Tudo sobre Travel Techs
Entenda como empresas de tecnologia estão revolucionando
o mercado de viagens corporativas
O termo travel tech é utilizado para definir uma empresa que se propõe a trazer inovações para a gestão de viagens com uso da tecnologia. Diferentemente de agências de viagens tradicionais, as travel techs possuem foco na experiência do usuário e proporcionam constante evolução nas soluções para viagens.
Na área corporativa, além de redução de tempo em processos para viajantes, gestores financeiros e de viagens, as travel techs trazem ganhos significativos em redução de custos e aumento no nível de gestão das empresas.
O que é uma travel tech?
O termo “travel tech” pode ser traduzido como “tecnologias de viagem”. É possível atribuir esse termo a todo tipo de ferramentas, aplicações ou empresas que fornecem tecnologias dedicadas a trazer soluções para o mercado de viagens.
Um grande exemplo de atuação neste mesmo formato são as fintechs, como a Nubank, que oferecem soluções para o mercado financeiro ou ainda, no setor jurídico, as lawtechs, como a Softplan.
E assim como as travel techs, essas empresas proporcionam inovações pensadas na experiência do usuário.
A digitalização no mundo das viagens é uma jornada que já acontece há algum tempo. Um bom exemplo são as agências online, que surgiram como uma solução para a busca e compra de serviços relacionados à viagens de forma digital.
Exemplos de soluções para viagens que utilizam a tecnologia são o Booking, o Airbnb, e no mundo corporativo, Tripactions e a Paytrack.
Um dos maiores benefícios de uma travel tech é a geração de modelos de gestão mais eficazes, bem como a busca por oportunidades até então inexistentes.
Atualmente, o mercado de viagens corporativas é o maior foco das travel techs, como a Paytrack. Isso porque as viagens e despesas corporativas têm infinitas possibilidades de melhorias com o uso da tecnologia.
Como surgiram as travel techs?
Embora estejamos acostumados a obter serviços e produtos por meios digitais no conforto de nossa casa, no mundo das viagens esse é um assunto que ganhou mais força em meio a pandemia, quando o número de investimentos em startups de tecnologia para solucionar problemas relacionados às viagens corporativas decolou.
Anteriormente, os planejamentos de viagens, como a compra de passagens e hospedagens, eram realizados por meio de agências físicas ou por uma longa troca de e-mails e telefonemas entre cliente e fornecedor.
Como primeira solução, no início dos anos 2000 surgiram as OTAs, conhecidas como agências de viagens online. Essa alternativa trouxe a possibilidade de consumidores comprarem serviços como passagens aéreas, hospedagem e aluguel de carros por meio de sites.
Podemos considerar que, a partir desse momento, o conceito das travel techs iniciou oficialmente. Isso porque, apesar de as tecnologias hoje proporcionarem soluções muito mais avançadas, o intuito das empresas era o mesmo: propor alternativas para as viagens com o uso da tecnologia.
Com o passar dos anos, o turismo e a busca por diferentes soluções e tipos de serviços se expandiram, mudando também o cenário do mercado de viagens corporativas. Com isso, surgiram os OBTs, sigla que representa o termo Online Booking Tool.
Essas ferramentas foram pensadas para que viajantes e gestores de viagens pudessem buscar por serviços sem a atuação de um agente de viagens, assegurando o que chamamos de self booking.
O self booking, termo utilizado para ferramentas de viagens corporativas que possibilitam aos colaboradores realizar a gestão das próprias viagens, veio para assegurar experiência do usuário, eficiência e segurança aos viajantes e gestores de viagens.
Para além da gestão de viagens, travel techs como a Paytrack atualmente estão oferecendo uma nova solução para o mercado corporativo: o conceito all in one.
Esse tipo de solução agrega em um único lugar todos os processos necessários e essenciais para planejar, executar e gerenciar uma viagem, desde o início até o retorno. Com isso, as empresas conseguem propor a gestão de viagens e despesas corporativas em um único lugar, garantindo controle, eficiência e produtividade para toda a equipe e aos processos.
Quais os benefícios de contar com uma travel tech?
Ao contar com uma travel tech na sua empresa, a gestão de viagens corporativas é transformada por completo.
Isso porque, além de manter todas as informações das viagens, salvas e centralizadas em uma única plataforma, as empresas ainda têm total controle para lidar com múltiplos fornecedores para compra de serviços.
