Aprenda a aplicar um programa de compliance na sua empresa!

Empresas de diferentes segmentos precisam seguir políticas de fiscalização externas para garantir que estão atuando dentro de regulamentações de mercado.

Em alguns casos, essas políticas são internas, visando a manutenção dos processos e boas práticas. Para que isso seja possível em ambos os casos, o programa de compliance é essencial.

Em cada companhia, o setor de compliance é responsável não só por criar essas diretrizes e garantir que elas cheguem a todos, mas também por garantir que sejam cumpridas.

Portanto, mais do que implementar o programa, é necessário trabalhar para que colaboradores entendam sua importância e como se alinhar às diretrizes.

Compliance trata sobre processos de trabalho, limites de custos, transparência em informações financeiras, comportamento, entre outros pontos. Neste post vamos abordar o assunto e mostrar como criar um programa para sua empresa e quais os erros que você deve evitar!

O que é um programa de compliance?

O programa de compliance é um conjunto de diretrizes que colaboradores de uma empresa precisam seguir para não violar regras que baseiam o negócio. Isso vai ajudar companhias a manterem seus processos devidamente protegidos, além de garantir a segurança financeira, de informações e também do ambiente de trabalho.

Programas de compliance precisam ter como base algumas diretrizes bem definidas. Se estamos falando de uma empresa que é fiscalizada por órgãos específicos responsáveis, esses grupos definem algumas regras referentes às atividades. No caso, essas especificações devem fazer parte do programa de compliance da empresa.

Além das questões mais específicas de um determinado setor, companhias também devem pensar em sua cultura organizacional. Nesse caso, estamos falando de boas práticas para manter a empresa um local seguro, convidativo e não tóxico para nenhuma categoria de funcionários.

Compliance tem também um plano de fundo jurídico e fiscal muito forte. A intenção é que, dessa forma, não haja a ocorrência de nenhuma atividade suspeita, fraudes ou más práticas que possam gerar prejuízos internos, à imagem da companhia ou até mesmo ações cabíveis junto a órgãos de setores ou à Receita Federal.

Os principais benefícios do compliance nas empresas

Evitar riscos é um trabalho constante que empresas executam por meio da gestão de compliance. Companhias sabem o quanto têm a perder se boas práticas deixam de ser executadas por setores e colaboradores.

É por isso que se investe cada vez mais em estruturas internas de compliance, em que diretrizes são definidas, práticas são monitoradas e a política de gestão de consequência, com sanções, é executada.

Esse ciclo de criação de boas práticas e acompanhamento garantem uma empresa com cultura bem definida, o que traz benefícios diversos.

Podemos listar esses principais ganhos que o compliance nas empresas gera. São eles:

• Maior credibilidade para a empresa;
• Garantia da qualidade e integridade de dados;
• Redução de riscos fiscais, de gestão e de liderança;
• Proteção de dados de colaboradores e consumidores;
• Otimização na rotina de processos de trabalho das empresas;
• Melhora na atração de talentos;
• Cultura organizacional estabelecida com mais transparência e rigor.

Qual a importância de se implementar um programa de compliance?

Um bom programa de compliance garante uma empresa mais estável e segura tanto interna quanto externamente. Afinal, de nada adianta transmitir uma imagem positiva para o mercado se nada funciona na gestão, nos processos e na satisfação de colaboradores.

A implementação de um programa de compliance, seguida de uma rotina de divulgação das diretrizes e acompanhamento das regras, pode proporcionar:

• Melhor uso dos recursos financeiros da empresa;
• Garantia de aplicação de processos eficazes;
• Manutenção da estabilidade do clima organizacional;
• Extinção de possíveis fraudes fiscais e financeiras;
• Redução dos riscos de penalidades fiscais aplicadas pela Receita Federal;
• Evitar atitudes e comportamentos desvirtuados de um bom ambiente de trabalho;
• Garantia de maior satisfação e engajamento de colaboradores;
• Redução de taxas de turnover.

Quais são os passos essenciais para implementar um programa de compliance?

Implementar um programa de compliance requer dedicação em etapas para garantir o desenvolvimento de diretrizes sólidas e a compreensão das mesmas. Isso vai garantir mais segurança e estabilidade para o contexto empresarial.

A seguir, veja como conquistar isso em um passo a passo didático e eficaz!

Estabeleça e documente políticas, procedimentos e padrões de conduta 

As políticas atuais precisam ser sempre revisadas na primeira etapa. Falta de atualização e regras não revistas podem gerar, por exemplo, prejuízos em reembolsos e autorizações de despesas de viagens corporativas, algo muito comum.

Portanto, as novas políticas precisam ser estabelecidas antes de tudo. Em seguida, é importante definir procedimentos para as atividades internas, como por exemplo, a forma como serão solicitados reembolsos, pedidos de férias, compra de equipamentos, e então divulgá-las para que todos os setores responsáveis fiquem cientes.

