De processos manuais à autonomia total: como a Haytek transformou a gestão de viagens com a Paytrack

Fundada com a proposta de revolucionar o setor oftálmico, a Haytek é referência na oferta de lentes para óticas físicas e virtuais, e foi pioneira no setor ao lançar uma plataforma de vendas 100% online.

Com menos de 10 anos de mercado e um crescimento acelerado, a empresa reúne hoje mais de 200 colaboradores e 11 equipes comerciais espalhadas pelo Brasil, que dependem de agilidade e organização para atender clientes em diferentes regiões do país.

Essa dinâmica exigia uma gestão de viagens eficiente, integrada e capaz de acompanhar o ritmo da operação. Mas, antes da Paytrack, o cenário estava longe disso.

Antes da Paytrack, a Haytek utilizava agência de viagens, ferramentas independentes como Skyscanner e controles paralelos para gerenciar toda a operação.

A rotina envolvia:

• reservas feitas manualmente,
• checagem e cruzamento de informações em planilhas,
• dependência do time administrativo para aprovações e ajustes,
• pouca visibilidade para gestores e diretores,
• dificuldade para consolidar gastos e relatórios financeiros.

Para equipes que passam grande parte do tempo na rua, cada uma dessas etapas virava um obstáculo a mais no dia a dia.

O ponto de virada veio com a busca por uma solução que unificasse tudo: viagens, despesas, relatórios e políticas — em um só fluxo.

A parceria com a Paytrack começou pelo módulo de Expense, implantado no início de 2024. Em julho, a Haytek expandiu para o módulo Travel, integrando completamente a jornada do viajante em um único aplicativo, o mesmo que os colaboradores já estavam habituados a usar.

Com a unificação das rotinas e das políticas em um só fluxo, o impacto foi imediato:

• os gerentes passaram a acompanhar viagens em tempo real,
• aprovações e ajustes deixaram de depender do financeiro,
• as reservas passaram a seguir políticas automáticas,
• tudo ficou acessível direto pelo celular.

“Hoje a gente consegue tirar relatórios do jeito que precisa, com todas as informações: nome do hotel, localidade, valores. Os gerentes têm autonomia, conseguem visualizar tudo sem depender da equipe administrativa. E o pessoal da rua? Tá amando! Resolve tudo pelo celular, no mesmo app das despesas.”
— Samara Aguiar

Um diferencial importante para a operação foi a criação de parametrizações específicas para cada tipo de serviço — hospedagem, passagem, aluguel de carro — garantindo regras claras, menos erros e aprovações mais rápidas.

Com apenas um ano de parceria, sendo poucos meses utilizando Travel, a Haytek já apresenta indicadores de maturidade semelhantes aos de clientes mais antigos:

• Crescimento consistente de usuários ativos
• Queda quase total das dúvidas e solicitações manuais após o primeiro mês
• Relatórios completos e consolidados sem necessidade de cruzar planilhas
• Produtividade maior para equipes administrativas e para quem está na rua

A consolidação financeira também ganhou força: o que antes exigia cruzar faturas, notas e arquivos diversos agora acontece em poucos cliques, com todas as informações visíveis no mesmo painel.

“Antes, a gente precisava cruzar relatórios e faturas para confirmar cada gasto.
Agora temos tudo consolidado em um só lugar, completo, visual e acessível.”
— Samara Aguiar

Esse ganho é especialmente relevante para uma empresa que cresce rápido e precisa de dados confiáveis para tomar decisões.

Uma parceria que acompanha o ritmo da operação

Em apenas um ano, a Haytek já evoluiu de uma gestão manual e descentralizada para um processo automatizado, parametrizado e orientado por dados, usando a plataforma de ponta a ponta, do reembolso à reserva de viagens.

A jornada reflete não apenas um ganho de eficiência, mas a construção de um novo jeito de trabalhar: mais ágil, mais seguro e muito mais alinhado ao ritmo das equipes que estão constantemente na estrada.

A Paytrack segue ao lado da Haytek para sustentar essa evolução com tecnologia, suporte próximo e uma plataforma construída para acompanhar o crescimento.