Assim, a gestão precisa e em tempo real faz a diferença no controle das despesas geradas durante as viagens, bem como na geração de relatórios fiéis à realidade de custos que a empresa possui.
Pelo fato da tecnologia permitir a precisão no acompanhamento de cada viagem, desde o planejamento até o retorno do profissional, você conta com uma verdadeira aliada da Política de Viagens da empresa.
Históricos, compras, gastos, movimentações, alimentação, transporte, hotel. Tudo documentado e registrado.
Diante de tanta informação, quem pode e quem não pode acessar? Com uma travel tech, os dados podem ser acessados apenas pelas pessoas envolvidas na gestão das despesas e viagens corporativas, conforme critérios de acesso.
Se você é gerente financeiro, por exemplo, pode ter total acesso, desde a compra de uma passagem aérea na plataforma até a emissão de relatórios com todos os dados que são estratégicos e possibilitam uma análise completa dos gastos com viagens.
Já o colaborador que pode comprar uma passagem aérea ou outros serviços de viagens, pode ter acesso às funcionalidades necessárias para lançar as notas e cupons em tempo real no sistema para prestação de contas, dentre outros recursos que proporcionam uma boa experiência durante a viagem.
Outro ponto interessante de uma travel tech é que se você ou um colaborador tem algum problema relacionado a plataforma, o time de especialistas está a postos para realizar os atendimentos.
Sabe o atendimento 24/7? Com uma travel tech, como a Paytrack, você e qualquer viajante da empresa terá suporte em qualquer momento.
Muito mais do que a praticidade que as funcionalidades proporcionam na operação, tanto para gestores quanto para o colaborador, o aspecto mais relevante da travel tech é justamente a possibilidade de gerir os gastos com as viagens corporativas e assim metrificar o retorno sobre este tipo de investimento.
A economia não se encontra apenas na gestão eficaz das despesas, mas no acesso às ofertas de uma gama de fornecedores de serviços de viagens do mercado, no gerenciamento das etapas das viagens de forma online e, claro, no suporte disponibilizado, que já falamos anteriormente.
O que esse modelo de negócio oferece então é uma tecnologia para viagens All in One, que garante que gestores e viajantes realizem todos os processos e atividades relacionados a viagens e deslocamentos de trabalho em uma única plataforma.
Segurança, controle, compliance e retorno sob investimento de um lado. Do outro, experiência diferenciada, agilidade e tranquilidade em cada nova viagem.
Tipos de travel techs
O mundo das viagens exige constante evolução de soluções que auxiliem os viajantes, seja a lazer ou a trabalho.
Abaixo você encontra alguns modelos de negócios com soluções para diferentes necessidades do mundo das viagens.
OTA
A OTA (Online Travel Agency ou Agência de Viagens Online) permite que você compre passagens aéreas e reserve hotéis de forma simples e rápida, e em sua maioria são direcionadas a compras de serviços para viagens pessoais.
Uma das características desse tipo de travel tech é que ela oferece ao usuário preços promocionais e uma lista de opções — de hotéis e voos — para ele encontrar o que deseja.
Alguns exemplos de OTA:
Transporte e mobilidade
As empresas de transporte e mobilidade que se enquadram como travel techs visam atender as necessidades de transporte e mobilidade urbana dos usuários.
A grande característica é que a solicitação pode ser feita pelo celular, normalmente através de um aplicativo.
Exemplos de travel techs com foco em transporte e mobilidade:
Expense Management
Uma travel tech com foco em Expense Management tem por intuito, como o próprio nome menciona, permitir o gerenciamento das despesas das empresas, isso desde o processamento até o fechamento dos gastos.
Exemplos:
Tecnologia para fornecedores
Dentro desse universo de soluções que o mundo de viagens abrange, não são apenas os colaboradores que ganham ao contar com travel techs.
As agências de viagens, hotéis, companhias aéreas e demais fornecedores do setor também encontram tecnologias que auxiliam para que seus conteúdos cheguem até os consumidores.
Exemplos de negócios com foco nesses fornecedores:
OBT
O OBT (Online Booking Tool ou Ferramenta de Reservas Online) possibilita a reserva de serviços de viagem de forma online, como hotéis e passagens aéreas, com o intuito de garantir mais agilidade e praticidade.
