Muitas são as dúvidas sobre o que é deslocamento, quais são as regras às quais as empresas devem estar atentas, e quais tipos de despesas são reembolsáveis quando o colaborador sai do local de trabalho para atender um cliente, participar de um congresso ou outra atividade relacionada à sua função.
Ao nos deparar com questões como essas, muito comuns entre gestores, coordenadores financeiros, viajantes corporativos e outros profissionais, pensamos em escrever um artigo que esclarecesse todas essas dúvidas. Confira!
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O que é deslocamento no contexto corporativo?
No contexto corporativo, o termo deslocamento refere-se aos movimentos que os colaboradores fazem para atividades de trabalho que acontecem fora do local habitual.
As condições e regras se diferenciam para cada tipo de deslocamento. Vamos ver um pouco mais sobre elas.
Regras da CLT sobre deslocamento corporativo
O deslocamento entra no cálculo da jornada de trabalho quando o empregado realiza tarefas relacionadas à sua função. Segundo o art. 4º das regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT),
“Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”.
No entanto, existem diferentes tipos de deslocamento, que obedecem a diferentes normas definidas pela CLT.
Deslocamentos não remunerados
Em primeiro lugar, vejamos quais são os tipos de deslocamentos não computados como horas trabalhadas:
Deslocamento de casa até o local de trabalho
De acordo com o art.58, § 2º da CLT, o deslocamento da residência do colaborador até o trabalho, assim como o seu retorno, não são computados na jornada de trabalho, mesmo que o transporte seja fornecido pelo empregador. Essa regra vale para qualquer meio de transporte.
Anteriormente, quando o local do trabalho fosse de difícil acesso, sem transporte público regular disponível e condução fornecida pelo empregador, o deslocamento contava na jornada de trabalho.
Contudo, a Reforma Trabalhista de 2017 (Lei Federal 13.467/2017) alterou a regra da hora in itinere (o tempo despendido pelo empregado no deslocamento de sua residência até o efetivo local de trabalho e seu retorno). Ela deixou de ser considerada como parte da jornada de trabalho, exceto nos seguintes casos:
- O deslocamento ocorre durante o horário normal de trabalho;
- O colaborador está à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens (art. 4º da CLT);
- Em situações com regras específicas, como minas subterrâneas (art. 294 da CLT) e trabalhadores ferroviários (art. 244, §3º da CLT).
Deslocamento durante intervalos de descanso
Deslocamentos durante intervalos de descanso não contam como hora de trabalho, já que o empregado não está à disposição da empresa (art. 71, § 2º, “Os intervalos de descanso não serão computados na duração do trabalho”).
Deslocamento de residência até aeroporto ou rodoviária em viagem a trabalho
Igualmente, o deslocamento da casa do colaborador até o meio de transporte que será utilizado para a viagem corporativa não é contabilizado na jornada.
No entanto, há algumas exceções, como nos casos em que o empregado está prestando serviços à empresa durante esse tempo de movimento.
Deslocamentos remunerados
Em segundo lugar, confira quais tipos de deslocamentos do colaborador devem ser remunerados pela empresa:
Deslocamento administrativo
O deslocamento é administrativo quando realizado em um período curto de tempo, em uma distância curta e sem pernoite, ou seja, sem necessidade de hospedagem.
Em outras palavras, esse tipo de deslocamento acontece normalmente durante a rotina de trabalho, dentro da mesma cidade.
Exemplos de situações em que o funcionário realiza um deslocamento administrativo:
- Encontrar um cliente;
- Ir a uma reunião importante;
- Fazer um treinamento ou curso;
- Ir a outra filial da empresa;
- Entregar documentos.
Viagem a trabalho
Além do deslocamento administrativo, temos o deslocamento mais longo, isto é, a viagem. Uma viagem a trabalho é todo e qualquer deslocamento longo feito por um colaborador a serviço da empresa, cujo objetivo é cumprir atividades profissionais fora da sua base habitual.
Ao contrário do deslocamento administrativo, a viagem corporativa é planejada com antecedência, acontece normalmente fora da cidade, e envolve hospedagem e transporte aéreo ou rodoviário.
Outra diferença é com relação às normas definidas pela política de viagens corporativas da empresa, que abrange além de hospedagem e transporte, alimentação, reembolsos, adiantamentos e prestação de contas.
Nesse sentido, a viagem pode ter como objetivo, por exemplo:
- Visitar fornecedores;
- Fechar contratos e parcerias;
- Participar de congressos;
- Ir a reuniões de negócios;
- Entre outros.
Deslocamento extraordinário
Finalmente, temos o deslocamento extraordinário, que acontece quando o colaborador precisa se deslocar devido a uma urgência, como uma reunião de emergência, uma operação crítica de TI, uma negociação de última hora por uma crise, etc.
Ele ocorre fora da jornada de trabalho, logo, pode qualificar horas extras ou sobreaviso (quando o colaborador fica à espera de ordens que pode receber em algum momento, fora do horário de trabalho).
Quais despesas a empresa reembolsa?
O reembolso de despesas corporativas é uma prática comum de ressarcir colaboradores que fazem o pagamento das despesas de viagens com seu próprio dinheiro em detrimento da empresa.
Os custos são por conta da empresa nos casos de deslocamento for administrativo, viagem a trabalho ou deslocamento extraordinário.
Embora seja direito do colaborador, não são todos os tipos de despesas que são reembolsáveis.
As despesas com deslocamento reembolsáveis são aquelas que se enquadram em categorias, como:
- Alimentação;
- Transporte;
- Deslocamento;
- Hospedagem;
- Comunicação;
- Internet;
- Seguro viagem;
- Aluguel de carro.
Claro que, quando o deslocamento não envolver uma viagem, a empresa não considera válidas despesas como hospedagem, seguro ou aluguel de carro (para deslocamentos curtos dentro do destino), já que elas não são necessárias.
Por isso, é imprescindível que todas as diretrizes de reembolso estejam bem definidas na política de reembolso da empresa e à disposição dos colaboradores.
