Contas a pagar: 6 passos para uma gestão integrada e eficiente

A rotina financeira de uma empresa é repleta de desafios e, entre eles, a gestão de contas a pagar é um dos mais complexos. Afinal, ela traz consigo vários processos que, quando não são executados da forma correta, podem acarretar em prejuízos para a empresa.

Controlar prazos, evitar multas, garantir o compliance e manter a organização dos pagamentos são tarefas que exigem atenção constante e processos bem definidos.

Atualmente, principalmente com a digitalização dos processos financeiros, cada vez mais empresas estão migrando de controles manuais ou planilhas para soluções que integram, automatizam e organizam as obrigações financeiras. Isso deixou de ser uma tendência e passou a ser uma necessidade para manter a competitividade e garantir a sustentabilidade do negócio.

Com este conteúdo, você vai entender o que são contas a pagar, quais os principais erros na sua gestão e como montar um processo mais eficiente. Portanto, leia e tire todas suas dúvidas!

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O que são contas a pagar e por que sua gestão é tão importante?

As contas a pagar representam todas as obrigações financeiras que uma empresa possui com terceiros, como fornecedores, prestadores de serviço, impostos, salários, aluguéis e outras despesas operacionais.

Ou seja, são os compromissos que exigem qualquer tipo de desembolso de caixa e, por isso, precisam ser cuidadosamente acompanhados de perto e controlados pela empresa.

Embora pareça uma atividade operacional, a gestão de contas a pagar é um dos pilares mais importantes da saúde financeira de qualquer organização. Afinal, qualquer erro pode gerar impactos em cadeia, como por exemplo:

• Atrasos nos pagamentos;
• Multas;
• Perda de descontos;
• Rompimento de contratos importantes.

Além disso, uma gestão de contas a pagar ineficiente pode comprometer o fluxo de caixa e dificultar o planejamento financeiro das empresas. Por isso, ela precisa ser vista com a importância devida.

Leia conosco: Rentabilidade: o que é, como calcular e qual sua importância?

Qual a importância da gestão de contas a pagar?

Estar com a gestão de contas a pagar em dia é fundamental, principalmente para o controle financeiro. Isso porque este processo está diretamente ligado com a saúde financeira de uma empresa.

Arcar com os compromissos financeiros traz diversos benefícios para uma organização, desde evitar multas e pagamentos extras até manter uma boa reputação com fornecedores.

A seguir, confira algumas das vantagens de uma boa gestão de contas a pagar:

• Melhora o controle de fluxo de caixa: a visibilidade sobre todas as despesas e vencimentos futuros permite prever saídas de caixa e tomar decisões mais estratégicas;
• Redução de erros e retrabalho: a automatização de processos reduz falhas humanas, elimina tarefas manuais repetitivas e garante mais precisão nas informações financeiras;
• Aumento da eficiência e produtividade: centralizar e automatizar os processos de pagamento permite que a equipe financeira ganhe tempo para se dedicar a análises e planejamento;
• Melhor relacionamento com fornecedores: pagamentos feitos no prazo (ou até antecipados) fortalecem a reputação da empresa e podem gerar benefícios;
• Maior conformidade e compliance: uma gestão estruturada permite criar fluxos de aprovação claros, manter o controle sobre quem autoriza cada despesa e garantir rastreabilidade;
• Visão estratégica do negócio: quando os dados de contas a pagar estão integrados ao ERP e às demais áreas financeiras, a liderança tem uma visão mais clara dos custos.

Portanto, investir em tecnologia e automação no processo de contas a pagar é essencial para que a empresa possa crescer de forma mais organizada e escalar suas operações com menos riscos.

Quais são as etapas do processo de contas a pagar?

O processo de contas a pagar precisa ser estruturado em etapas bem definidas, com responsabilidades claras e validações em cada fase. Assim, as empresas podem garantir eficiência e controle.

A seguir, confira quais são as principais etapas de uma operação eficaz:

1. Recebimento e conferência de documentos

No processo de contas a pagar, o recebimento das notas fiscais, boletos ou faturas é uma etapa fundamental. Esses documentos devem ser conferidos em relação ao contrato, pedido de compra ou prestação de serviço acordado.

Neste momento, é preciso ter atenção redobrada e, se possível, contar com o suporte da automação. Isso porque erros podem comprometer pagamentos futuros e gerar retrabalho.

2. Classificação e lançamento no sistema

Feita a conferência, os documentos são classificados de acordo com o plano de contas da empresa e, posteriormente, lançados no sistema de gestão (ERP).

Essa etapa é essencial para que os gestores consigam gerar relatórios contábeis e financeiros consistentes. Afinal, uma visão ampla das finanças permite tomadas de decisões mais assertivas.

3. Aprovação do pagamento

Com todos os dados devidamente conferidos e lançados, o pagamento precisa ser aprovado por um gestor ou responsável, seguindo o fluxo de aprovação definido pela empresa.

Desse modo, é importante contar com regras inteligentes de aprovação por centro de custo, valor ou tipo de despesa, reduzindo a chance de erros ou possíveis inconsistências.

4. Programação e execução do pagamento

Após a aprovação, um determinado pagamento é agendado ou executado na data certa, evitando atrados e aproveitando condições especiais de negociação. Afinal, muitos fornecedores oferecem descontos por pagamento antecipado.