Exemplos de empresas OBT:
Hotel Solutions
Nesta categoria se enquadram os negócios que disponibilizam soluções tecnológicas para hotéis.
Essas soluções suprem demandas e resolvem problemas com foco no setor hoteleiro, colaborando para uma gestão mais eficiente de reservas.
Empresas que oferecem tecnologias para hotéis:
All in One
Se tudo que mostramos até agora é incrível, imagina poder contar com uma solução, um negócio que une tudo e garante o melhor para as viagens corporativas, de ponta a ponta.
Ela existe e é uma empresa com soluções All in One, ou seja, atende o processo de viagens do meio corporativo por completo.
E o melhor, nada de alimentar informações em vários locais ou monitorar diversos sistemas: todo o controle é feito dentro de uma única plataforma.
A Paytrack é uma travel tech direcionada a soluções para o mundo corporativo (B2B), com uma tecnologia que permite desde a solicitação de serviços até a prestação de contas e conciliação de pagamentos.
Além disso, ela conta com ferramentas de Expense Management, Self booking e Mobilidade Urbana, acessível e com as melhores ofertas.
Gestores e colaboradores têm acesso às principais funcionalidades para tornar as atividades de reserva, compra e construção de relatórios ainda mais assertivas, já que tudo é realizado e documentado em tempo real.
A automatização é outra grande vantagem, já que de nada adianta poder gerenciar tudo em um único lugar, mas de forma manual ou com muita burocracia, não é mesmo?
Através da plataforma da Paytrack todo o processo é monitorado, como a Política de Despesas e Viagens, sem que diversos profissionais precisem fazer um acompanhamento moroso e pontual.
Alguns dos inúmeros benefícios que podemos destacar na Paytrack são:
- gestão de crédito de bilhetes não voados;
- conexão com múltiplos fornecedores de serviços de viagens;
- digitalização intuitiva de despesas;
- pacote antifraude para validação de comprovantes de despesas;
- gravação de trajetos via GPS e muito mais.
Além de tudo isso, a Paytrack oferece integração com os principais sistemas da sua empresa: como ERPs, CRMs e outros.
Como escolher uma travel tech?
A evolução das tecnologias no setor já é uma grande aliada e apesar de muitas empresas desenvolverem soluções para o mercado de viagens, é importante entender quais são focadas para as necessidades das viagens e despesas corporativas.
Então, com o intuito de auxiliar você e o seu negócio a ter mais clareza sobre quais critérios utilizar para escolher a travel tech ideal, listamos abaixo alguns pontos que são essenciais e vão contribuir para uma decisão alinhada com o fluxo de trabalho e crescimento da sua empresa.
Olhe para dentro
Qual é a realidade atual do seu negócio quando se fala de gestão de viagens e despesas corporativas? Temos um nível de tecnologia envolvida no processo ou estamos falando de um gerenciamento totalmente analógico?
Outro aspecto que precisa ser considerado é o número de colaboradores que já realizam as viagens corporativas, bem como, se há uma estimativa de crescimento desse número — a empresa não está parada no tempo, certo? Então, a evolução deve ser o caminho.
Além disso, questionamentos como se existem etapas a serem seguidas para que o fluxo das viagens flua conforme o planejado e nenhum viajante fique sem passagem aérea ou mesmo gaste muito acima do que o negócio se propõe a pagar, também devem ser feitos
Assim, é importante entender até que ponto temos uma gestão de viagens em ordem, bem como, quais aspectos estão bons e quais precisam de melhorias.
Mas mais do que isso, é necessário listar os principais gargalos desse controle, ou seja, pontos que ainda não estão calibrados para proporcionar uma gestão eficaz.
Encontre uma tecnologia que facilite as mudanças
Inserir uma travel tech no dia a dia da empresa pode demandar uma série de mudanças, muitas vezes em áreas que nem esperamos.
Isso porque ela garante um grande avanço para um ou mais departamentos do negócio, enquanto necessita de um tempo e esforço extra dos profissionais envolvidos nas atividades realizadas até então.
