Para muitas empresas, o pagamento de fornecedores pode ser uma etapa difícil de gerenciar. Os principais desafios são aqueles que envolvem o controle dos seus gastos a fim de prever recursos disponíveis para os pagamentos, as preferências de cada fornecedor no que concerne aos meios de pagamento e prazos, por exemplo, a conciliação financeira e, por último, a segurança e conformidade com suas políticas internas.
Então, neste artigo vamos te ensinar a como superar esses desafios, e como automatizar esses processos com uma gestão integrada de despesas e pagamentos para que a sua empresa se liberte de uma vez por todas dos sistemas manuais e burocráticos, ganhando tempo e otimizando recursos.
O que é o pagamento de fornecedores?
O pagamento de fornecedores é a ação de liquidar as obrigações financeiras que envolvem produtos, matéria-prima, serviços com transporte e outros, fornecidos por terceiros, ou seja, pessoas fornecedoras que são externas à empresa e que sustentam suas operações. Pois essa obrigação deve seguir regras, como prazos, valores e condições previamente acordadas entre ambas as partes.
Nesse sentido, para a empresa, manter o pagamento correto tem como objetivo garantir um fluxo de suprimentos e um fluxo de caixa saudáveis, além de também preservar um bom relacionamento com os fornecedores para conseguir melhores negociações e melhores produtos.
Quais os principais desafios no processo de pagamento de fornecedores?
As dores mais comuns entre as empresas são aquelas relacionadas à gestão de pagamentos corporativos, que diz respeito às despesas dos colaboradores com viagens corporativas e deslocamentos, e o pagamento de fornecedores.
Então, superar os obstáculos que envolvem o ato de pagar os fornecedores da sua empresa, é saber como otimizar recursos, evitar gastos desnecessários, agilizar operações financeiras, assegurar um sistema antifraude eficiente, garantir a conformidade com a política interna, e enxergar oportunidades de crescimento.
Controle e monitoramento das finanças
Principalmente para ter o controle sobre os pagamentos, é necessário centralizá-los em uma única plataforma de gestão de pagamentos corporativos.
Os fornecedores podem ter preferência por diferentes meios de pagamento, além de prazos específicos, e outras condições. Principalmente para a finalidade de evitar atrasos, erros nos acordos estabelecidos com cada fornecedor, a solução ideal é ter em um único lugar, uma visão integrada das contas a pagar, dos gastos, prazos, limites e políticas da empresa.
Segurança e compliance
Outro desafio no processo é efetuar os pagamentos de forma segura e alinhada às regras internas da empresa.
Garantir segurança e compliance (conformidade com a política da empresa) é imprescindível para assegurar também o controle sobre políticas violadas, além de prevenir erros, reduzir o retrabalho, evitar possíveis fraudes e ainda dar segurança aos fornecedores.
Uma política de despesas corporativas pode ser definida como um conjunto de regras estabelecidas pela empresa para determinar como serão utilizados os recursos financeiros. O objetivo central é garantir que todos os gastos sejam realizados de forma controlada e transparente.
E quais são os benefícios? Para os fornecedores, são eles:
- Segurança fiscal;
- Clareza nas condições definidas;
- Confiança no cumprimento dos prazos.
Para a empresa:
- Controle financeiro;
- Eficiência na prestação de contas;
- Conformidade fiscal;
- Redução de desperdícios;
- Diminuição de erros e fraudes.
Embora seja um desafio, garantir segurança e compliance é totalmente possível se a sua empresa criar uma boa política de despesas.
Conciliação financeira
A conciliação financeira é o ato de conferir e validar as movimentações financeiras de uma empresa. Pois o propósito da conciliação financeira é oferecer precisão e transparência na gestão de despesas. Quando é feita de maneira eficiente, auxilia as empresas a identificarem divergências, erros e fraudes, além de obter um maior controle financeiro e consistência nas auditorias.
Por exemplo: comparar os valores a pagar em matérias-primas de fornecedores, com os valores recebidos com as vendas dos produtos da sua empresa.
Essa estratégia é a conciliação de contas a pagar e a receber, utilizada para comparar os compromissos financeiros com os pagamentos e recebimentos realizados.
Contas a pagar são as obrigações financeiras da empresa (saída de caixa) e as contas a receber são os valores que ela recebe de terceiros (entrada de caixa).
As contas a pagar – como aluguel, contas de serviço, marketing, viagens ou compras com fornecedores e as contas a receber – vendas, comissões, adiantamentos e outros – devem estar em harmonia, para evitar perdas no orçamento.
Deste modo, no que toca aos pagamentos de fornecedores, ela é essencial para impedir atrasos que geram multas e juros, e melhorar a previsibilidade financeira.
Em resumo, ao aplicar a conciliação financeira, a empresa ganha:
- Controle dos registros: identifica pagamentos indevidos e fraudes;
- Otimização do fluxo de caixa: acompanha a receita com maior detalhamento;
- Facilidade na prestação de contas: justifica movimentações para auditoria;
- Redução de custos: evita perdas financeiras futuras;
- Eficiência na gestão de reembolsos: faz a validação de cada gasto.
Portanto, com a conciliação financeira, a empresa ganha saúde financeira, e permite uma melhor gestão dos seus pagamentos.
