OTAs: o que são e como impactam a gestão de viagens?

A transformação digital impactou profundamente o mundo em que vivemos. No setor de viagens, por exemplo, as OTAs (Online Travel Agencies) tornaram a gestão de reservas mais acessível e prática para os viajantes.

Essas plataformas online ganharam espaço por oferecerem autonomia e praticidade aos usuários que precisam fazer uma viagem.

No contexto corporativo, entender o papel das OTAs é ainda mais relevante. Afinal, embora sejam amplamente utilizadas para reservas pontuais, elas ainda apresentam limitações.

Sendo assim, qual a melhor opção para empresas realizarem uma gestão de viagens corporativas mais eficiente?

Continue a leitura para entender melhor as OTAs e descobrir como fazer escolhas estratégicas para controlar os deslocamentos da sua empresa.

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O que são as OTAs (Online Travel Agencies)?

As OTAs, ou Online Travel Agencies, são plataformas digitais especializadas na venda de serviços de viagem, como passagens aéreas, hospedagens, aluguel de carros e pacotes turísticos.

Por meio de uma proposta de autossuficiência, elas permitem que o próprio viajante pesquise, compare preços e faça reservas diretamente pela internet, sem precisar de uma agência física.

Esse modelo ganhou força nos últimos anos, principalmente pela praticidade e agilidade na hora de comprar serviços de viagem. Com isso, empresas como Booking.com, Expedia e Decolar caíram no gosto dos viajantes.

Apesar de atenderem bem à demanda por reservas rápidas, as OTAs foram desenvolvidas, majoritariamente, para o varejo e o turismo de lazer, o que limita sua eficiência no ambiente corporativo.

Portanto, empresas que buscam mais controle de orçamento, políticas de viagens e integração com sistemas financeiros encontram desafios ao depender exclusivamente desse tipo de plataforma.

Como funcionam as OTAs no processo de reserva?

As OTAs funcionam como intermediárias entre o viajante e os fornecedores de serviços turísticos, como companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, etc.

Por meio de uma interface digital, geralmente um site ou app, essas plataformas agregam ofertas de diversos parceiros, permitindo que o usuário tome a melhor decisão de acordo com suas preferências.

Sendo assim, a utilização de OTAs é especialmente atrativa pela centralização das opções e pela autonomia na hora da reserva, sem a necessidade de contato direto com cada fornecedor.

Contudo, empresas precisam entender os prós e contras desse modelo, especialmente no contexto de viagens corporativas, onde critérios como compliance, rastreabilidade, integração e reembolsos são essenciais.

Quais as vantagens de usar uma OTA para reservas?

Utilizar uma Online Agency Travel pode trazer benefícios importantes, especialmente em situações mais simples ou de lazer. A seguir, confira alguns dos pontos positivos:

• Maior variedade de opções de voos, hotéis e serviços, com comparação em tempo real;
• Agilidade na reserva, com confirmação imediata;
• Acesso a avaliações de usuários, o que pode ajudar na tomada de decisão;
• Promoções e descontos exclusivos, muitas vezes atraentes para o consumidor final;
• Plataformas intuitivas, com interfaces amigáveis e disponíveis 24/7.

Se o viajante busca maior conforto e praticidade no momento de organizar sua viagem, ele pode usufruir das vantagens proporcionadas pelas OTAs disponíveis no mercado.

Aproveite e leia: Empresas de turismo corporativo: as principais opções de 2025

Limitações das OTAs em viagens corporativas

Apesar das facilidades. as OTAs nem sempre conseguem atender às necessidades específicas das empresas. Afinal, o uso exclusivo das plataformas pode gerar gargalos operacionais, especialmente para times financeiros ou gestores de viagens.

Entre as limitações mais comuns para viagens corporativas, destacam-se:

• Falta de integração com ERPs e sistemas financeiros, dificultando o controle e análise de despesas;
• Ausência de políticas de viagens personalizadas, o que pode gerar reservas fora do padrão aprovado pela empresa;
• Dificuldade de emissão de relatórios consolidados, prejudicando a auditoria e o compliance;
• Menor suporte em situações críticas, como alterações de última hora, reembolsos ou emergências com o viajante;
• Controle descentralizado, o que compromete a visibilidade sobre o comportamento de compra e a governança.

Sendo assim, qual a melhor opção para empresas com alta demanda de viagens corporativas? Nesse momento, é preciso entender melhor o papel das Travel Techs no mercado de viagens.

OTAs x Travel Techs: qual a diferença na prática?

Embora as OTAs e as Travel Techs compartilhem o ambiente digital e a proposta de facilitar o acesso a serviços de viagem, suas abordagens, funcionalidades e públicos-alvo são bastante distintos.

