Empresas que mandam os seus colaboradores para viagens a trabalho precisam tomar uma série de cuidados. Afinal de contas, garantir a segurança em viagens corporativas vai muito além da contratação de um seguro.
Ou seja, é preciso ter políticas de viagens bem definidas e ferramentas que protegem o colaborador desde o momento da solicitação da viagem até seu retorno. Para empresas com equipes em constante deslocamento, negligenciar essas responsabilidades pode custar caro.
Os viajantes corporativos estão constantemente sujeitos a riscos físicos (acidentes, doenças ou crimes), logísticos, sanitários e emocionais. Diante disso, investir na integridade do colaborador em trânsito é um diferencial estratégico.
Por isso, preparamos um conteúdo com as melhores práticas para garantir a segurança em viagens corporativas. Leia e confira dicas, responsabilidades da empresa e muito mais.
Para investir na gestão de viagens e despesas corporativas da sua empresa, conte como a Paytrack como parceira estratégica:
O que significa segurança em viagens corporativas?
A segurança em viagens corporativas é o conjunto de práticas, políticas, tecnologias e medidas preventivas adotadas por uma empresa para assegurar a integridade física, mental, jurídica e operacional dos seus colaboradores.
Deste modo, as empresas devem se atentar desde o planejamento prévio da jornada até a avaliação dos riscos enfrentados ao longo do caminho. É o que conhecemos como Duty of Care: o dever da empresa em zelar pela segurança e bem-estar dos seus profissionais.
As organizações que levam a gestão de viagens corporativas a sério precisam assumir o protagonismo de todos os processos. Isso significa estruturar uma política focada na segurança dos colaboradores com protocolos claros, canais de comunicação ativos e apoio da tecnologia para monitorar cada deslocamento.
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Por que sua empresa precisa de um plano de segurança para viajantes?
Elaborar um plano de segurança para viagens corporativas vai muito além do que uma formalidade. Ou seja, é uma ação estratégica para proteger os colaboradores em trânsito, mitigar riscos e evitar impactos negativos que possam comprometer a operação.
A seguir, veja alguns dos principais motivos pelos quais as organizações devem priorizar essa pauta:
1. Redução de riscos operacionais e jurídicos
Quem tem o costume de viajar, seja a trabalho ou a lazer, sabe que imprevistos são inevitáveis. Desde um atraso até situações mais graves, como emergências médicas podem colocar em risco um deslocamento corporativo.
A ausência de um plano de segurança bem definido coloca a empresa vulnerável a consequências legais e trabalhistas. É o caso, por exemplo, de processos por negligência ou falhas no cumprimento do Duty of Care.
Portanto, ter uma política de segurança é fundamental. Afinal de contas, ela antecipa cenários críticos, define protocolos de resposta, canais de suporte e garante que a empresa esteja juridicamente resguardada.
2. Proteção à saúde física e mental do colaborador
Uma rotina de viagens a trabalho exige preparo físico e emocional. Isso porque os colaboradores são frequentemente expostos a ambientes desconhecidos, fusos horários diferentes, alimentação irregular, fadiga, entre outros.
Um plano bem estruturado oferece apoio psicológico, canais de comunicação diretos e acesso a suporte 24/7. Isso demonstra cuidado genuíno com o colaborador e fortalece o vínculo entre empresa e equipe.
3. Fortalecimento da cultura de segurança e compliance
Quando a segurança em viagens corporativas é um dos pilares das políticas internas, ela influencia diretamente a adesão às regras. Isso garante uma atuação mais segura e em conformidade com normas internas e legislações trabalhistas.
Além disso, um plano de segurança pode funcionar como ferramenta de compliance, trazendo rastreabilidade, controle e transparência em todas as etapas da jornada corporativa.
4. Economia com imprevistos e retrabalho
Imprevistos mal geridos podem gerar custos elevados para uma empresa. A falta de diretrizes claras sobre hospedagem, transporte, reembolsos ou seguros resulta em gastos fora de política, fraudes e até pagamentos duplicados.
Empresas que investem em um plano de segurança com apoio de tecnologia alcançam resultados como menos desperdícios com respostas padronizadas, ações preventivas e workflows automatizados.
5. Melhoria na experiência do colaborador viajante
Durante uma viagem corporativa, o colaborador deseja se sentir seguro e amparado. Por isso, ter um plano bem comunicado, com acesso fácil aos canais de atendimento, visibilidade do itinerário e políticas claras é fundamental. Afinal, isso reduz a ansiedade e aumenta a confiança do colaborador em campo.
Esse cuidado com o colaborador se reflete diretamente na motivação, no engajamento e na percepção da empresa como um lugar agradável de se trabalhar.
Principais riscos enfrentados por colaboradores em viagens corporativas
Durante viagens corporativas, os colaboradores estão expostos a diferentes tipos de riscos, sendo alguns deles previsíveis, outros não. Por isso, conhecer essas “ameaças” é essencial para que a empresa adote medidas preventivas e reaja com agilidade quando preciso.
