Implementar um planejamento logístico de viagem corporativa eficiente e que, ao mesmo tempo, otimize custos não é uma tarefa fácil para os gestores de viagem. Por isso, o uso de transporte compartilhado tem sido uma opção viável que vai atender às necessidades dos colaboradores que precisam de deslocamentos para eventos corporativos, reuniões de negócios, entre outros. O translado tem como objetivo otimizar tempo e dar conforto ao profissional, ter um bom custo-benefício para as empresas e uma opção sustentável para as cidades.
Descubra como sua empresa pode implementar esse serviço, além das modalidades e vantagens!
O que é translado?
O translado é um tipo de transporte compartilhado entre duas ou mais pessoas que vão seguir para o mesmo destino.O passageiro pode realizar o trajeto de carro, ônibus, van, entre outros. A empresa escolhe o melhor meio de transporte com base na distância a percorrer, na comodidade e na quantidade de passageiros.
Como opera de maneira simples e organizada, com datas, horários, locais planejados e reservas pré-agendadas, o translado é perfeito para ser incluído nas demandas das viagens corporativas que exigem pontualidade.
Além disso, esse tipo de serviço não fica restrito apenas à locomoção do hotel para o aeroporto e vice-versa. Há opções de contratação para deslocamento para eventos corporativos, reuniões de negócios, realização de treinamentos, participação em palestras etc. Nesse caso, o gestor de viagem precisa estar atento às necessidades do viajante. O ideal é ajustá-las de acordo com as melhores opções de contratação do translado para otimizar tempo e dinheiro.
Quais são os tipos de translado em viagens corporativas?
Sabia que há diferentes tipos de traslados em viagens corporativas que podem se adaptar a cada necessidade dos gestores? Conheça os tipos mais comuns:
| Translado-in | Serviço de translado de aeroporto até o hotel, evento ou reunião corporativa, mas não inclui o trajeto de volta. Ao desembarcar na cidade, um veículo estará à espera do profissional. |
| Translado-out | O trajeto desse percurso é oposto ao anterior e é feito uma única vez. |
| Translado in/out | Essa modalidade contempla os trajetos de ida e volta do passageiro do aeroporto ao destino. Como são duas opções oferecidas pela mesma empresa, o custo-benefício para o gestor de viagem pode ser maior. |
| Translado entre aeroportos | Muito comum em cidades que têm mais de um aeroporto e que realizam a conexão entre voos em unidades diferentes. Com isso, o passageiro precisa de transporte para se deslocar até o outro aeroporto para seguir ao destino. Quando não é oferecido gratuitamente pela companhia aérea, é preciso fazer a contratação deste tipo de translado específico. |
| Translado para eventos | Geralmente, é contratado por empresas para fazer o transporte de um grupo de profissionais para eventos corporativos de grande porte. O serviço pode ser acordado segundo a demanda específica da organização como horário de ida e volta e ponto de encontro. |
| Translado intercidades | Utilizado em casos em que o profissional precisa se deslocar para uma localidade distante de centros urbanos que não possui aeroportos próximos. Nesta modalidade, o gestor de viagem vai ter que contratar um serviço para atender àquela demanda específica do passageiro. |
Qual a diferença entre translado e transporte regular?
Dependendo da localidade que estiver, você já deve ter ouvido nomes diferentes para translado como traslado e transfer. Porque todas essas palavras compartilham o mesmo significado e se referem ao serviço de transporte que vários passageiros utilizam de forma compartilhada.
Nesse caso, o colaborador que estiver viajando pode aproveitar a flexibilidade dos horários de deslocamento, pois o serviço contratado pelo gestor de viagem pode ser flexibilizado e ajustado de acordo com as opções oferecidas como horário e pontos de chegada e partida.
Essa é justamente a principal diferença entre translado e transporte regular. Este último inclui meios de transporte público como ônibus de linhas urbanas e intermunicipais que, geralmente, utilizamos no dia a dia. Eles disponibilizam aos passageiros apenas opções de rotas, tarifas e horários fixos, com embarque e desembarque em pontos pré-determinados e em terminais rodoviários, e os passageiros não precisam contratá-los previamente.
Mas, em viagens corporativas, em que tempo é dinheiro e o profissional precisa garantir que a agenda não fique comprometida em função de atrasos com transporte, o deslocamento pontual é fundamental. Por isso, o translado acaba sendo a melhor opção que se encaixa na rotina dele e que prevê que ele consiga se deslocar sem contratempos e imprevistos.
