Como fazer integração com ERP na gestão de despesas

Na gestão de uma empresa, o que fazer para diminuir as despesas de viagens corporativas? Você pode se surpreender ao descobrir que um diferencial importante é a integração com ERP e um sistema de gestão de despesas.

Uma pesquisa realizada pelo Aberdeen Group revelou que quando um ERP era integrado a um sistema adequado de gestão de despesas corporativas, havia redução de 33% no custo relacionado ao processamento de despesas, aumento de 34% na taxa de conformidade das políticas de viagem e o processo de reembolso era 35% mais rápido. No entanto, nem todas as empresas adotam esta solução e, por isso, perdem a oportunidade de otimizar suas operações.

Você está recebendo o mesmo resultado da pesquisa na gestão empresarial? Ou as integrações limitadas aumentam as demandas manuais?

Leia o nosso conteúdo para entender o que é uma integração com ERP, como ela funciona e quais os desafios enfrentados pelas empresas.

Quer saber como a Paytrack pode ser a solução que falta na sua empresa? Fale com um dos nossos especialistas e descubra:

O que é uma integração com ERP e como funciona?

A integração com ERP (Enterprise Resource Planning) é o processo que conecta diferentes sistemas ou softwares da empresa com uma plataforma de gestão integrada.

Com isso, essa integração automatiza o fluxo de dados entre diferentes departamentos da empresa, desde RH até o financeiro, centralizando as informações em um único sistema. Dentre os principais benefícios da integração com ERP nas empresas, destacam-se processos mais eficientes, redução de erros manuais e atualização em tempo real dos dados.

A Paytrack oferece uma integração que facilita a gestão de despesas corporativas das empresas, proporcionando maior transparência, controle e agilidade nos processos internos.

Desafios comuns na integração e como evitá-los

A integração com ERP oferece muitos benefícios, mas também traz alguns desafios. Por isso, a empresa precisa superá-los para garantir um processo eficiente e sem interrupções. Confira alguns exemplos:

1. Incompatibilidade entre sistemas

Um dos principais desafios na integração é a incompatibilidade entre os sistemas ERP e os demais softwares da empresa. Isso pode acontecer quando a plataforma utiliza diferentes padrões ou quando o ERP é personalizado.

Por isso, antes de iniciar a integração, verifique se o ERP escolhido é compatível com os sistemas atuais da empresa. Ou seja, escolha soluções que se adaptam à comunicação entre os diferentes softwares.

2. Falta de planejamento

A ausência de um plano detalhado para o processo de integração pode levar a falhas, atrasos e até a perda de dados importantes. Ou seja, um processo mal planejado gera mais custos e problemas do que soluções.

Deste modo, crie um plano de integração claro, com etapas bem definidas e cronogramas realistas. Para isso, envolva todos os times relevantes, como TI, financeiro e operações, e defina as expectativas de cada uma.

3. Falhas na segurança de dados

Durante o processo de integração, há sempre o risco de vazamento de informações ou de exposição a vulnerabilidades de segurança. Isso é especialmente crítico quando se trata de dados financeiros ou informações sensíveis da empresa.Portanto, deve-se garantir que as soluções de ERP e os sistemas integrados tenham padrões de segurança elevados, como criptografia de dados e autenticação em múltiplos fatores.

Impactos da integração com ERP nas despesas corporativas

Ao integrar o seu sistema ERP com uma solução de despesas, os gestores financeiros das empresas superam os desafios que precisam lidar para manter os custos de viagem sob controle.

Além disso, integrar suas soluções também ajuda a identificar novas oportunidades de economia. Confira os principais impactos da integração do ERP com a gestão de despesas:

1. Tomada de decisão mais assertiva com os gastos

A falta de visibilidade dos gastos da empresa no nível gerencial pode levar a um orçamento desequilibrado. Isso também dificulta a ação imediata, pois as informações e os dados geralmente chegam atrasados.

A integração da solução de gestão de despesas com seu ERP permite acessar as fontes e extrair dados valiosos de suas informações. Com base nos dados de seu departamento financeiro e de seus viajantes, você pode tomar decisões mais assertivas e ter controle de seus gastos.

2. Melhor gerenciamento de fluxo de caixa

A integração do seu ERP com um sistema de despesas permite obter uma visão em tempo real do seu fluxo de caixa. Com isso, a empresa consegue tomar medidas imediatas para reduzir custos excessivos.

Além disso, um outro ponto é que a integração permite detectar mais facilmente algum erro humano que possa gerar uma fraude ou algum problema futuro nas finanças. Logo, a empresa ganha em compliance e segurança.

3. Custo de viagem reduzido

Ter seus dados de despesas em conformidade com sua política de viagens permite que você faça melhores negócios com os fornecedores. Além disso, saber onde seus funcionários estão gastando durante viagens facilita na gestão, na tomada de decisão e na prestação de contas final.

4. Conformidade e controle de compliance

O ERP integrado ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas fiscais e regulatórias. Isso facilita o controle de compliance e reduz o risco de penalidades ou problemas com auditorias.

5. Relacionamento com clientes e fornecedores

Com uma gestão mais eficiente e centralizada, a empresa também pode melhorar seu relacionamento com clientes e fornecedores.

Afinal, a integração com ERP agiliza a comunicação, facilita o controle de estoque e assegura que a equipe cumpra os prazos com mais precisão.

Portanto, esses impactos positivos demonstram como a integração com ERP pode revolucionar os processos da sua empresa, aumentando a eficiência, reduzindo custos e melhorando a tomada de decisões.

