No meio corporativo nos deparamos diariamente com novos termos aos quais precisamos nos familiarizar, T&E é um deles e se refere à “Travel & Expense”, viagem e despesa em português. 

Travel & Expense, em geral, trata-se de um dos maiores custos operacionais para diversos tipos de negócio, além de ser o segundo tipo de despesa mais difícil de se controlar. 

Despesas de viagem podem incluir refeições, hospedagem e despesas de transporte enquanto o colaborador estiver fora da unidade e trabalha normalmente,  com o objetivo de realizar negócios em nome da empresa. 

Despesas com viagens corporativas compõe grande parte do orçamento anual das empresas que buscam utilizar seus recursos de forma estratégica a fim de trazer maiores resultados para o negócio, e exatamente por isso, controlá-las é tão importante.

Veja a seguir como despesas de T&E podem impactar seu negócio e como a tecnologia pode auxiliar no controle e gestão destes custos.

 

Como T&E pode impactar seu negócio?

 

Ao analisarmos as formas de gestão das despesas de T&E entendemos o motivo pelo qual este é um dos tipos de despesas mais difíceis de se controlar. Na maior parte das empresas, o controle sobre estas despesas é realizado de forma manual, com informações descentralizadas, o que dificulta uma visão consolidada dos dados e, por consequência, uma avaliação precisa das informações.

Um estudo realizado pela Global Business Travel Association demonstrou que cerca de 19% dos relatórios de despesas têm algum tipo de erro, enquanto o Report to the Nations demonstrou que 86% das fraudes ocupacionais são através de apropriações indébitas, entre elas, fraudes em reembolsos de despesas. O registro manual das despesas de viagens corporativas abre espaço para diversos erros operacionais, além de facilitar a ocorrência de fraudes nos reembolsos de despesas de viagens.

Outro ponto de atenção é o próprio compliance com as políticas da companhia. O registro manual das despesas em planilhas, por exemplo, impede que as políticas sejam validadas no momento em que a despesa é cadastrada, fazendo com que o processo de conferência seja muito mais oneroso do que com o apoio de novas formas de tecnologia.

Colaboradores que realizam despesas fora das políticas da empresa representam um grande gargalo financeiro, estas violações podem passar despercebidas caso não exista um acompanhamento próximo do processo de prestação de contas e conferências como um todo.

 

Tecnologias e gestão de T&E

 

Como vimos, despesas de viagens podem ser difíceis de controlar pois são realizadas de forma completamente descentralizada, por diversos colaboradores, de forma manual. Unindo todos estes pontos que impactam o processo de reembolso de despesas relacionadas a T&E, percebemos que o custo acaba tornando-se muito alto.

Utilizar um bom sistema de T&E poderá representar, sobretudo, redução de custos, do tempo despendido nos processos de prestação de contas e conferência de despesas.

Sistemas mais robustos permitem ampla parametrização de políticas que garantirão o compliance de despesa nas viagens corporativas, que por sua vez, poderão levar à grande economia com limites diários de despesas parametrizados e validados no momento do registro.

A centralização de aprovações de viagens, prestações de contas e conferência de relatórios auxiliará na organização das informações de viagens. Não será necessário entrar em ferramentas diferentes para consultar informações de cada serviço utilizado, assim como será possível manter um histórico de todas as despesas realizadas. 

A utilização de uma boa solução para o cadastro de despesas para reembolso pode resultar na economia de até 75% das horas despendidas em conferência de relatórios, liberando analistas financeiros para realizar atividades estratégicas que trarão mais resultados para a empresa.

 

Depois de compreender o que são despesas de T&E e como elas impactam no seu negócio, o próximo passo é analisar seu processo de reembolso de despesas e buscar por uma solução que atenda às necessidades da sua empresa. Clique sobre o banner abaixo conheça mais sobre o Paytrack.