Essa etapa é fundamental, visto que atrasos podem gerar multas e afetar a reputação da empresa negativamente. Sendo assim, respeitar todo o processo de contas a pagar deve ser visto como indispensável.

5. Baixa e conciliação

Uma vez que o pagamento é feito, ele deve ser baixado no sistema e conciliado com os extratos bancários. Isso garante que não haja qualquer tipo de duplicidade ou erro de valores.

Dessa forma, os gestores devem se atentar para essa etapa, visto que ela é determinante para a visibilidade do fluxo de caixa da empresa.

6. Armazenamento e auditoria

Por fim, os comprovantes de pagamento e documentos fiscais devem ser armazenados de forma segura e acessível pelos colaboradores responsáveis.

Neste momento, é importante que o processo atenda às exigências legais e facilite a realização de auditorias, compliance e prestação de contas.

Quando essas etapas são executadas com o apoio da tecnologia, os times financeiros ganham velocidade, segurança e capacidade analítica, abrindo espaço para decisões mais estratégicas.

Erros comuns na gestão de contas a pagar (e como evitá-los)

Mesmo com processos bem definidos, a gestão de contas a pagar ainda pode enfrentar falhas que comprometem a saúde financeira da empresa.

Por isso, identificar os erros mais comuns é o primeiro passo para corrigi-los e evitá-los no futuro. Confira os principais exemplos conosco:

Pagamentos em atraso

Seja por conta de falhas de comunicação, falta de organização ou excesso de processos manuais, atrasos nos pagamentos são altamente prejudiciais para as empresas.

Isso porque eles podem gerar multas, juros e, além disso, também afetam o relacionamento com os fornecedores, que passam a não confiar mais na credibilidade de uma organização.

Sendo assim, contar com uma plataforma integrada é fundamental. Ela permite automatizar alertas e datas de vencimento, centralizar pagamentos e mantê-los sempre em dia.

Falta de controle sobre o fluxo de caixa

A falta de visibilidade clara sobre as obrigações financeiras futuras pode abrir as portas para pagamentos que desequilibrem o caixa de uma empresa.

Com isso, é preciso manter uma programação financeira atualizada com previsibilidade de todas as saídas e entradas, dando uma visão mais ampla aos gestores.

Lançamentos manuais e erros de digitação

Erros ao digitar valores, datas ou dados bancários são comuns do que muitos imaginam, principalmente em empresas com processos manuais. No entanto, eles podem causar prejuízos financeiros ao caixa.

Como evitar? As organizações podem utilizar plataformas com leitura automática de documentos (OCR) e integração com ERP, reduzindo os erros e retrabalho.

Ausência de políticas e fluxos de aprovação

Sem uma política clara, aprovações podem ser feitas fora de ordem ou até mesmo por pessoas que não estão autorizadas, comprometendo a governança de uma empresa.

Portanto, é preciso definir regras claras, e níveis de aprovação por tipo de despesa, valor e centro de custo e, além disso, torná-los acessíveis para todos dentro de uma organização.

Confira: Expense Management: o que é e como aplicar na sua empresa?

Como automatizar contas a pagar e ganhar eficiência?

Automatizar o processo de contas a pagar é um passo fundamental que garante vários benefícios para empresa, desde modernizar o setor financeiro, ganhar produtividade até eliminar gargalos operacionais.

Além disso, investir na automação também reduz o índice de retrabalho, garante maior controle aos gestores e aumenta a segurança e compliance.

No entanto, assim como em todo novo passo que uma empresa dá, automatizar contas a pagar depende de algumas etapas. A seguir, veja quais são:

• Centralizar todos os pagamentos em uma única plataforma: reunir pagamentos de fornecedores, reembolsos e despesas operacionais em um só lugar elimina a dispersão de dados, melhora a organização e facilita a tomada de decisão;
• Integrar sua plataforma com o ERP: a integração nativa com o ERP evita lançamentos manuais duplicados e garante que todas as informações estejam sincronizadas com o sistema da empresa;
• Automatizar o fluxo de aprovação: definir regras automáticas de aprovação conforme valor, categoria de despesa ou centro de custo evita uma série de gargalos;
• Utilizar conciliação bancária automatizada: ferramentas que conciliam automaticamente o extrato bancário com os pagamentos agendados reduzem erros e identificam inconsistências
• Ter um calendário financeiro automatizado: contar com alertas de vencimento e previsibilidade de saídas financeiras evita atrasos e melhora o planejamento de caixa;
• Adotar pagamentos inteligentes (PIX, TED, cartões): plataformas modernas permitem programar e executar pagamentos de forma automática, diretamente da ferramenta, com rastreabilidade total.

Com a Paytrack, é possível configurar fluxos automáticos, aprovar solicitações com poucos cliques e integrar os dados ao ERP, tudo isso com rastreabilidade e controle centralizado.

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Quando falamos em gestão de contas a pagar moderna, integrada e eficiente, a Paytrack se destaca como uma solução completa, que oferece muito além do controle de despesas.

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Na prática, a solução facilita a vida de todo o time financeiro — dos analistas aos CFOs — ao transformar processos antes manuais e descentralizados em fluxos ágeis, seguros e escaláveis.

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