Viagens corporativas exigem muito mais do que uma bola mala e um roteiro bem planejado. Afinal de contas, se acomodar entre os principais tipos de hospedagem disponíveis é um fator que faz toda a diferença em um deslocamento a trabalho.
O tipo de acomodação escolhida pela empresa e viajante pode impactar desde o conforto e a produtividade até os custos e a conformidade com as políticas de viagem. Por isso, essa decisão deve ser feita com muito cuidado e planejamento.
Hoje, com tantas opções disponíveis, como hotéis, pousadas, Airbnb e residências corporativas, pode ser difícil entender qual é a melhor alternativa para cada situação. Isso porque cada uma oferece vantagens específicas quanto à localização, estrutura, privacidade, custo, flexibilidade etc.
Sendo assim, preparamos um conteúdo com os principais tipos de hospedagem utilizados em viagens a trabalho. Leia e compare suas características, veja o que levar em consideração na hora da reserva e descubra como tomar decisões mais assertivas.
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Quais são os principais tipos de hospedagem para viagens corporativas?
Em uma viagem a trabalho, escolher o melhor tipo de hospedagem é uma decisão que deve ir além do que analisar somente disponibilidade e preço. Ou seja, é preciso fazer uma análise minuciosa do que cada opção tem a oferecer.
Os gestores devem considerar fatores como duração da estadia, estrutura necessária para o colaborador manter sua rotina profissional e pessoal, localização e, principalmente, o alinhamento com as políticas de viagem da empresa.
A seguir, confira alguns dos tipos de hospedagem mais comuns em viagens corporativas e aproveite para analisar os seus prós e contras:
Hotel tradicional
Os hotéis tradicionais ainda são a escolha mais comum nas viagens corporativas, especialmente para estadias curtas ou compromissos em grandes centros urbanos.
Em sua grande maioria, eles oferecem serviços como recepção 24 horas, café da manhã, serviço de quarto, internet e comodidades como lavanderia, salas de reunião, academia, entre outros.
Dentre suas principais vantagens, podemos citar a estrutura completa e atendimento padronizado, localização estratégica, geralmente próxima a centros comerciais, além de ser ideal para viagens rápidas e compromissos formais.
Em contrapartida, é preciso levar em consideração pontos de atenção, como a menor flexibilidade para longas estadias e, em grandes capitais, os hotéis podem significar um alto custo para as empresas.
Flat (apart-hotel)
O flat, ou apart hotel, é uma opção para estadias médias ou longas. Afinal, ele combina a estrutura de um hotel tradicional com a funcionalidade de um apartamento, oferecendo cozinha equipada, espaço de trabalho e lavanderia.
Desse modo, os colaboradores possuem maior autonomia durante o período em viagem, tendo o conforto de casa com serviços de hotel.
Contudo, nem sempre eles estão localizados nos grandes centros urbanos, o que pode aumentar o custo com deslocamento. Além disso, os flats podem não oferecer atendimento completo fora do horário comercial.
A opção por um flat pode ser considerada, principalmente em viagens acima de 5 dias ou quando o viajante precisa manter uma rotina semelhante à de casa durante a viagem.
Airbnb
Ultimamente, alternativas como o Airbnb têm ganhado cada vez mais espaço nas viagens corporativas. Isso acontece especialmente pela flexibilidade e custo competitivo oferecidos às empresas e viajantes.
No entanto, antes de optar por um Airbnb, é fundamental que a empresa tenha diretrizes claras em sua política sobre o uso dessa modalidade.
De toda forma, ela oferece muitas vantagens, como preços competitivos, variedade de estilos e localizações, além de ser uma boa opção para estadias longas ou repetitivas na mesma cidade.
Quanto aos pontos de atenção ao escolher um Airbnb, deve-se levar em consideração riscos no suporte, visto que ele é direto com o proprietário e está sujeito a ser ineficiente, dificuldade para emissão de nota fiscal e verificar se o imóvel está regularizado.
Pousadas
As pousadas são um tipo de hospedagem muito comum em cidades menores ou destinos com menor oferta hoteleira. Com isso, elas tendem a ser uma alternativa mais econômica, mas que exige cuidado no critério de avaliação.
Por isso, elas podem não oferecer serviços básicos esperados em viagens corporativas, como internet de qualidade, emissão de nota fiscal e segurança.
