Entenda como a Sicredi reduziu custos e melhorou a produtividade com o Paytrack

O Sicredi é a primeira instituição financeira do Brasil e está há mais de 100 anos com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das pessoas e das regiões por meio da sua atuação. Disponibiliza um portfólio completo de produtos e serviços financeiros aos seus associados.

Presente em 22 estados brasileiros, o Sicredi conta com mais de 4,7 milhões de associados, cerca de 1,9 mil agências, distribuídas em mais de  100 cooperativas de crédito, além dos seus mais de 30 mil colaboradores. 

O Sicredi e a Paytrack formam uma parceria desde o ano de 2018. Os principais desafios surgiram quando o cenário do Centro Administrativo Sicredi (CAS) foi analisado mais a fundo ainda na fase de projeto. 

Cenário pré-tecnologia 

Na época prévia de adesão à tecnologia, a gestão de viagens do Sicredi era complexa. 

A empresa trabalhava com duas agências parceiras e utilizava duas ferramentas diferentes para a gestão das viagens, uma para cada agência, o processo de gestão das ferramentas era direcionado à uma equipe operacional. Devido à descentralização dos processos e informações era mais difícil garantir o cumprimento da política de viagens, acarretando em dificuldades  como a falta de precisão dos dados e custos mais elevados, situações que eram tratadas diariamente pela equipe responsável que ainda deveria consolidar os dados e gerar análises de desempenho. 

Em adição à utilização de mais de uma ferramenta para a gestão de despesas, os reembolsos, solicitados via email com comprovantes em anexo, a gestão era realizada manualmente, e tinham um processo difícil e pouco ágil. Como consequência, era comum encontrar os erros nos relatórios, uma vez que as solicitações estavam sujeitas a falhas humanas por serem realizadas de forma completamente manual. 

Desafio Inovar Juntos 

Ao compreender a necessidade de melhoria nos processos de gestão das despesas corporativas, o Sicredi foi em busca do melhor aliado para melhorar este cenário, a tecnologia. 

A solução veio por meio do Programa Inovar Juntos, que a partir da conexão do Sicredi com o ecossistema de startups, busca soluções para os desafios da instituição.

Na primeira edição do programa, das 211 startups inscritas, 57 foram pré-selecionadas e apenas 19 delas foram selecionadas para as últimas etapas do processo seletivo.

Entre todas elas, a Paytrack foi a escolhida como melhor alternativa para solucionar o desafio da gestão de viagens.  

Projeto Piloto 

O Projeto piloto teve início com 70 colaboradores que utilizaram a ferramenta durante 3 meses. Como resultado primário, o contato com as duas agências parceiras foi otimizado, antes a gestão e comunicação era realizada de forma manual através de emails e contatos telefônicos, agora a comunicação passa a ser inteiramente online e centralizada em uma única ferramenta para ambas. 

Após o projeto piloto, com a aderência dos usuários, gradualmente outras cooperativas de crédito que compõem o Sicredi passaram a utilizar o aplicativo. Hoje a Paytrack está presente em mais de 70 cooperativas, simplificando o processo de prestação de contas de mais de 20 mil colaboradores. 

Resultados 

Os impactos positivos do uso de tecnologia em atividades operacionais são um fato conhecido, e com o Sicredi não foi diferente. Nos primeiros meses de execução do piloto com a Paytrack já se percebem resultados no tratamento e confiabilidade dos dados, bem como na estruturação dos fluxos de processos de reembolsos e na economia de tempo com as prestações de contas automatizadas. 

O uso diário do Paytrack atrelado aos processos atualizados do Sicredi, apresentaram diversos benefícios e otimizações de rotina que puderam ser metrificados. A redução de tempo na emissão dos voos (best fare) e o aumento da autonomia do viajante, por exemplo, foram pontos notáveis com o uso da nova ferramenta. 

Resultados identificados após a reestruturação dos processos 

Automação de políticas e processos: Com a automatização dos processos, a gestão e o cumprimento das políticas se tornou muito mais fácil, isso devido às regras que foram parametrizadas dentro do Paytrack que alertam colaboradores e gestores das violações de políticas. 

Redução de Custos operacionais: Com as políticas bem aplicadas e sendo seguidas sem estar sujeito a erros manuais, houve grande diminuição nos custos operacionais da empresa. Como exemplo, a diminuição do tempo despendido para execução de todo o processo de despesas, indo de 10 dias para apenas 2 dias. Totalizando uma redução de 80% do tempo em toda a cadeia. 

Além disso, houve uma redução de 40% dos custos com a ferramenta, em comparação ao formato anterior de lançamento dos reembolsos pelo time de contas a pagar do CAS. 

Futuro e suas perspectivas 

Apesar dos ótimos resultados alcançados até o momento a parceria Paytrack-Sicredi continua buscando as melhores práticas de mercado para obter ainda mais resultados na gestão administrativa do Sicredi. Os planos para os próximos passos da parceria estão à todo vapor com a perspectiva de gestão independente das cooperativas que oferecerá mais autonomia no processamento de viagens e demais despesas. 

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