A importância no planejamento logístico e financeiro das empresas
Nos últimos anos, a contratação de translado pelos gestores de viagem em viagens corporativas tem deixado de ser apenas uma tendência e se mostrado como parte importante no planejamento logístico das empresas.
Como várias pessoas utilizam o mesmo serviço no translado, o preço se torna mais acessível em comparação a opções de transportes particulares, exclusivos ou aluguel de carro, gerando um bom custo-benefício.
Benefícios do uso do translado:
O uso do serviço de translado proporciona uma série de benefícios que vai além da redução de custo em comparação com outras opções como, por exemplo, o transporte privado. O serviço otimiza as rotas para atender a todos os passageiros e gerar economia de tempo.
Do lado do profissional, o conforto, praticidade e pontualidade podem proporcionar aumento de produtividade, possibilitando uma viagem segura e sem preocupação. Além disso, esse sistema de transporte compartilhado é uma tendência mundial e acaba contribuindo para redução da emissão de gases do efeito estufa e tornando as cidades mais sustentáveis.
Como planejar e controlar as despesas de translado?
A gestão de despesas de translado em viagens corporativas é parte importante do controle orçamentário das empresas, independentemente do tamanho e setor. Assim como consideramos o translado uma prática eficiente e sustentável, também precisamos planejar de forma organizada e estruturada o que será gasto com o deslocamento de funcionários.
Controlar as despesas de translado vai exigir dos gestores um planejamento rigoroso, estratégico e contínuo. A medida permite utilizar a verba de maneira correta e evita prejuízos financeiros. Quando as empresas não adotam essa prática de forma corriqueira, elas podem acumular despesas consideráveis a longo prazo.
Como controlar despesas
Confira o checklist com boas práticas:
- Faça um levantamento completo da necessidade do funcionário;
- Considere algumas opções de traslados com preços variados, levando em conta rotas, horários e modalidades de transporte local;
- Elabore e mantenha atualizada uma planilha com previsão de gastos com base na pesquisa de preços;
- Busque formas para redução de custos como planos de fidelidade para concessão de descontos e negociação constante com fornecedores;
- Utilize tecnologias inovadoras e indicadores para monitoramento de dados referentes como gestão de despesa, meses como maior demanda, entre outros;
- Planeje com antecedência para evitar problemas e imprevistos e tenha sempre um plano alternativo;
- Assegure que a solicitação de translado esteja regulamentada na política corporativa para que os funcionários tenham ciência desse processo.
Qual a importância do compliance em despesas com translado
Assim como em qualquer gasto corporativo que demanda controle e planejamento, as despesas referentes ao translado realizado por funcionários também precisa ter um acompanhamento rigoroso por parte dos gestores.
Como os deslocamentos já são parte da rotina de quem está em uma viagem corporativa, em certos casos, podem acabar não sendo computados ou não inseridos de forma correta. Sem uma política de gerenciamento estruturada, essas despesas podem impactar o orçamento destinado para esta atividade.
O fato de as despesas de translado de funcionários estarem em compliance com a política, normas internas e governança corporativa vai proporcionar uma gestão mais transparente, profissional e estratégica. É uma prática que vai evitar uma série de riscos, tais como:
- Perdas financeiras que vão impactar o orçamento a longo prazo;
- Problemas de reputação corporativa que podem comprometer a imagem da empresa, confiança dos clientes e investidores;
- Fraudes em função da falta de um controle rigoroso das despesas;
- Problemas legais pelo não cumprimento de normas e diretrizes estabelecidas na política interna da empresa.
Como a Paytrack ajuda empresas a controlarem os gastos com translados?
A Paytrack oferece uma plataforma robusta que ajuda em toda operação logística de translado. O diferencial é que o sistema permite rastrear e controlar as despesas com translado, seja por reembolso, adiantamento ou cartão corporativo e oferece visibilidade por colaborador, viagem e centro de custo, facilitando a análise e o planejamento.
Além disso, o gestor de viagem vai ter a opção de fazer a integração com políticas de viagens, ajudando a aplicar limites e diretrizes para o uso desse tipo de serviço.
A plataforma ainda facilita a prestação de contas e a auditoria sobre os gastos com translado e permite a conciliação com fornecedores e agências de viagens.
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