Residências corporativas
As residências corporativas são imóveis ou estruturas geridas por empresas especializadas em hospedar executivos e colaboradores em viagens corporativas prolongadas. Elas são recomendadas para projetos, realocações temporárias ou deslocamentos de médio e longo prazo.
Dessa forma, elas oferecem privacidade, conforto, estrutura personalizada para a rotina profissional e contratos flexíveis para parcerias contínuas.
Todavia, as residências corporativas podem ser encontradas com menor frequência em algumas cidades, demandando assim uma maior antecedência para as reservas.
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Comparativo entre os tipos de hospedagem
Com tantas opções disponíveis no mercado, fazer a escolha certa de hospedagem para uma viagem corporativa pode ser desafiador para as empresas. Por isso, montar um comparativo entre os principais tipos de hospedagem é essencial para uma visão mais ampla e assertiva:
| Tipo de Hospedagem | Conforto | Custo-benefício | Localização | Flexibilidade | Quando escolher |
| Hotel tradicional | Alto | Médio | Excelente em grandes centros | Média | Viagens curtas ou com agenda intensa |
| Flat (apart-hotel) | Alto | Alto em estadias longas | Boa em áreas corporativas | Alta | Viagens médias/longas, onde é necessário manter rotina pessoal |
| Airbnb / Aluguel de temporada | Variável | Alto em grupo ou longa duração | Variável | Alta | Viagens com mais autonomia e economia, com política clara |
| Pousada | Médio | Alto em cidades pequenas | Limitada | Baixa | Regiões com pouca oferta hoteleira ou viagens mais informais |
| Residência corporativa | Alto | Alto em estadias prolongadas | Boa para locais de projeto | Média | Projetos de longo prazo, realocações, equipes alocadas |
É importante ressaltar que, embora o Airbnb ofereça uma boa flexibilidade, ele pode representar riscos regulatórios, de suporte e compliance. Por isso, é essencial que a empresa tenha políticas claras quanto ao uso desse tipo de hospedagem.
Como escolher a melhor hospedagem para sua viagem de negócios?
Escolher a hospedagem ideal para uma viagem corporativa vai além do que somente encontrar um bom preço. É preciso considerar uma série de fatores que garantem conforto para o viajante, aderência às políticas da empresa e controle dos custos. Abaixo, confira alguns dos principais pontos:
1. Avalie a duração e o objetivo da viagem
A primeira variável que deve orientar a escolha da hospedagem em uma viagem corporativa é o tempo de permanência no destino e o tipo de compromisso que o colaborador terá. Com isso:
- Viagens curtas (1 a 3 dias): hotéis oferecem praticidade, estrutura de serviços ampla e localização mais estratégica;
- Viagens médias (4 a 10 dias): flats e apart-hotéis podem ser uma boa opção, visto que oferecem mais autonomia e conforto sem abrir mão da estrutura;
- Viagens longas (mais de 10 dias ou recorrentes): é válido considerar residências corporativas ou apartamentos equipados, que promovem mais conforto e economia a longo prazo.
Além disso, o objetivo da viagem também importa, já que visitas técnicas, reuniões estratégicas, eventos ou realocações exigem tipos de hospedagem diferentes.
2. Considere o perfil do viajante e o centro de custo
As viagens corporativas podem envolver diferentes cargos e realidades. Ou seja, um executivo de diretoria terá demandas distintas de um colaborador de campo. Portanto, vale a pena observar:
- Perfil do viajante: fatores como idade, cargo, rotina de trabalho e nível hierárquico podem influenciar na escolha da hospedagem mais adequada;
- Centro de custo: determinadas áreas da empresa podem ter orçamentos distintos. Por isso, usar a política de diárias por centro de custo ajuda a manter o controle sem comprometer o conforto.
Neste momento, empresas que automatizam tais critérios com ferramentas tecnológicas como a Paytrack ganham mais agilidade e evitam decisões subjetivas ou desalinhadas com a governança.
3. Verifique a política de hospedagem da empresa
Toda empresa que possui alto volume de viagens corporativas deve ter uma política clara sobre a escolha da hospedagem. Para ser eficiente, é preciso que essa política tenha diretrizes como:
- Valor máximo por diária por cidade ou região;
- Tipos de hospedagem permitidos (hotel, flat, Airbnb, etc.);
- Regras para cancelamento, reembolso e antecipações;
- Obrigações de nota fiscal, segurança e compliance.