Dicas de como automatizar pagamento de fornecedores
Automatizar os pagamentos é fundamental para manter um relacionamento saudável entre empresas e fornecedores. Pois a automatização permite que as empresas tenham uma visão mais completa dos gastos, limite despesas, ganhe mais controle, segurança e flexibilidade dos meios de pagamento. Listamos as principais maneiras de como colocar em prática a tecnologia nos pagamentos:
Plataforma integrada de pagamentos
Ter uma visão global dos gastos diminui o tempo usado para detectar gastos não autorizados e identificar aqueles que são desnecessários para limitar custos e otimizar os recursos. Além disso, ao ganhar mais controle sobre os pagamentos, fica mais fácil entender os prazos, e alinhar às políticas da empresa e às condições estabelecidas com cada fornecedor. Todos esses fatores promovem mais segurança e flexibilidade no controle dos métodos de pagamento.
A Paytrack oferece uma plataforma de pagamentos corporativos, em que é possível definir políticas, integrar com ERPs e cartões externos além do cartão corporativo Paytrack, ter Pix com controle total, pagamento via boleto, reembolsos e adiantamentos, e ainda obter dados e insights valiosos para identificar oportunidades.
Na plataforma, você tem meios de pagamento integrados com a tecnologia, como:
Pix corporativo
Sobre métodos de pagamento, torna-se relevante ainda adotar meios como o Pix corporativo. Com o uso do Pix, as empresas aumentam sua produtividade, eficiência, redução de custos, melhoram a rastreabilidade dos pagamentos, ganham mais segurança e menor chance de fraudes.
O Pix corporativo é um meio de pagamento utilizado para pagamentos, cobranças, recebimentos e transferências. As transações podem ser feitas em segundos e sem restrição de dias e horários, como acontece com o DOC e o TED. Importante saber também que o Pix é um meio de pagamento que integra uma tecnologia criptografada, por isso tem menos risco de fraudes.
Além de tudo, recentemente, segundo o InfoMoney, o Pix recebeu uma função de “autoatendimento” do MED (Mecanismo Especial de Devolução), que permite que os usuários possam contestar transferências diretamente no aplicativo do banco, em casos de golpes e fraudes.
Pagamento via boleto direto do saldo corporativo
Alguns fornecedores ainda preferem pagamentos via boleto. O pagamento é feito direto do saldo corporativo associado ao colaborador, com agilidade e eficiência.
Para facilitar esse tipo de pagamento, na plataforma da Paytrack é possível realizar pagamentos instantâneos e ter controle dos limites em tempo real. Com isso, as empresas conseguem visualizar melhor os dados para ter mais domínio sobre os gastos e manter um fluxo de caixa mais saudável.
Benefícios de fazer uma gestão integrada de despesas e pagamentos
Uma gestão de despesas corporativas abrange todas as etapas do controle de gastos da empresa, como mencionado em outro tópico, de fato, adotar uma gestão de despesas integrada traz vários benefícios para as empresas, como as seguintes:
- Agilidade na checagem de informações: pois com a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), é possível reconhecer as informações dos recibos de forma automática. O uso desta tecnologia aumenta a rapidez do processo de checagem de informações, normalmente feitas com planilhas manuais.
- Parâmetros de política no software: as políticas da empresa integradas no software da Paytrack tornam os processos mais fluidos e eficazes.
- Monitoramento e controle dos dados em tempo real: a área financeira da empresa perde menos tempo para acompanhar o fluxo de gastos. Com a automatização, é possível ver os dados em tempo real, melhorando também a precisão do processo.
A plataforma de gestão de despesas corporativas da Paytrack ajuda a sua empresa a garantir o controle total dos gastos, potencializar a operação do backoffice, otimizar recursos, eliminar fraudes, impulsionar o compliance, detectar erros nos gastos, alinhar a gestão à política das empresas, e muitas outras vantagens.
Como a Paytrack facilita o pagamento de fornecedores em despesas corporativas?
A Paytrack ajuda as empresas no controle e monitoramento das finanças, na segurança e compliance, na transparência e precisão da gestão de despesas, na agilidade dos processos e na otimização dos recursos da sua empresa.
Com uma plataforma integrada para gestão de pagamentos e despesas, a Paytrack contribui para:
- Visualizar as finanças de forma estratégica com os relatórios gerenciais e mais de 80 opções para identificar tendências e tomar melhores decisões;
- Centralizar e automatizar pagamentos relacionados a despesas corporativas (viagens, mobilidade, alimentação, hospedagem);
- Integrar a gestão de pagamentos com ERPs e sistemas financeiros;
- Oferecer segurança, controle e compliance nos pagamentos realizados.;
- Facilitar conciliação financeira e auditoria dos pagamentos a fornecedores;
- Melhorar a eficiência operacional no processo de contas a pagar.
Em uma única plataforma, oferece pagamentos flexíveis (cartão, pix, boleto), facilitando na hora de pagar os fornecedores e atender às suas diferentes necessidades.
Além do mais, a Paytrack também permite:
- Integrar cartões corporativos tradicionais, cartões virtuais, e VCN externos da sua empresa;
- Integrar com ERPs e sistemas financeiros para pagamentos;
- Controlar por centro de custo, tipo de despesa e colaborador;
- Rastrear os gastos de forma automatizada;
- Conciliar pagamentos com lançamentos de despesas automaticamente;
Então, se quiser conhecer mais sobre como a nossa solução pode ajudar a sua empresa com o pagamento de fornecedores, não deixe de se cadastrar para nossa equipe entrar em contato com você!