A seguir, confira alguns dos principais riscos que devem ser mapeados em um plano de segurança em viagens corporativas:
- Exposição a climas extremos ou eventos climáticos severos;
- Acidentes de trânsito ou no deslocamento interno;
- Condições sanitárias inadequadas em hospedagens ou locais de trabalho;
- Cancelamentos e atrasos de voos, trens ou transportes rodoviários;
- Overbooking e problemas de reserva em hotéis ou companhias aéreas;
- Perda ou extravio de bagagens e equipamentos corporativos;
- Roubo ou perda de dispositivos corporativos com dados sensíveis.
Com rastreabilidade, dashboards e alertas em tempo real, a empresa consegue identificar esses riscos e gerenciá-los de forma mais assertiva. Isso garante a segurança do colaborador e o compliance da empresa.
Por isso, plataformas como a da Paytrack surgem como parceiras estratégicas das empresas. Afinal, a solução oferece tudo o que a gestão de viagens e despesas corporativas precisa.
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Como estruturar uma política de segurança em viagens corporativas?
Uma política de viagens com foco em segurança precisa ser clara, prática e de fácil acesso e aplicação. Com isso, ela precisa cobrir desde o mapeamento de todos os riscos até a definição de protocolos de emergência.
Acompanhe conosco alguns passos essenciais para construir uma política robusta e que gere resultados reais:
1. Mapear riscos e cenários críticos
O primeiro passo para estruturar uma política focada em segurança em viagens corporativas é identificar os riscos que podem impactar os colaboradores em trânsito.
Nesse momento, é preciso levar em consideração os fatores físicos, operacionais, jurídicos e digitais. Essa análise precisa considerar também o histórico de incidentes, os destinos mais frequentes, o perfil do viajante e até a sazonalidade.
Com base no mapeamento feito pela empresa, é possível priorizar ações preventivas, ajustar rotas e estabelecer parcerias com fornecedores confiáveis. Portanto, um diagnóstico preciso é o que diferencia uma política de segurança genérica de uma eficaz.
2. Definir protocolos claros de prevenção e resposta
Uma política de segurança em viagens corporativas vai muito além de listar boas práticas. Ou seja, as empresas também precisam definir o que fazer em cada tipo de situação.
É preciso ter protocolos claros que ajudem o colaborador a agir de forma segura em casos de cancelamentos, emergências médicas, roubos, entre outros.
Sendo assim, esses parâmetros devem incluir canais de comunicação oficiais, contatos de emergência, prazos para reportar incidentes e fluxos de aprovação para decisões críticas.
3. Integrar segurança com áreas de RH, compliance e liderança
É importante entender que a segurança em viagens corporativas não é responsabilidade apenas do time de viagens. Ou seja, ela deve envolver outras áreas como RH, compliance e as lideranças.
Essa integração assegura que as decisões sejam tomadas com visão global, considerando o impacto humano, financeiro e legal.
4. Garantir rastreabilidade e visibilidade em tempo real
Na definição de uma política de segurança em viagens corporativas, não basta apenas reagir a incidentes. É preciso monitorar os deslocamentos para agir de forma preventiva.
Deste modo, ferramentas de rastreabilidade permitem que a empresa saiba onde cada colaborador está, qual o itinerário e se houve qualquer tipo de desvio ou alteração não prevista.
5. Treinar e conscientizar os colaboradores
A política de viagens corporativas precisa sair do papel. Para isso, as empresas precisam oferecer treinamentos regulares, comunicação clara ou simulações de situações críticas.
Isso porque colaboradores bem treinados tendem a agir de forma mais segura e sabem como acionar suporte em caso de imprevistos.
Os treinamentos podem incluir orientações sobre uso seguro de dispositivos, condutas em aeroportos, cuidados com saúde e alimentação, além de protocolos para incidentes.
6. Revisar e atualizar a política periodicamente
O cenário de riscos em viagens corporativas pode mudar constantemente. Afinal, novas ameaças podem surgir, rotas se alteram e as regulamentações evoluem. Por isso, a política de segurança deve ser revisada com frequência.
A empresa pode definir qual a periodicidade dessa revisão, seja ela semestral ou após incidentes relevantes.
Como a Paytrack ajuda sua empresa a garantir segurança total?
Garantir a segurança em viagens corporativas exige visibilidade, controle e agilidade para agir antes que um problema se torne uma crise. É nesse momento que a Paytrack se torna uma aliada estratégica para empresas que levam a sério o Duty of Care.
A plataforma oferece visão unificada de toda a jornada do viajante, desde a solicitação até o retorno, integrando aprovações, reservas, despesas e comunicação em um só lugar.
Com esses recursos, os gestores podem aprovar todos os serviços relacionados a uma viagem com apenas um clique, garantindo mais controle orçamentário e aderência às políticas internas.
Portanto, conte com a Paytrack para tornar a segurança em viagens corporativas em uma vantagem competitiva. Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar sua empresa.
