Viagem corporativa para São Paulo: como organizar uma?

Viagens a trabalho fazem parte da rotina de atividades de milhares de empresas em todo o Brasil. Destas, São Paulo acaba sendo um dos destinos mais buscados. No entanto, como organizar uma viagem corporativa para São Paulo?

Uma viagem para a maior metrópole do Brasil requer atenção redobrada e um planejamento detalhado. Afinal de contas, uma falha de logística pode acabar comprometendo todo o objetivo de um deslocamento.

Deste modo, para garantir que tudo corra bem, desde a escolha dos voos até a logística no destino, é fundamental contar com um plano estratégico que minimize imprevistos e otimize o tempo da equipe. Sua empresa está preparada para uma viagem corporativa assim?

Hoje, acompanhe conosco como organizar uma viagem corporativa para São Paulo. Confira como evitar erros comuns, aproveitar o que de melhor a cidade tem a oferecer e não comprometer os interesses da empresa.

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O que são viagens corporativas?

As viagens corporativas são deslocamentos feitos para outras localidades a fim de atender os interesses da empresa. Por exemplo, quando um colaborador viaja para São Paulo para visitar um cliente ou participar de um evento.

No entanto, a empresa também pode mandar os seus colaboradores para fechar uma venda, participar de treinamentos, mediar negociações estratégicas ou qualquer outro compromisso de interesse da organização.

Diferente das viagens de lazer, as viagens corporativas têm um foco voltado para o ambiente profissional e requerem uma organização cuidadosa.

O planejamento envolve não apenas a escolha de voos e hospedagem, mas também a realização da gestão de despesas, otimização de tempo e cumprimento dos objetivos propostos pela empresa. Ou seja, cada detalhe importa.

O que levar em uma viagem corporativa?

Ao se preparar para uma viagem corporativa, seja ela para São Paulo ou outra região do Brasil, é importante que o colaborador tenha tudo o que precisa em sua mala. Isso não somente evita imprevistos, como também gastos extras.

Desta maneira, confira conosco alguns dos principais itens que não podem faltar durante uma viagem a trabalho:

• Documentos: carteira de identidade, passaporte (quando necessário), cartão de embarque, reserva do hotel, itinerário de compromissos etc;
• Equipamentos eletrônicos: notebook, smartphone, carregadores e adaptadores, fone de ouvido, periféricos (mouse, teclado, suporte) etc;
• Itens pessoais: trajes formais para reuniões e eventos, roupas confortáveis para deslocamentos ou momentos de descanso, itens básicos de higiene e medicamentos.
• Acessórios extras: power bank para garantir que os dispositivos permaneçam carregados, principalmente durante deslocamentos longos pela cidade.

Além disso, se a empresa fornecer o cartão corporativo, é indispensável que o colaborador o tenha em mãos. Assim, será possível cobrir as despesas de viagem, como transporte, alimentação e hospedagem, sempre dentro da política da empresa.

Como se prevenir contra imprevistos em uma viagem corporativa para São Paulo?

Quem tem o costume de viajar a trabalho constantemente sabe que imprevistos podem surgir de uma hora para outra. Com isso, é essencial se preparar para lidar com possíveis contratempos, resguardando os objetivos da empresa.

Sendo assim, acompanhe conosco algumas dicas práticas para minimizar riscos e resolver situações inesperadas:

• Chegue com antecedência: planeje a chegada com pelo menos um dia de antecedência ao compromisso principal, evitando problemas causados por atrasos em voos ou no trânsito;
• Faça backup de documentos: tenha cópias digitais de documentos importantes, como passagens, reservas e apresentações;
• Agenda flexível: organize a agenda com intervalos suficientes entre compromissos para acomodar eventuais atrasos no trânsito ou reuniões que se estendam.
• Seguro-viagem: em viagens internacionais ou longas, considere contratar um seguro-viagem corporativo que cubra atrasos de voos, cancelamentos e emergências médicas.

Outro ponto importante é contar com uma agência de viagens corporativas que oferece atendimento 24/7. A Paytrack conta com suporte personalizado e disponível, sempre disposto a oferecer as melhores soluções para viajantes.

Como planejar uma viagem corporativa para São Paulo?

Planejar uma viagem corporativa para São Paulo envolve uma série de cuidados para que tudo aconteça de forma fluida e produtiva.

A cidade, sendo o maior centro financeiro do Brasil, atrai executivos de diversos setores, o que torna o planejamento estratégico essencial para evitar qualquer tipo de contratempo e, assim, garantir que os objetivos da empresa sejam cumpridos.