E aqui vale mencionar as travel techs que permitem a operação em modelo híbrido. Se você conta com uma Agência de Viagens Corporativas e quer mudar para uma travel tech mais completa, por exemplo, a possibilidade de fazer essa transição aos poucos também é possível
Isso diminui os imprevistos com a gestão de viagens em andamento, e também mantém tudo sob controle, já que os processos vão sendo reorganizados com tempo sem prejudicar o fluxo de trabalho atual.
Nesse sentido, avalie se a travel tech permite essa transição, não só para que o trabalho possa continuar em andamento, como também para que todos os envolvidos possam se adaptar e aproveitar a nova solução em sua totalidade.
Opte por uma travel tech que ofereça integrações
Quantas atividades, demandas, processos, informações e fluxos podem ser otimizados por meio de integrações, não é mesmo?
Assim, ao avaliar uma travel tech para sua empresa, verifique as integrações que ela possui com CRMs, ERPs, e outros sistemas. Afinal, com as integrações em prática economiza-se mais tempo e se gera mais autonomia e assertividade na gestão de dados dos colaboradores e viajantes.
Um bom exemplo de integração com uma travel tech é a lista de colaboradores ativos, extraída do RH. O sistema de gestão atualiza diariamente os novos colaboradores e inativa quem já não faz mais parte da empresa e leva essa informação para a travel tech de forma automática, inativando o contato lá também.
Avalie se é uma tecnologia All in One
A integração com ferramentas já é uma grande diferença. Entretanto, se você escolher uma travel tech All in One, terá a unificação de processos de viagens e despesas corporativas em uma única plataforma.
Chega de controlar passagens aéreas em um sistema, realizar a cotação e reserva de hotéis em outro e prestar contas em um sistema completamente diferente. Tenha um histórico e as etapas definidas, podendo organizar e conferir os dados de cada viagem e suas despesas de ponta a ponta.
É significativa a economia de tempo e recursos, obtida com a centralização e automatização dos processos que envolvem a gestão das despesas e viagens do negócio.
Identifique se a tecnologia oferece cartão corporativo para essa demanda
Outro ponto que vale a pena pesquisar nas travel techs do mercado, diz respeito a forma de pagamento dos custos da viagem ao colaborador.
Como isso é feito atualmente na sua empresa? Dinheiro? Adiantamento por depósito em conta? Reembolso mediante apresentação dos cupons e notas em papel?
Cada um desses formatos já foi muito útil e eficaz durante um tempo e temos certeza disso. Contudo, com a evolução das tecnologias, do mercado e do crescimento dos negócios, elas se tornaram soluções com prazo de validade.
Nesse sentido, verifique se a travel tech disponibiliza um cartão corporativo pré-pago, que possibilite a inserção do saldo estimado que o colaborador precisará na viagem.
Afinal, é interessante que ele se integre à plataforma de gestão de despesas e viagens, permitindo um controle eficaz e em tempo real dos gastos e uso do saldo do cartão.
Verifique as soluções para transporte
A mobilidade urbana nem sempre é lembrada nos orçamentos, mas também é importante, já que é uma necessidade do viajante.
O deslocamento pode e vai ser um furo no financeiro se não for acompanhado. Assim, uma solução que possibilita mensurar esses gastos é primordial.
Nesse sentido, é interessante verificar se a travel tech conta com um recurso para controlar os gastos de mobilidade dos colaboradores durante as viagens corporativas, como a conexão com aplicativos como Uber e 99 ou acompanhamento por veículo com o controle de quilometragem por meio do GPS.
Analise se é um sistema acessível em qualquer lugar
Até aqui você já entendeu que precisa de uma plataforma com funcionalidades que facilitam as suas atividades como gestor e a prestação de contas do viajante. Agora, imagine ter tudo isso, mas não ter acesso com facilidade em qualquer lugar?
Assim, um grande diferencial que não pode faltar na sua escolha é a travel tech contar com um aplicativo da solução!
Isso tanto para o profissional que está em viagem e precisa lançar os gastos em tempo real, como para gestores que também querem acompanhar e aprovar esses débitos sem precisar estar no seu computador o tempo todo, por exemplo.
Ao contar com um sistema que permite o acesso a recursos por um aplicativo, você tem uma padronização nos processos e facilidade na prestação de contas, por exemplo.
Então, com o aplicativo, existem os ganhos também para o profissional, principalmente no quesito de experiência, já que ele consegue em poucos minutos registrar os gastos da viagem sem comprometer seu tempo.