As reservas feitas fora dessas diretrizes geram reembolsos indevidos, estouram orçamentos e colocam as finanças da empresa em risco. Sendo assim, centralizar e automatizar essas regras evita inconsistências e garante conformidade.
4. Analise a localização e a logística
O tipo de hospedagem ideal deve ser aquele que facilita o deslocamento do colaborador para seus compromissos. Afinal, isso impacta diretamente a produtividade, os custos com transporte e o tempo de deslocamento de um lugar para outro.
Dessa forma, deve-se escolher hospedagens que sejam próximas aos locais nos quais o viajante precisa ir. Evitar locais distantes ou inseguros reduz riscos, cansaço e despesas extras com deslocamentos.
5. Estrutura de serviços disponíveis
Mesmo com uma boa localização, uma hospedagem sem a estrutura adequada pode prejudicar a experiência do viajante. Com isso, é importante se certificar de que ela garante:
- Wi-Fi de qualidade (essencial para home office e reuniões remotas);
- Restaurante no local ou nas proximidades;
- Recepção 24h para check-ins e check-outs fora do horário comercial;
- Área de trabalho no quarto ou salas de reunião no local;
- Segurança, limpeza e suporte em caso de imprevistos.
Hospedagens bem avaliadas nesses requisitos aumentam a satisfação do colaborador e reduzem as chances de imprevistos durante a viagem.
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Os erros mais comuns ao reservar hospedagem sem política definida
A ausência de uma política clara de hospedagem pode gerar vários problemas para empresas que realizam viagens a trabalho com frequência, o que vai desde gastos descontrolados até experiências negativas para o colaborador.
A seguir, selecionamos os erros mais comuns cometidos por empresas que ainda não possuem processos de viagens bem estruturados. Confira:
- Reservas fora do orçamento previsto: a falta de um teto de valor por diária ou critérios por cargo, centro de custo ou cidade aumenta os custos da viagem, dificulta reembolsos e pode romper acordos internos com áreas responsáveis por budget;
- Escolhas que priorizam apenas o custo, e não o conforto ou a produtividade: focar somente no preço pode comprometer a experiência do viajante, causando desconforto, improdutividade e insatisfação do viajante;
- Falta de rastreabilidade das reservas: a ausência de controle centralizado faz com que a empresa perca a visibilidade sobre o volume de gastos, cancelamentos, reembolsos e padrões de comportamento;
- Dificuldade de análise e melhoria contínua: sem uma base de dados organizada sobre a escolha de uma hospedagem, os gestores encontram dificuldades em identificar oportunidades de economia e tomar decisões estratégicas.
Imagine uma empresa com 50 viagens corporativas por mês sem uma política clara. Se em 20 delas os viajantes escolhem hospedagens R$ 100 acima do valor ideal, o prejuízo mensal pode ultrapassar R$ 2.000. A longo prazo, a empresa pode ter um enorme prejuízo financeiro.
Portanto, ter uma política de hospedagem estruturada e ferramentas que garantam sua aplicação de forma automatizada é a chave para evitar esses erros. E é exatamente aí que a Paytrack entra!
Como a Paytrack ajuda sua empresa a economizar e oferecer conforto nas reservas?
Quando o assunto é hospedagem corporativa, a busca pelo equilíbrio entre economia, controle e bem-estar do viajante é um dos maiores desafios das empresas. Afinal, muitos processos ainda são manuais, descentralizados e suscetíveis a erros.
É justamente para resolver esses gargalos que a Paytrack oferece uma plataforma completa de gestão de viagens e despesas, com soluções específicas para reservas de hospedagem.
Com a Paytrack, sua empresa automatiza a aplicação das políticas de hospedagem com base em critérios como cargo, centro de custo, cidade, teto de diária, entre outras diretrizes. Isso significa que o colaborador já visualiza as opções permitidas durante o processo de reserva, evitando escolhas inadequadas.
A plataforma também centraliza todas as informações em um só lugar: reservas ativas, reembolsos pendentes, cancelamentos e histórico de utilização ficam disponíveis para gestores e analistas em tempo real.
Sua empresa precisa de mais controle e flexibilidade nas reservas? Conheça a Paytrack e descubra como transformar a gestão de hospedagens corporativas com tecnologia, governança e foco no que realmente importa: resultados e pessoas.