Ou seja, desde a escolha do melhor período para viajar até a definição de hospedagem e transporte, cada etapa deve ser pensada com foco em eficiência e redução de custos. A seguir, veja como planejar uma viagem corporativa para São Paulo:

1. Escolha do melhor período para a viagem

A primeira etapa para organizar uma viagem corporativa para São Paulo é definir o melhor período para a viagem. Afinal, estamos falando de uma cidade extremamente movimentada e que atrai diversos eventos corporativos e turistas.

Ou seja, é fundamental ficar atento ao calendário de grandes eventos da cidade, como feiras e congressos. Isso porque uma alta demanda de eventos pode impactar diretamente na disponibilidade e preço de passagens, hotéis e no trânsito.

Outro ponto é alinhar a data da viagem com a agenda dos compromissos corporativos. Ao escolher um período em que o trânsito e o fluxo de pessoas são menos intensos, por exemplo, é possível garantir que os colaboradores tenham mais flexibilidade e menos imprevistos.

2. Definição de hospedagem estratégica

A escolha de uma hospedagem estratégica é de fundamental importância para otimizar o tempo e reduzir o estresse dos viajantes. 

Para uma viagem a trabalho para São Paulo, o ideal é fazer escolhas que facilitem a logística dos colaboradores. Isso significa, por exemplo, reservar um hotel próximo aos seus compromissos, facilitando a sua locomoção.

Além disso, outro fator que deve ser levado em consideração é a estrutura do hotel. Ou seja, ele precisa atender às necessidades dos colaboradores que, muitas vezes, precisam de internet com boa conexão e um ambiente para trabalhar.

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3. Planejamento de deslocamentos internos

Uma das principais características de São Paulo, sem sombra de dúvidas, é o seu trânsito lento e com milhares de veículos. Por isso, o planejamento de deslocamentos internos é essencial para que a viagem corporativa seja eficiente.

Deste modo, é importante avaliar as melhores opções de transporte para os colaboradores. Em alguns casos, pode ser mais vantajoso contar com motoristas executivos ou empresas de transporte privado, o que varia de acordo com as políticas da empresa.

Geralmente, os colaboradores se deslocam por meio de aplicativos como 99 e Uber. Afinal, eles são uma opção prática para viagens rápidas dentro da cidade, além de oferecer um preço mais acessível também, otimizando os custos da viagem.

4. Organização do cronograma de compromissos

Ter um cronograma bem estruturado é uma das etapas mais importantes para organizar uma viagem corporativa para São Paulo. Com a logística complexa da cidade, é essencial planejar cada compromisso com folga.

Isso porque imprevistos, como atrasos no trânsito ou mudanças de última hora podem acontecer. Logo, nada melhor do que se precaver e não colocar os objetivos da empresa em risco.

Sendo assim, o cronograma de viagem deve incluir as próprias reuniões, eventos e até momentos de descanso, garantindo que os colaboradores possam se reorganizar caso seja necessário.

Caso surja algum imprevisto, é de suma importância manter todos os envolvidos informados sobre os compromissos e eventuais alterações no planejamento, evitando confusões e garantindo que a equipe esteja sincronizada.

5. Gestão de despesas e controle de orçamento

Controlar as despesas da viagem corporativa é uma parte crucial do planejamento. Neste momento, o primeiro passo é construir uma política de despesas bem estruturada e alinhada às necessidades da empresa.

Nela, será possível definir previamente o orçamento para passagens, quais tipos de despesas são aceitas durante uma viagem e como o processo de reembolso será feito.

Se a sua empresa utiliza um cartão corporativo, por exemplo, a política será a responsável por definir como será sua utilização. Isso é fundamental para que todos os colaboradores saibam como proceder durante a viagem.

Portanto, utilizar uma plataforma de gestão de despesas, como a Paytrack, pode facilitar o acompanhamento dos custos em tempo real, além de auxiliar no processo de prestação de contas ao final da viagem.

Obter esse controle é essencial para que a empresa mantenha uma viagem para São Paulo dentro do orçamento, sem surpresas, e ainda possa identificar oportunidades para economizar em futuras viagens.

Faça a gestão de viagens corporativas com a Paytrack

Gerenciar um alto volume de viagens corporativas pode ser uma tarefa complexa. No entanto, com as ferramentas certas, é possível otimizar cada etapa do processo e evitar desperdícios.

A Paytrack oferece uma solução completa para a gestão de viagens corporativas, proporcionando maior controle sobre as despesas, compliance com a política de viagens da empresa e uma experiência mais tranquila para os colaboradores.

Com a nossa solução, você pode centralizar todas as informações em uma única plataforma, desde o planejamento até a prestação de contas. Isso inclui a escolha de fornecedores, reserva de passagens e hotéis, e a gestão em tempo real dos custos da viagem.

Portanto, a Paytrack torna a gestão de viagens mais eficiente, transparente e alinhada com as metas financeiras da sua empresa. Quer saber como otimizar suas viagens corporativas? Fale com um dos nossos consultores e descubra!