Crie um meio de supervisão do programa

A supervisão do programa de compliance é tão importante quanto criá-lo. Se não há fiscalização, nada garante que departamentos e pessoas estejam realmente cumprindo com as diretrizes.

Será preciso engajar líderes na manutenção dos processos e políticas definidas, monitorando processos e garantindo a execução de boas práticas. Isso vai garantir que não haja nenhuma brecha para que ações inadequadas sejam praticadas na empresa.

Forneça treinamento e educação de colaboradores

Um programa de compliance não é absorvido do dia para a noite pelos colaboradores. As novas regras podem se tornar complexas quando afetam os processos de trabalho. Portanto, é preciso pensar na adaptação das pessoas e no bem-estar no ambiente de trabalho.

Para isso, preste todo suporte ao departamento e pessoas. Ofereça palestras, treinamentos e veicule materiais informativos sobre as regras, processos e padrões de execução e comportamento. Isso ajudará a manter as diretrizes sendo cumpridas.

Estabeleça comunicação em todos os níveis

Comunicação é chave para que o programa de compliance seja um sucesso dentro de empresas. Portanto, é fundamental começar de maneira hierárquica. As camadas mais altas de liderança devem absorver essas regras para que, ao aplicá-las no resto da empresa, todos os colaboradores sintam que fazem parte de uma unidade onde todos prezam pelos mesmos valores.

Ainda assim, garanta que todos os níveis da empresa sejam alcançados pela veiculação de novas práticas e diretrizes. Para ser realmente eficaz, um programa de compliance deve contemplar todas as camadas hierárquicas da empresa.

Implementar um sistema de monitoramento e auditoria

Uma das principais vantagens de digitalizar processos é o registro de dados proveniente de todas as ações realizadas. Em outras palavras, tudo que é feito fica registrado e pode ser consultado. Isso representa mais transparência para analisar estes dados, monitorá-los e investigar possíveis desvios, sobretudo em épocas de auditoria interna.

Usar ferramentas de gestão de despesas de viagens, por exemplo, auxilia a evitar fraudes e garantir informações amplamente auditáveis. Uma boa opção de plataforma de gestão que garante centralização de dados de maneira integrada, ou seja, que todos os setores possam acessar, é o Paytrack.

Aplique disciplina consistente e ações corretivas

O trabalho de compliance não pode se encerrar na definição e monitoramento de regras. Infelizmente, ações corretivas e disciplinares precisarão acontecer se as diretrizes forem ultrapassadas ou descumpridas em algum momento.

Portanto, não deixe de definir em seu programa de compliance quais serão essas medidas caso as políticas sejam descumpridas. Isso traz clareza na comunicação com os colaboradores e setores, o que é fundamental.

Cultura é importante

Não subestime o poder da cultura organizacional. Esta pode potencializar seu seu programa de compliance ou arruiná-lo. Por isso, garanta que a cultura inclui valores importantes para o compliance e cultive isso entre seus colaboradores. Muitas grandes companhias esquecem deste ponto e acabam dedicando muito tempo a contornar penalidades, prejuízos e fraudes.

No entanto, uma cultura sólida é o primeiro passo para garantir colaboradores mais felizes e trabalhando corretamente. Isso também vai proporcionar respeito e colaboratividade no ambiente de trabalho.

Os 10 erros comuns de compliance nas empresas

Da implementação ao monitoramento das diretrizes, todo o processo está sujeito a erros. Evitá-los vai garantir resultados mais alinhados à estratégia e cultura da organização. A seguir, você confere quais são os 10 erros mais comuns desse processo e entender, além de suas consequências, como evitá-los.

1. Falha na identificação das necessidades internas

O papel do compliance nas empresas é também adequar práticas, processos e comportamentos às necessidades da companhia. Só assim se pode garantir que essas demandas serão devidamente supridas e que resultados serão alcançados.

Se não houver um bom processo de levantamento das necessidades, a tendência é que os processos e normas não façam sentido para a realidade da empresa. Por isso, é importante revisar regras e legislações referentes às atividades da companhia. Tendo isso como base, é possível definir diretrizes abrangentes e completas.

2. Falta de uma política de controle interno

Um dos papéis mais importantes do setor de compliance é desenvolver uma política de controle interno. Essas são as bases de atuação que setores e pessoas devem seguir em seus trabalhos. Consequentemente, se não o fizerem, podem estar em desacordo com leis e recomendações de boas práticas.

Portanto, depois de levantar as necessidades e obrigações da empresa em seus processos, as políticas de controle devem ser definidas. Assim, há maior segurança e garantia de execução de práticas adequadas na rotina de trabalho.

3. Ausência de comunicação com a equipe

Diretrizes de compliance não podem ser apenas regras e recomendações que são conhecidas somente por quem as define e controla. Afinal, o papel desses termos é garantir que setores e pessoas os sigam e trabalhem em conformidade total.

