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Auditoria interna: por que sua equipe tem medo?
A auditoria interna é, sem dúvidas, um momento que divide opiniões em setores financeiros. É indiscutível sua importância e necessidade, mas ao mesmo tempo, gera muita apreensão nos profissionais da área. A questão é que, se todo o trabalho foi feito de forma adequada, nenhuma irregularidade será encontrada. Mas então, porque as pessoas se incomodam?
Em alguns casos, a questão gira em torno do processo. Empresas que ainda não estão digitalizadas podem ter que passar por processos pouco funcionais. Nesses casos, há uma dedicação de tempo e esforços que podem atrapalhar o fluxo de outras demandas.
De maneira geral, a auditoria deve ser encarada como um instrumento de suporte ao setor financeiro. Desde que ela seja feita com os recursos certos, ajudará a detectar falhas, fraudes e também práticas ruins dentro do departamento.
Neste post, trataremos em maiores detalhes este assunto. Saiba mais sobre a auditoria interna, para que ela serve e como conduzi-la de maneira produtiva!
Índice
- As questões que causam incômodo nas auditorias internas
- Os motivos pelos quais a auditoria interna é importante
- O papel da tecnologia nessa atividade
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As questões que causam incômodo nas auditorias internas
Auditorias sempre são um momento de apreensão entre os colaboradores do setor financeiro. O medo não é exatamente da detecção de fraudes, mas sim, de que erros operacionais sejam encontrados. Isso apontaria que processos utilizados não estão funcionando, o que pode resultar em mudanças nos hábitos cotidianos.
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Toda época de auditoria traz insegurança, medo e até mesmo estresse. Há alguns motivos que mostram porque esse trabalho tão essencial gera tamanho incômodo para pessoas do setor. Confira alguns pontos que merecem destaque.
Processo manuais
Processos manuais assustam você? Certamente eles colocam medo em qualquer pessoa! Em um momento no qual as tecnologias digitais são tão comuns, ter que trabalhar em tarefas que exigem esforço redobrado é realmente ruim. A situação fica ainda pior se estamos falando de auditorias feitas de maneira totalmente manual.
Além da necessidade de dedicação extra, há também a incidência de erros na auditoria. Sem o suporte de automação, fica difícil garantir um exercício impecável das tarefas. De um modo geral, o trabalho fica muito oneroso para o time financeiro, o que atrasa as outras demandas do setor e aumenta o custo do processo.
Feedback sobre falhas
Auditorias vão encontrar falhas, erros e até mesmo problemas provenientes de negligência na rotina financeira. É difícil encontrar uma empresa perfeita. Quando a detecção dessas questões acontecem, pode-se procurar por culpados. O problema é que quem comete esses erros não quer ter seus deslizes apontados e isso pode gerar atrito em equipes financeiras.
É importante que gestores saibam como apontar esses erros e oferecer feedbacks construtivos. Afinal, todos estão trabalhando em prol de um objetivo central, que é a saúde financeira da empresa e a conformidade nos dados.
Desconhecimento de processos
A auditoria acontece em momentos muito pontuais dentro de longos períodos de trabalho. Por causa disso, é uma questão recorrente não saber como executar as demandas referentes ao processo de auditoria. Isso gera muita insegurança para os profissionais do setor, o que resulta em um estresse muito alto durante as auditorias.
Os principais desconfortos e medos de trabalhadores do setor financeiro rondam em torno de não saber como executar a auditoria. Logo, quando chega a época de trabalhar nessa demanda, todos se sentem apreensivos. Muitas vezes, isso acontece porque não há recursos de automação para dar suporte, ou seja, será muito trabalho pela frente.
Os motivos pelos quais a auditoria interna é importante
Ainda que seu time financeiro se sinta inseguro ou não goste da auditoria interna, ela é indiscutivelmente necessária. Há ganhos imensuráveis que podem ser obtidos se um trabalho sólido e confiável é realizado. A seguir, entenda melhor quais são os motivos para realizar uma auditoria confiável.
Compliance em foco
Ao mesmo tempo em que se sentem intimidadas pela auditoria, pessoas de times financeiros têm como obrigação cumprir com diretrizes de compliance. Por isso, gestores do setor precisam saber como reverter o jogo a partir desse ponto. O ideal é fazer com que o time entenda que as auditorias dão mais tranquilidade em relação ao compliance.
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Processos bem executados e devidamente alinhados às práticas internas ajudam a manter a equipe atuando dentro das normas. Por mais que pareça uma atividade desgastante e que coloca pessoas em risco, na verdade, a auditoria é uma grande aliada de um setor que cumpre as regras na gestão financeira.
Menos fraudes
Fraudes colocam em questionamento o trabalho de um setor inteiro. Para membros do time financeiro, pode ser péssimo ter sua qualidade de atuação questionada porque uma fraude foi encontrada depois de ter passado despercebida. É justamente por essa razão que muitos simplesmente têm aversão à auditoria interna.
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Portanto, há o outro lado da moeda. Afinal, se o colaborador sabe que atua dentro da lei e que o processo detecta qualquer irregularidade, é fundamental abraçar a auditoria. Ele é uma resposta a quem não cumpre com suas obrigações nas tarefas, abrindo espaço para fraudes. Se há auditoria, automaticamente, há uma forma de inibir operações e práticas irregulares.
Melhores processos
As auditorias também servem para apontar quando processos utilizados no setor financeiro talvez não sejam os mais adequados. Como isso é feito? Por meio da detecção de possíveis falhas ou erros nas apurações. Se essas questões são apontadas, então, há chances de a origem do problema ser justamente um processo ultrapassado e inadequado.
Muitas vezes, esses processos são um problema também para o time financeiro. São essas práticas que tornam a rotina dessas pessoas mais complexas e com queda de produtividade. Ou seja, a auditoria vai gerar uma obrigação de mudanças que, consequentemente, vai gerar benefícios para o dia a dia de trabalho do time financeiro.
O papel da tecnologia nessa atividade
A tecnologia é recurso fundamental para que a auditoria interna seja praticada com o máximo de precisão, agilidade e segurança na gestão de dados. Sem a ajuda de um sistema automatizado, o processo pode ficar, além de lento e oneroso, pouco seguro e confiável.
Um bom sistema de gestão financeira utilizado de forma contínua vai ajudar a recolher informações precisas na hora da auditoria. Ou seja, durante todo o ano, o time financeiro tem essas plataformas no suporte da gestão e, na hora da auditoria, elas servem como base de consulta confiável.
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Um bom exemplo de demanda é a apuração das despesas de viagens corporativas e reembolsos de colaboradores. Ter clareza para detectar tudo que foi realmente gasto e as devoluções necessárias é essencial.
Um sistema automatizado, que arquiva comprovantes de custos de maneira digital evita tentativas de fraudes e não conformidades em relação aos valores. Isso acontece porque eles estão configurados para evitar problemas.
Em uma pesquisa sobre o setor, 58% das empresas respondentes afirmaram que o sistema utilizado avisa sobre os desvios das políticas de reembolso. Ou seja, as chances de fraudes e erros são reduzidas consideravelmente quando a tecnologia dá suporte às atividades.
A centralização das informações, além de trazer segurança, também agiliza muito a auditoria interna. Ou seja, o time financeiro, na verdade, não precisa ter o que temer. Se há tecnologia à disposição, há processos mais dinâmicos e eficazes, enquanto tudo funciona melhor no setor o tempo inteiro.
E quanto às práticas relacionadas à gestão de viagens e despesas, como sua empresa tem agido?
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