Ainda pouco aproveitada por muitas empresas, a dedução fiscal é uma ferramenta bastante eficaz para reduzir a carga tributária empresarial.
Seja por falta de conhecimento ou por falta de controle sobre documentos, diversas organizações deixam de deduzir despesas legítimas e, com isso, perdem a oportunidade de proporcionar economia ao caixa.
Portanto, para ter maior assertividade nesse processo, é preciso ter um planejamento tributário estratégico e contar com o apoio das ferramentas adequadas. Assim, as empresas podem transformar a dedução fiscal em uma vantagem competitiva real.
Se você deseja entender melhor esse assunto, acompanhe o nosso artigo! Leia até o final e descubra quais despesas podem ser dedutíveis e quais erros devem ser evitados.
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O que é dedução fiscal e como ela funciona para empresas?
A dedução fiscal é um direito que a empresa tem de subtrair determinadas despesas da base de cálculo de alguns tributos. É o caso do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Na prática, quanto maiores e mais bem comprovadas forem as despesas dedutíveis, menor será o valor sobre o qual esses impostos serão calculados. No final das contas, isso significa uma menor carga tributária.
É preciso entender que dedução não significa deixar de pagar impostos de forma arbitrária. Pelo contrário, trata-se de aplicar a legislação vigente para reconhecer gastos que são necessários à operação como redutores da base tributável.
No entanto, esses gastos precisam estar diretamente relacionados à atividade-fim da empresa ou à sua manutenção. Além disso, eles devem ser devidamente documentados e categorizados pelas empresas.
Quais são as deduções fiscais permitidas?
As regras de dedução fiscal variam de acordo com o regime tributário adotado por uma empresa. Ou seja, a forma de calcular e aproveitar as despesas dedutíveis será diferente para organizações que estão no Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional.
A seguir, confira um panorama geral das principais deduções existentes em cada modelo:
Lucro Real
No regime de Lucro Real, as empresas podem deduzir todas as despesas operacionais ligadas à atividade-fim, desde que devidamente comprovadas e previstas na legislação. Confira alguns dos principais exemplos:
- Salários e remunerações de colaboradores;
- Encargos sociais, como INSS patronal, FGTS;
- Benefícios corporativos, como vale-alimentação, plano de saúde e vale-transporte;
- Treinamentos e capacitação profissional;
- Aluguel e manutenção de imóveis utilizados pela empresa;
- Despesas com energia elétrica, água e telefonia corporativa;
- Honorários contábeis e advocatícios;
- Despesas com publicidade e marketing.
Apesar do Lucro Real ser o regime que possui maior flexibilidade para deduzir despesas, ele também é o mais rigoroso quanto à fiscalização.
Lucro Presumido
No Lucro Presumido, as deduções não funcionam como no Lucro Real. Isso porque a Receita Federal aplica um percentual fixo de lucro presumido sobre a receita bruta para calcular o IRPJ e a CSLL, independentemente das despesas efetivamente incorridas.
Nesse regime, mais importante do que deduzir diretamente dos tributos citados é manter o controle preciso das despesas para uma gestão de custos mais eficiente.
Simples Nacional
No caso do Simples Nacional, as deduções de despesas são consideradas mais restritas. Isso porque o regime tributário une todos os tributos em uma única guia de pagamento.
O ideal é que o controle dessas despesas seja usado para a realização do planejamento tributário, visto que ele ajuda a entender a necessidade de migração para outro regime que ofereça mais vantagens do que o atual.
Leia conosco: Como construir uma política de despesas corporativas eficiente
Quais despesas corporativas podem ser dedutíveis?
Nem toda despesa realizada pela empresa pode ser abatida na apuração de impostos. Afinal, para ser considerada dedutível, ela precisa estar diretamente ligada à atividade da empresa, ser necessária para sua operação e estar comprovada por documento fiscal idôneo.
Nesse caso, a legislação do IRPJ e da CSLL estabelece quais gastos podem ser considerados. A falta de aderência a esses critérios pode gerar glosas e autuações para as empresas.
A seguir, confira quais são as despesas corporativas que, em geral, podem ser dedutíveis:
- Despesas operacionais e administrativas: aluguel, energia elétrica, internet, água, manutenção de equipamentos, softwares, licenças de uso necessários para a operação, honorários de serviços contábeis, jurídicos e consultorias diretamente ligadas ao negócio;
- Viagens e despesas a trabalho: passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre, alimentação durante viagens corporativas, custos com deslocamentos internos para reuniões ou visitas técnicas, diárias e adiantamentos, desde que estejam dentro da política da empresa e sejam comprovados com nota fiscal;
- Benefícios e obrigações trabalhistas: treinamentos e capacitações para colaboradores, equipamentos de Proteção Individual (EPI) e uniformes, ajuda de custo para home office, quando previsto em política e devidamente documentado.
- Despesas financeiras e de compliance: tarifas bancárias e custos de operações financeiras vinculadas ao negócio, gastos com auditorias externas e certificações obrigatórias.
Para que a dedução seja aceita, é fundamental que os documentos fiscais estejam legíveis, corretos e armazenados de forma segura. Isso exige um controle detalhado e eficiente por parte das empresas.
Além disso, vale se atentar que gastos fora da política ou sem relação com a atividade-fim podem ser rejeitados pela Receita Federal. Isso, mesmo que tenham sido pagos pela empresa.
Erros comuns que fazem empresas perderem deduções
A dedução fiscal é, de fato, uma oportunidade legítima para reduzir a carga tributária corporativa. No entanto, muitas empresas deixam dinheiro na mesa por falhas no processo de controle e comprovação das despesas.
