Bilhetes não voados: melhore a gestão evitando perdas financeiras

As viagens corporativas, assim como as viagens pessoais, podem sofrer diversas situações inesperadas e os bilhetes não voados são resultado desses imprevistos.

Os cancelamentos de viagens podem acontecer por diversos motivos como reuniões adiadas ou canceladas, indisponibilidade de horários e imprevistos dos colaboradores.

Deste modo, a gestão de bilhetes não voados se tornou um grande desafio para as empresas, principalmente durante e após a pandemia causada pelo vírus COVID-19. Mas afinal, o que é possível fazer para evitar que os cancelamentos aconteçam e para melhorar a gestão desses bilhetes?

Neste conteúdo, você poderá entender o que são bilhetes não voados e como fazer a gestão de forma eficiente. Portanto, continue acompanhando conosco e tire todas as suas dúvidas?

O que são bilhetes não voados?

Bilhetes não voados são passagens aéreas compradas, mas que não foram utilizadas pelo passageiro. Isso pode acontecer por diversos motivos e a empresa precisa estar preparada para lidar com possíveis imprevistos.

Em alguns casos, os bilhetes não voados podem ser reembolsados, o que varia de acordo com as regras da companhia aérea ou do tipo de tarifa adquirida. É comum ver a prática onde a empresa aérea oferece créditos para futuros voos.

No entanto, o reembolso ou crédito geralmente está sujeito a taxas de cancelamento ou alteração. Com isso, é preciso que a empresa leve em consideração todos os fatores que cercam os bilhetes não voados.

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Que situações levam aos cancelamentos e alterações?

Sua empresa pode perder muito dinheiro caso não acompanhe os bilhetes não voados. Mas analisando a raiz desse problema, o que então geraria os cancelamentos ou remarcações dessas viagens corporativas?

De modo geral, os motivos mais comuns para alterações de viagens giram em torno de mudanças de agenda ou pela própria empresa, que reavalia o deslocamento e entende que é desvantajoso.

A seguir, selecionamos alguns dos principais exemplos de situações que geram bilhetes não voados. Veja:

1. Mudanças no planejamento da viagem

A necessidade de fazer ajustes no itinerário de uma viagem corporativa, como mudanças de reuniões, eventos ou compromissos de trabalho, pode levar ao cancelamento ou adiamento do voo de uma hora para outra.

2. Cancelamento de reuniões ou eventos

Quando reuniões ou eventos são cancelados, uma viagem pode não fazer mais sentido, levando o passageiro a não utilizar o bilhete.

Além disso, situações como alterações do local de um evento ou reuniões para outra cidade ou país podem invalidar o uso do bilhete original.

3. Imprevistos pessoais ou profissionais

Problemas de saúde ou emergências pessoais surgem de última hora e podem impedir o passageiro de viajar, gerando um bilhete não voado.

Em contrapartida, situações profissionais inesperadas, como o surgimento de crises internas ou a necessidade de atender outras prioridades também podem resultar em cancelamentos de viagens.

4. Atrasos ou perda de conexões

Se o colaborador perder um voo de conexão por causa de atrasos, o bilhete para o próximo trecho pode se tornar inutilizável, certo?

Além disso, o viajante também pode perder o horário de embarque devido a questões como trânsito, problemas com check-in ou questões relacionadas à documentação.

5. Cancelamento do voo

Outra situação que não pode passar despercebida é o cancelamento do voo por parte da companhia aérea. Quando isso acontece, o passageiro pode optar por não voar com o bilhete original.

Quais problemas podem surgir com a falta de um controle de bilhetes não voados?

A falta de uma gestão de bilhetes não voados pode gerar uma série de problemas, afetando tanto o lado financeiro quanto o operacional de uma empresa.

Deste modo, confira conosco alguns dos riscos que acompanham uma gestão ineficiente:

1. Problemas financeiros

O principal problema é, sem sombra de dúvidas, a perda de dinheiro. Quando um bilhete não é utilizado e a empresa não toma as providências para obter o reembolso ou crédito, o valor da passagem é desperdiçado.

A falta de aproveitamento pode gerar grandes prejuízos, especialmente naquelas empresas que possuem uma alta demanda de viagens corporativas.

2. Desorganização financeira

A falta de um monitoramento adequado dos bilhetes não voados faz com que a empresa perca o controle das despesas com viagens corporativas.

Esse contexto pode comprometer o orçamento de viagens corporativas, fazendo com que os custos sejam inflacionados sem necessidade.