Como implementar a integração com ERP na sua empresa?

A implementação da integração com ERP é uma tarefa que exige planejamento estratégico, escolha da tecnologia adequada e alinhamento entre as áreas envolvidas.

Para garantir uma transição eficiente e maximizar os benefícios, é importante seguir algumas etapas. Veja quais são:

Defina os objetivos da integração com ERP

Antes de iniciar o processo, é fundamental entender quais são os desafios que a empresa deseja resolver com a integração. Afinal, é preciso ter um objetivo por trás da implementação.

Nesse momento, fatores como a automatização de processos financeiros, melhoria no controle de despesas ou maior conformidade fiscal podem surgir.

Escolha o ERP ideal para sua empresa

Logo em seguida, a empresa deve ir em busca do ERP ideal. Isso porque cada opção tem suas particularidades, funcionalidades e níveis de compatibilidade com diferentes soluções.

Sendo assim, é importante avaliar qual sistema atende melhor às necessidades do seu negócio e, além disso, se ele permite uma integração fluida com os softwares já utilizados.

Mapeie os processos e identifique quais dados a empresa deve integrar

Para que a integração com o ERP funcione de forma eficiente, a organização deve listar todas as informações que precisará sincronizar entre os sistemas.

Com isso, a empresa deve coletar dados como lançamentos financeiros, aprovações de despesas e controle de pagamentos, ajudando a evitar falhas e duplicações de dados.

Defina a tecnologia de integração

Os responsáveis podem conectar diferentes sistemas de diversas formas, como por exemplo:

• API (Application Programming Interface): integração direta e em tempo real;
• Middleware: camada intermediária que conecta sistemas diferentes;
• RPA (Robotic Process Automation): automação para processos específicos sem necessidade de mudanças estruturais.

Teste a integração antes da implementação total

Antes de liberar a integração para toda a empresa, a equipe deve testar o sistema para garantir que ele transfira os dados corretamente e sem erros.

Desta forma, deve-se identificar quais são os possíveis problemas e corrigi-los antes da implantação completa, evitando dor de cabeça.

Capacite os colaboradores e monitore o desempenho

Treine sua equipe para utilizar o ERP integrado corretamente e monitore constantemente o desempenho do sistema para identificar melhorias

Para analisar o sucesso da integração, deve-se avaliar KPIs como redução de tempo operacional e diminuição de erros.

Portanto, com um planejamento bem estruturado e a tecnologia adequada, a integração com ERP pode transformar a gestão da sua empresa. Afinal, ela proporciona mais eficiência e controle sobre os processos financeiros.

Qual sistema de gestão de despesas escolher para a integração com ERP?

A Paytrack é um sistema de gestão de despesas corporativas que permite a integração com diversos ERPs que sua empresa já possui.  Com isso, você terá à disposição uma solução robusta e simplificada para a integração com ERP.

Desta forma, a Paytrack garante que sua empresa tenha total controle sobre despesas, viagens e processos financeiros. Com uma interface amigável e tecnologias avançadas, veja como se beneficiar:

• Aumento da conformidade com a política de viagens prevenindo e eliminando automaticamente fraudes e erros humanos;
• Melhor visibilidade com o seu dados agregados e identificação de novas oportunidades;
• Mais controle através de melhores dados. O gerenciamento de despesas de ponta a ponta integrado ao seu ERP melhora a tomada de decisões com dados reais.

Além disso, a Paytrack também possibilita ter total controle das viagens e despesas corporativas com integração a sistemas já existentes na sua empresa, como CRM, RH e ERP.

O que pode fazer uma integração ficar pendente?

O status “Pendente” na integração significa que a mesma ainda não foi enviada para o ERP. Com isso, é preciso entender que essa condição pode ocorrer por alguns motivos. Veja quais são:

• O horário do próximo agendamento de integração ainda não ocorreu;
• Não há item orçamento cadastrado em alguma despesa que é integrada;
• O colaborador não possui código integração informado no cadastro;
• O colaborador não está adicionado na hierarquia de integração;
• Houve uma falha de comunicação.

Se a causa não for identificada após verificar esses pontos e consultar a equipe de TI da sua empresa, é preciso entrar em contato com a Paytrack.

O que significa cada status da integração na plataforma da Paytrack?

Um relatório pode ter sete status diferentes de integração e, por isso, entendê-los é fundamental para evitar erros e dúvidas. Veja quais são:

1. Pendente: o status “Pendente” na integração significa que ainda não foi enviada para o ERP, isso pode ocorrer por alguns motivos;
2. Executando: Após ser enviada para o ERP, a integração permanece com o status “Executando” até que haja um retorno. Se após 24h, não houver esse retorno do ERP, o sistema altera esse status para “Falha”;
3. Bloqueada: Esse status impede que haja duplicidade na integração e ocorre em milissegundos para impedir outra requisição do mesmo item;
4. Concluída: A execução da integração foi concluída com sucesso;
5. Concluída manualmente: O item foi concluído manualmente através do menu Integração na tela do Paytrack. Isso não significa que a integração com o ERP ocorreu, mas pode indicar que o lançamento foi feito manualmente no ERP;
6. Cancelada: A integração pode ser cancelada automaticamente pelo sistema quando o relatório em questão foi cancelado ou reaberto;
7. Falha: Quando ocorre uma falha na execução que impede que o item seja integrado.

Portanto, a solução da Paytrack oferece uma experiência completa para colaboradores e empresas na gestão de viagens e despesas corporativas.

Quer melhorar sua operação de despesas corporativas? Entre em contato com um de nossos especialistas!