Fraudes em reembolsos de viagens: como identificá-las?

Você sabe identificar se a sua empresa está sendo vítima de fraudes em reembolsos de viagens? Por mais que falar em fraudes seja algo assustador, elas acontecem com uma frequência maior do que muitos imaginam.

Pesquisas indicam que 15% das fraudes que acontecem em uma empresa estão relacionadas ao reembolsos de viagens empresariais.

Uma vez que este processo é um dos principais pilares da gestão financeira de uma empresa, identificar fraudes é crucial. Mais importante ainda é entender como se prevenir contra elas.

Isso porque as fraudes em reembolsos podem gerar perdas significativas e impactar diretamente os resultados financeiros da empresa. Logo, com o controle certo, você pode proteger sua empresa contra perdas e garantir que todos os processos de reembolso sejam justos e transparentes.

Para te ajudar a ter uma gestão eficiente, preparamos um conteúdo completo sobre o assunto! Continue a leitura e descubra não somente como identificar tais fraudes, como também dicas para resguardar a sua empresa contra elas.

O que são fraudes em reembolsos de viagens?

As fraudes em reembolso de viagens acontecem quando os colaboradores viajantes cometem práticas desonestas a fim de ganhar alguma vantagem. Na maioria das vezes, elas acontecem com o intuito de obter compensações financeiras indevidas.

Hoje, as viagens corporativas fazem parte da rotina de milhares de empresas. Os deslocamentos podem acontecer por diferentes motivos, seja para fechar um negócio, visitar um cliente, participar de conferências, entre outros.

Desse modo, ter uma política de viagens bem definida é fundamental. Afinal, ela é a grande responsável por definir todas as diretrizes e regras sobre como as viagens empresariais devem ser conduzidas.

Pontos como quais despesas são permitidas e procedimentos para aprovação e reembolso são estabelecidos por meio destas políticas. Com isso, uma fraude ocorre quando um colaborador não as segue.

Não deixe de ler sobre: Saiba como contabilizar despesas de viagens corporativas

Quais as fraudes em reembolsos de viagens mais comuns?

Fraudes não identificadas podem fazer com que uma empresa perca dinheiro e sequer saiba disto. Por isso, é muito importante se atentar para os principais golpes que são praticados por colaboradores viajantes.

A seguir, confira alguns exemplos de fraudes em reembolso de viagens que devem ser evitadas na sua empresa:

• Reembolso duplicado: Quando o colaborador pede o reembolso de uma mesma despesa diversas vezes;
• Despesas inflacionadas: Acontece quando o colaborador aumenta o valor de uma determinada despesa de forma intencional;
• Despesas fictícias: Quando o colaborador alega ter uma despesa que nunca ocorreu, utilizando recibos falsos ou manipulados;
• Uso indevido dos fundos da empresa: Empresas que optam pelo adiantamento ou pelo cartão corporativo devem se atentar para funcionários utilizando o dinheiro para cobrir despesas pessoais;

As fraudes podem ser mais comuns do que você imagina. Além disso, deve-se atentar para casos onde o colaborador exige o reembolso de valores de serviços caros, como comprar uma passagem na primeira classe.

Neste momento, contar com uma agência de viagens corporativas como a Paytrack faz toda a diferença! Afinal de contas, agora todas as viagens corporativas serão organizadas de forma eficiente e em compliance com as políticas da empresa.

Como identificar fraudes de reembolso?

O processo de prevenção de fraudes de reembolso de viagens corporativas começa na identificação de alguns sinais de alerta. Para isso, é preciso ter uma política de despesas bem definida e com regras claras e acessíveis para todos da empresa.

No entanto, investigar uma possível fraude não é uma tarefa tão simples assim. Por isso, acompanhe conosco alguns sinais incomuns que podem indicar um desvio de conduta:

1. Valores incomuns ou exagerados

O primeiro sinal de fraude no processo de reembolso de despesas são valores altos demais. O que acontece quando um colaborador apresenta um cupom fiscal com cifras altas em categorias que normalmente possuem custos menores.

2. Recibos falsos ou manipulados

Outro indício de fraude muito comum é a apresentação de recibos falsos. Com isso, procure por erros e sinais que apontem para uma manipulação, como mudanças em números, datas ou formatos diferentes do comum dos estabelecimentos comerciais.

3. Reembolso duplicado

Busque sempre identificar valores duplicados durante o processo de reembolso de despesas de viagens. Aqui, vale a pena verificar outros relatórios de viagens anteriores para procurar por um padrão de cifras repetidas.

4. Despesas fora do comum

Fique de olho naqueles gastos que não possuem relação direta com a viagem. Ou seja, gastos pessoais, seja com compra de roupas e acessórios, entretenimento, entre outros, devem ser investigados pela empresa.