Portanto, para empresas que buscam eficiência, controle e economia nas viagens corporativas, entender essa diferença é fundamental na hora de escolher a melhor solução;

O que são Travel Techs?

As Travel Techs são empresas de tecnologia especializadas na gestão de viagens corporativas. Com isso, mais do que oferecer uma plataforma de reservas, soluções como a Paytrack integram funcionalidades pensadas exclusivamente para o contexto empresarial.

Desse modo, as empresas passam a ter acesso a um controle de despesas mais eficiente, workflows de aprovação, aplicação de políticas de viagem e integração com sistemas financeiros.

Diferentemente das OTAs, que são voltadas para o consumidor final, as Travel Techs foram desenvolvidas com foco em eficiência operacional e governança corporativa. Isso faz delas uma escolha mais estratégica para empresas que precisam de rastreabilidade, compliance e inteligência de dados para decisões mais assertivas.

Na prática, uma Travel Tech como a Paytrack atua como hub completo de gestão, conectando todos os envolvidos no processo, do colaborador que viaja ao time financeiro que presta contas.

Quais os diferenciais de uma Travel Tech?

Se compararmos as Online Travel Agencies (OTAs) e as Travel Techs, conseguimos encontrar várias diferenças. Isso explica, por exemplo, o porquê empresas estão buscando soluções mais robustas e integradas.

A seguir, confira os principais pontos:

• Aplicação automática de políticas de viagem (como limites de gastos, horários ou fornecedores preferenciais);
• Fluxos de aprovação customizáveis, com trilhas diferentes conforme cargo, área ou tipo de despesa;
• Integração nativa com ERPs e plataformas de reembolso, eliminando retrabalho manual;
• Emissão de relatórios em tempo real, com dashboards e análises preditivas de comportamento de viagem;
• Centralização de dados e compliance fiscal, incluindo emissão e conciliação de notas fiscais;
• Suporte ao viajante 24/7, com atendimento dedicado e especializado;
• Gestão por centro de custo, projeto ou filial, trazendo mais visibilidade e controle orçamentário.

Portanto, enquanto uma OTA se concentra na reserva, a Travel Tech cuida do antes, durante e depois da viagem, tornando a experiência mais fluida para o colaborador e mais segura para a empresa.

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Quando optar por uma travel tech em vez de uma OTA?

Entre a opção em escolher uma OTA ou uma Travel Tech para a gestão de viagens corporativas, é preciso levar uma série de fatores em consideração.

Ou seja, deve-se entender, por exemplo, qual o volume de viagens, os objetivos da empresa, o nível de controle exigido sobre as despesas corporativas, entre outros.

Embora as OTAs atendam bem a viajantes individuais ou a empresas que possuem demandas esporádicas, a Travel Tech se torna fundamental à medida que a complexidade da operação e a necessidade de governança aumentam.

Deste modo, as empresas devem considerar migrar para uma Travel Tech se

• Realiza viagens corporativas com frequência e precisa de padronização nos processos;
• Enfrenta dificuldades para aplicar políticas de viagem automaticamente;
• Gasta tempo com controle manual de reembolsos, notas fiscais ou conferência de reservas;
• Precisa de visibilidade em tempo real sobre as despesas de viagem, por centro de custo ou projeto;
• Deseja automatizar aprovações e relatórios financeiros, integrando com ERP ou plataformas de gestão;
• Procura melhorar o suporte ao viajante, com atendimento ágil e dedicado;
• Busca redução de custos por meio de dados, negociação com fornecedores e análises preditivas.

Se a maior preocupação de uma empresa é a eficiência da operação, o controle das despesas e a conformidade com políticas internas, a travel tech é o caminho mais estratégico.

Como a Paytrack oferece mais controle e eficiência na gestão de viagens corporativas?

Quando o assunto é a gestão de viagens corporativas, a necessidade real vai muito além de reservas. Por isso, contar com ferramentas completas como a Paytrack faz toda a diferença.

Com uma Travel Tech especializada, as empresas encontram mais controle, eficiência e automação de ponta a ponta, algo que OTAs tradicionais não foram projetadas para oferecer.

Ao contar com uma plataforma como a Paytrack, os gestores podem configurar regras claras e automáticas, garantindo maior compliance nas viagens, ter fluxos inteligentes de aprovação, um ecossistema integrado que engloba desde a solicitação e aprovação de viagens até a prestação de contas com OCR, atendimento 24/7 com foco no viajante corporativo e dados em tempo real.

Na prática, a Paytrack une tecnologia, inteligência e suporte personalizado para entregar controle de verdade às empresas.

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