Esses erros impedem o aproveitamento deste benefício e aumenta o risco de autuações e multas em uma eventual fiscalização.
Sendo assim, confira conosco algumas das falhas mais comuns que comprometem o aproveitamento das deduções fiscais:
- Falta de documentação fiscal adequada: notas fiscais ausentes, ilegíveis ou emitidas de forma incorreta, uso de recibos simples em vez de documentos fiscais válidos, comprovantes armazenados de forma desorganizada ou sujeitos a extravio;
- Classificação errada das despesas: gastos lançados em categorias incorretas no ERP ou sistema de gestão, mistura de despesas pessoais e corporativas no mesmo comprovante, inclusão de gastos não relacionados à atividade-fim;
- Despesas fora da política interna: pagamentos realizados sem aprovação prévia ou fora dos limites estabelecidos, falta de alinhamento entre áreas financeira, contábil e operacional, ausência de política formal de reembolsos e adiantamentos;
- Perda de prazos e inconsistências na escrituração: lançamentos feitos após o período fiscal divergências entre o que consta no sistema interno e nas obrigações acessórias entregues à Receita Federal;
- Falta de integração entre gestão de despesas e contabilidade: dados dispersos em planilhas e e-mails, dificultando a auditoria, falta de integração entre sistemas de viagens, despesas e o ERP, gerando retrabalho e erros de digitação.
Nesse sentido, o que as empresas podem fazer? Muitas delas buscam na tecnologia uma aliada estratégica, visto que automatizar a coleta, leitura e categorização das despesas com tecnologia, reduz drasticamente essas falhas.
Como garantir a dedução correta?
Hoje, cada vez mais empresas buscam por soluções tecnológicas para aumentar a eficiência em diversos processos. Não é diferente na dedução fiscal, que pode se tornar mais simples e segura com a automatização.
Ou seja, com o apoio da tecnologia, as empresas conseguem organizar documentos, reduzir falhas humanas e assegurar que cada despesa seja validada conforme a legislação.
A seguir, confira algumas formas práticas de usar a tecnologia para garantir a dedução de maneira eficiente:
OCR inteligente para leitura de notas fiscais
A tecnologia de OCR cumpre um papel fundamental. Isso porque ela utiliza inteligência artificial para ler automaticamente as notas fiscais, validando campos como CNPJ, valor e categoria da despesa.
Essa solução elimina a necessidade de digitação manual, reduzindo erros e agilizando o processo de prestação de contas.
Além da automação, o OCR garante que os documentos fiquem armazenados de forma digital e organizada, o que facilita auditorias internas. Dessa forma, a empresa mantém um repositório confiável de despesas dedutíveis, evitando a perda de créditos fiscais por falta de comprovação.
Integração com ERPs e centralização de dados
Uma das maiores causas que faz com que empresas percam a chance de deduzir despesas é a falta de consistência entre registros internos e informações fiscais.
Contudo, ao integrar a gestão de despesas diretamente ao ERP, todas as movimentações financeiras ficam centralizadas e parametrizadas, seja por centro de custo, CNPJ e tipo de colaborador.
Essa integração é essencial, visto que elimina retrabalhos e inconsistências. Afinal, os dados fluem automaticamente entre os sistemas, reduzindo o risco de falhas no fechamento contábil.
Além disso, os gestores passam a ter visibilidade em tempo real das despesas, o que garante que cada gasto esteja enquadrado corretamente antes mesmo de ser declarado.
Auditoria preventiva com inteligência artificial
Soluções tecnológicas que utilizam IA conseguem identificar gastos duplicados, despesas fora da política e itens não permitidos de acordo com a política da empresa. Isso cria uma camada preventiva de compliance, barrando erros antes mesmo da contabilização.
Com alertas de risco em tempo real, os gestores podem corrigir as inconsistências de forma rápida e evitar que despesas não dedutíveis comprometam o benefício fiscal.
Por fim, a auditoria preventiva também fortalece a governança corporativa e reduz o risco de penalidades em fiscalizações.
Políticas de gastos automatizadas
Configurar regras automáticas dentro de uma plataforma de gestão de viagens e despesas é fundamental. Isso porque ela garante que apenas gastos elegíveis sejam aprovados.
Por exemplo, uma viagem de negócios pode ter parâmetros definidos para limites de hospedagem e transporte, com bloqueios automáticos em caso de descumprimento.
O uso da tecnologia reduz o retrabalho da controladoria e assegura que a política corporativa esteja sempre alinhada às exigências fiscais. Na prática, a automação evita erros que podem comprometer os objetivos da empresa.
Confira: O que é facilities? Como essa área otimiza custos nas empresas?
Como a Paytrack ajuda no compliance e na dedução de despesas?
Garantir que todas as despesas corporativas sejam corretamente registradas, categorizadas e aceitas é garantia de compliance fiscal e segurança financeira.
E é nesse ponto que a Paytrack se torna um diferencial estratégico para empresas que buscam maximizar deduções e reduzir riscos tributários.
A plataforma oferece soluções que elimina falhas manuais e garante que os documentos estejam sempre legíveis e em conformidade com as exigências da Receita Federal.
Em um cenário de fiscalização cada vez mais rigorosa, empresas que contam com processos manuais ficam vulneráveis a erros e perdas financeiras. Em contrapartida, quem conta com a Paytrack assegura um fluxo integrado, transparente e inteligente.
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