3. Impossibilidade de reembolso ou remarcação

Muitas companhias aéreas possuem prazos definidos para a solicitação de reembolsos ou remarcação de bilhetes. Com isso, se a empresa não gerenciar os bilhetes não voados adequadamente, ela pode perder o prazo.

Além disso, sem uma gestão organizada, é comum que bilhetes não utilizados sejam esquecidos. Isso significa que a empresa pode perder a chance de reaproveitar esses bilhetes para futuras viagens, resultando em mais custos.

4. Desalinhamento com política de viagens

A ausência de controle sobre bilhetes não voados pode levar a uma violação das políticas internas de viagens. Isso porque as passagens canceladas ou não utilizadas podem não ser devidamente monitoradas e justificadas.

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Como controlar os bilhetes não voados?

O que pode ser feito para amenizar e contornar situações que geram bilhetes não voados? Essa pergunta é, sem sombra de dúvidas, uma das mais frequentes entre os gestores de viagens corporativas.  

Pensando em toda a gestão desses bilhetes não voados, separamos algumas dicas para facilitar o controle diário das despesas da sua empresa. Confira a seguir:

1. Tenha controle dos bilhetes voados e dos bilhetes não voados

O primeiro passo para gerir com mais facilidade os aéreos de sua equipe é ter o registro claro dos que foram ou não voados.

Ou seja, manter o registro de qual o voo do colaborador e se ele embarcou ou não. Mesmo em casos de perda do voo por culpa do passageiro, é possível solicitar reembolso de taxas de embarque, dependendo da companhia aérea. Então, tenha esta informação em mãos.

2. Tenha um banco de bilhetes atualizado

Uma vez que o cancelamento aconteceu, como acompanhar os crédito de aéreos resultantes dos bilhetes não voados?

Você deve centralizar todas as informações sobre os aéreos não voados por seus colaboradores. Neste momento, atente-se a dados como:

• Localizador;
• Valor do crédito gerado;
• Companhia aérea;
• Dados do colaborador;
• Entre outros.

Sendo assim, lembre-se de atualizar as informações sempre que utilizar o crédito em uma nova emissão.

Além disso, evite planilhas para realizar este controle. Dê preferência à softwares end to end em que você possua todo o registro, da compra ao cancelamento do aéreo, e que possibilite notificar ao solicitante que há saldos disponíveis para utilização nas próximas viagens.

3. Dissemine os direitos e deveres dos colaboradores na política de viagens

É importante que sua a empresa possua uma política de viagens clara sobre o que o colaborador deverá fazer caso surja a necessidade de cancelamento ou reagendamento da sua viagem, assim como ou quando utilizar os saldos remanescentes.

Com políticas bem disseminadas e definidas, os colaboradores avaliarão melhor os reagendamentos e até mesmo os cancelamentos.

A empresa deve observar as aprovações das viagens com atenção. A equipe deve fazer as aprovações de forma criteriosa para evitar a reavaliação da necessidade da viagem quando as passagens já estiverem compradas, o que gera acúmulo de bilhetes não voados.

4. Comunicação é essencial 

Estabelecer um processo de comunicação eficaz com seus colaboradores é uma peça chave para evitar que a lista de bilhetes não voados seja maior do que a dos voados.

Deste modo, hábitos como programar lembretes para os seus viajantes com os horários de check-in e embarque pode ajudar a salvar algumas passagens ao fim do mês.

5. Fique atento às normas de bilhetes não voados e remarcação das companhias aéreas

Para aéreos, normalmente as empresas podem solicitar cancelamentos ou alterações. Porém, cancelamentos acabam sendo são bem mais “caros”, devido às taxas envolvidas. Então, no geral, as empresas solicitam a remarcação dos aéreos.

Portanto, fique sempre atento às novas normas das companhias aéreas para não perder boas oportunidades de diminuir suas perdas financeiras.

Faça com que a tecnologia seja sua aliada

Empresas com um grande fluxo de viajantes costumam lidar com uma quantia considerável de cancelamentos. Por isso, você deve otimizar a gestão dos bilhetes não voados.

Deste modo, busque por uma solução que centralizae as informações dos aéreos de seus colaboradores em um só lugar, do início ao fim.

É importante ter um acesso rápido e simplificado às informações para uma tomada de decisão assertiva. Por isso, priorize sistemas que apresentem uma interface amigável para a visualizações de todos os dados importantes. E ainda, que ao solicitar cancelamentos e remarcações através da ferramenta, mantenha o registro de justificativas assim como as tratativas com sua agência parceira. 

Sendo assim, tenha a Paytrack como parceira estratégica e evite maiores perdas com uma gestão próxima e precisa. Solicite uma demonstração!