Para evitar esse erro, as diretrizes devem estar acessíveis a toda a empresa. Usar canais de comunicação de fácil acesso e amplamente difundidos entre colaboradores ajuda a estabelecer uma comunicação clara e objetiva entre setores.

4. Não se preparar para a fiscalização

Em muitas áreas de negócios, a fiscalização tem uma atuação ativa, sobretudo em visitas às sedes de empresas. Os órgãos responsáveis esperam encontrar uma empresa sem nenhum tipo de irregularidade, o que passa também pelo trabalho de compliance.

Garantir boas práticas é o primeiro passo. Além disso, determinar regras de arquivamento digital de comprovantes e documentos, além de manter uma auditoria interna, são algumas das medidas fundamentais. De um modo geral, é papel do compliance nas empresas garantir processos e práticas livres de penalização.

5. Não ter o compliance incorporado na cultura organizacional

Todo colaborador que faz parte da empresa, seja recém-contratado, seja veterano, precisa estar totalmente imerso à cultura organizacional. Esse conjunto de práticas, valores e costumes também precisa incluir diretrizes de trabalho.

Um erro grave é separar as coisas. Se o setor de compliance não se preocupa em integrar as diretrizes à cultura da empresa, perde oportunidade de fixar questões importantes nos hábitos do colaborador. Colaboradores precisam encaram as regras como parte essencial de suas jornadas na empresa

6. Falta de atualização do programa de compliance

Um bom programa de compliance nas empresas deve ser atualizado constantemente. Companhias que não fazem isso se deparam com sanções legais devido a atualizações das legislações de setores e ainda lidam com práticas inadequadas, conforme o mercado e seus hábitos mudam.

Para evitar problemas de ordem técnica, operacional e de convivência, manter as diretrizes revisadas e atualizadas anualmente é essencial! Essa é uma forma importante de preservar companhias e pessoas.

7. Não avaliar a segurança de dados

A LGPD e a GDPR são as legislações que regulamentam o uso de dados por parte das empresas. A estabilização dessas normas fez com que times de compliance precisassem repensar suas diretrizes e, mais do que nunca, atualizá-las.

Pode ser um erro grave não definir regras totalmente alinhadas a essas duas regulamentações, uma vez que elas são as mais modernas. Hoje, dados são a base da gestão e operação de muitas empresas, ou seja, o índice de erros é altíssimo para empresas que não incorporam a segurança de dados em suas diretrizes.

8. Adotar uma postura passiva

O trabalho de compliance nas empresas deve ser, antes de tudo, baseado em uma abordagem ativa. Isso significa fazer revisões, atualizações e levantar necessidades de adequações. Só assim se pode construir diretrizes eficazes e evitar problemas futuros.

Agora, se a abordagem é passiva, o setor de compliance vai sempre agir para remediar ou tentar contornar problemas. É sempre pior ter que correr atrás do prejuízo, principalmente porque nem sempre é possível corrigir falhas.

9. Não treinar equipe sobre procedimentos e políticas de compliance

Não dá para esperar também que os setores, equipes de trabalho e colaboradores se adaptem a todas as mudanças do dia para a noite. Reaprender a trabalhar, o que acontece muitas vezes, vai levar tempo. Por isso, o suporte com treinamentos e cursos se faz importante.

Novos processos e adequações que a política de compliance propõe requerem tempo para adequação de todos. É importante que a empresa esteja ciente disso e dê todo o suporte que os colaboradores vão precisar.

10. Manter tecnologias que não atendem as necessidades de compliance da empresa

Tecnologia obsoleta é um problema que muitas empresas enfrentam. Elas “roubam” tempo, eficácia nos processos e, muitas vezes, custam caro. Ao longo dos anos, foi importante que softwares se adequassem à era digital e às necessidades das empresas. Por isso, as empresas também precisam saber selecionar a tecnologia certa.

O setor de compliance nas empresas tem o papel de garantir que políticas e processos definidos como a melhor prática para determinadas ações sejam seguidos. Isso passa, sem dúvidas, pela adoção de tecnologias e segurança de dados que são gerenciados e acessados por diferentes setores, de forma integrada.

Em algumas demandas, é fundamental centralizar informações em uma só plataforma que seja segura, acessível e dinâmica para garantir o compliance. Isso é muito importante, por exemplo, em processos de gestão de viagens e despesas corporativas.

Para esse trabalho, soluções como a Paytrack ajudam a garantir a aplicação de políticas em reembolsos corporativos e compra de serviços de viagem, além de apoiar o controle financeiro e fiscal, fazendo isso de forma automatizada.

Sem dúvidas, um bom programa de compliance ajuda empresas a definirem rumos mais seguros e podem salvar aquelas companhias que há muito não revisam suas práticas. O importante é pensar em cultura organizacional, gestão de custos e diretrizes que garantam processos seguros e transparentes.

Precisa de um sistema para ajudar o compliance da sua empresa? Fale com nossos especialistas!