5. Falta de comprovação

Acontece quando o colaborador alega que esqueceu de pegar um cupom fiscal ou o perdeu e, ainda assim, solicita o reembolso. Neste caso, a falta de comprovação das despesas pode ser, na verdade, uma fraude.

Sendo assim, implementar uma política de despesas de viagens corporativas pode contribuir na prevenção de fraudes. Além disso, deve-se investir na comunicação com os colaboradores, fazendo com que todos eles entendam como ela funciona.

Outro ponto que não pode passar despercebido é contar com uma solução tecnológica que ajude a empresa a lidar com suas despesas corporativas como a Paytrack. Monitore as despesas, rastreie e aprove gastos e automatize processos com uma plataforma all-in-one.

Aproveite e leia sobre: O que é alçada de aprovação de despesas e como implementar

Como evitar fraudes de reembolso de viagens?

Pelo visto, evitar fraudes de reembolso de viagens em uma empresa é essencial. Além de proteger as finanças e prezar sempre pelo bem-estar financeiro, também é possível manter a integridade deste processo.

Deste modo, implementar algumas medidas preventivas pode reduzir significativamente o risco de futuras irregularidades, garantindo que os recursos da empresa sejam utilizados de maneira adequada.

A seguir, vamos explorar estratégias fundamentais para um maior controle de fraudes em reembolso de viagens. Confira:

1. Estabelecer uma política de reembolsos clara e detalhada

O primeiro passo para prevenir fraudes na empresa é certificar-se de que todos os colaboradores entendem o que é permitido e o que não é. Aqui, vale a pena incluir fatores como limites de despesas, categorias elegíveis e procedimentos de documentação.

Definir diretrizes específicas reduz a margem para interpretações equivocadas por parte dos viajantes. Agora, todos eles terão um comportamento financeiro parecido durante as viagens a trabalho.

2. Realize treinamentos regulares

Oferecer treinamentos de capacitação é fundamental para que os colaboradores se atualizem sobre as políticas de reembolso. Este é o momento ideal para que eles tirem as suas dúvidas e saibam que devem cumprir todas as regras.

Desta forma, um entendimento claro das políticas diminui a ocorrência de fraudes e promove uma cultura de conformidade dentro da empresa.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Soluções tecnológicas são sempre bem-vindas no dia a dia de uma empresa. Por isso, considere utilizar um software para aumentar a eficiência do controle de fraudes de reembolso de viagens corporativas.

Sendo assim, automatizamos todo o processo de reembolso, facilitando a identificação de anomalias e erros. É a chance da empresa de eliminar duplicidades e verificar despesas fora do comum de forma rápida e prática.

4. Audite as despesas em tempo real

Ao utilizar a tecnologia certa, é possível auditar todas as despesas corporativas em tempo real. Com relatórios detalhados e precisos, as empresas encontram a possibilidade de tomar decisões estratégicas de forma mais assertiva.

Além disso, vale ressaltar que a automação é responsável por diminuir o trabalho manual e, assim, minimizar o risco de erros. Agora, cria-se um ambiente de controle mais rigoroso e eficiente, evitando fraudes.

5. Crie uma cultura de transparência e responsabilidade

Por fim, mas não menos importante, uma empresa também deve investir em sua cultura. Com isso, é essencial criar canais seguros para que colaboradores possam denunciar suspeitas de fraudes sem temer por represálias.

Uma cultura organizacional que possui pilares como transparência e responsabilidade torna os colaboradores mais conscientes do seu papel. Consequentemente, eles estão menos propensos a cometer fraudes.

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Como a Paytrack pode ajudar a reduzir fraudes de reembolso?

A Paytrack é a solução definitiva para a gestão de despesas e viagens corporativas. Com isso, a sua empresa terá à disposição uma plataforma especializada que pode te ajudar a prevenir fraudes em reembolsos de viagens.

Isso porque oferecemos um controle rigoroso e eficiente para a empresa. Agora, automatizamos todo o processo de gestão de despesas corporativas, reduzindo significativamente o risco de erros e manipulações.

Desta maneira, você pode acompanhar todos os gastos dos colaboradores viajantes em tempo real. Com um sistema de gestão completo, todas as despesas passam a estar em conformidade com as políticas da empresa.

A Paytrack facilita a configuração de limites de gastos, aprovação hierárquica, categorias de despesas, entre outros. Essa personalização visa fortalecer o controle de fraudes em reembolso e garantir que todos os funcionários sigam as mesmas regras.

Portanto, se você deseja evitar fraudes em reembolsos de viagens, saiba que a Paytrack pode te ajudar! Fale com um dos nossos especialistas e coloque a gestão de despesas corporativas da sua empresa em dia.