das despesas dentro de planilhas e armazenar os cupons e notas para comprovar a veracidade das informações.

Praticidade e abrangência

Outra vantagem de prestar contas por aplicativo é a praticidade. Para os colaboradores que precisam viajar a trabalho com uma certa frequência a situação é ainda mais delicada. 

Se considerarmos que cada viagem gera diversas despesas e que cada despesa é um cupom ou nota fiscal, que precisa ser registrada manualmente, o funcionário precisa dispor de um tempo além do esperado para fazer esse lançamento.

E, é claro, uma viagem de trabalho gera mais demanda de atividades, novos contatos e outras perspectivas para os assuntos que já estavam sendo tratados.

Em meio a esse turbilhão de informações, fazer o registro manual das despesas do período da viagem acaba se tornando um processo moroso para o colaborador. Com um aplicativo, o usuário pode manter as despesas atualizadas durante a viagem.

A abrangência da prestação de contas via app também é um benefício expressivo, considerando que não apenas o viajante terá acesso, mas também o aprovador, o conferente, o gestor e todos os colaboradores que fizerem uso do aplicativo. 

Usabilidade e intuitividade

Ser intuitivo e fácil de usar também é um dos requisitos listados por empresas que buscam realizar a prestação de contas e reembolsos por aplicativo de qualidade.

O usuário precisa utilizá-lo sabendo o que está fazendo dentro do aplicativo sem muitas demonstrações complexas. Também é essencial que o usuário compreenda, de forma intuitiva, o caminho a ser feito para executar uma determinada demanda.

Percebeu como um aplicativo específico para a prestação de contas e despesas corporativas é não só uma alternativa interessante, como também necessária para uma empresa que preza a qualidade dos processos?

Benefícios como a padronização dos processos, proteção, exatidão de dados, praticidade, abrangência, usabilidade e intuitividade, são apenas algumas das vantagens que nós listamos. 

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