Sempre que um pagamento é realizado com cartão de crédito, um documento impresso ou digital é gerado para registrar a operação. Esse documento é conhecido como comprovante de cartão de crédito.
Para os consumidores, ele serve para comprovação em caso de divergência no valor cobrado. Para empresas, ele é indispensável para a gestão financeira, especialmente em processos de reembolso, adiantamento, auditoria e controle de despesas corporativas.
Neste artigo, vamos responder às principais dúvidas sobre o comprovante de cartão de crédito e entender como as empresas podem simplificar e automatizar a gestão desses documentos. Acompanhe!
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O que é comprovante de cartão de crédito?
O comprovante de cartão de crédito é o documento emitido imediatamente após a aprovação de uma transação. O comprovante comprova que a operadora autorizou a compra.
A maquininha de cartão imprime o comprovante em papel, ou o estabelecimento o envia em formato digital por SMS, e-mail ou aplicativo.
Esse documento deve conter dados mínimos que assegurem sua autenticidade e facilitem a conferência de despesas. Normalmente, ele traz as seguintes informações:
- Data e hora da transação;
- Valor da compra;
- Nome ou identificação do estabelecimento;
- Número parcial do cartão (geralmente os quatro últimos dígitos);
- Bandeira do cartão (Visa, Mastercard, Elo etc.);
- Forma de pagamento (crédito, débito, parcelado, à vista);
- Número de autorização da operadora.
Esses dados permitem que tanto o colaborador quanto a empresa façam a conferência com a fatura ou com sistemas de gestão.
No entanto, vale destacar que o comprovante é uma evidência financeira, mas não serve como documento fiscal. Saiba mais sobre isso a seguir!
Comprovante, recibo e nota fiscal: qual a diferença?
A confusão entre comprovante, recibo e nota fiscal é muito comum. Os termos costumam ser utilizados como se fossem sinônimos, mas cada um desses documentos tem uma função diferente.
Comprovante de pagamento no cartão
Como vimos anteriormente, o comprovante de cartão serve para confirmar que a transação financeira foi autorizada e concluída pela operadora.
O sistema registra as informações do pagamento e permite a verificação, mas não substitui o documento fiscal.
Recibo
Já o recibo declara que um pagamento foi recebido e o estabelecimento ou prestador de serviço pode emiti-lo manualmente em papel ou digitalmente.
Apesar de ter valor jurídico em caso de contestação do pagamento, não se considera um documento fiscal.
Nota fiscal
A nota fiscal é o documento oficial para fins tributários. Ela é emitida para registrar a venda de um produto ou serviço. É o único aceito pela Receita Federal para deduções e obrigações fiscais.
Para evitar problemas, é fundamental que os colaboradores saibam as diferenças entre recibo, nota fiscal e comprovante. A empresa deve esclarecer essas dúvidas para garantir a apresentação correta dos documentos quando solicitados.
O comprovante substitui a nota fiscal?
O comprovante de cartão não substitui a nota fiscal. Ele apenas prova que houve uma transação financeira, mas não é aceito para fins tributários, deduções e auditorias fiscais.
Considerando isso, o comprovante sozinho não basta para comprovar a despesa perante a contabilidade ou órgãos de fiscalização. Logo, as empresas precisam exigir ambos os documentos (comprovante + nota fiscal) em processos de reembolso ou adiantamento.
Por exemplo: se o colaborador abastece o carro da empresa e paga com o cartão corporativo, ele deve solicitar tanto o comprovante de cartão (registro da transação realizada) e a nota fiscal do posto (documento fiscal válido).
Assim, a empresa tem os documentos necessários para apoiar a prestação de contas e o compliance, garantindo maior controle e transparência dos gastos.
Quando ele é exigido em reembolsos corporativos?
No dia a dia das empresas, o comprovante de pagamento no cartão é usado em diversos cenários. Entre eles:
- Solicitação de reembolso de despesas: junto com a nota fiscal, garante que o gasto realmente aconteceu.
- Adiantamentos de viagens corporativas: ajuda no controle dos valores utilizados por colaboradores.
- Conciliação financeira: facilita a conferência de valores com extratos bancários e faturas.
- Auditorias internas e externas: serve como evidência adicional para checagem de conformidade.
Ou seja: o comprovante tem um papel muito essencial na segurança financeira, fiscal e jurídica da empresa e dos colaboradores.
A empresa pode exigir o comprovante sempre que o colaborador pagar uma despesa de trabalho com cartão de crédito ou débito. No entanto, a obrigatoriedade depende da política de despesas corporativas.
Apesar disso, o seu uso é recomendado, pois permite que a empresa faça o rastreamento de todas as transações e tenha maior controle dos gastos. Além disso, é uma ferramenta que auxilia na prevenção e identificação de fraudes.
Como comprova a transação, é um documento importante para a transparência e segurança financeira. A empresa e o colaborador podem utilizá-lo em casos de discrepâncias de valores e disputas judiciais, por exemplo.
Para que não ocorram problemas, a empresa deve ter uma política de reembolso clara e educar os colaboradores sobre as boas práticas no uso do cartão corporativo, como veremos a seguir.
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Boas práticas para colaboradores que usam cartão corporativo
O uso correto do cartão corporativo pelos colaboradores é essencial para garantir organização, reduzir o risco de não conformidade e ter mais eficiência na gestão dos comprovantes e notas fiscais.
A empresa pode compartilhar com os colaboradores algumas boas práticas, como:
- Solicitar sempre a nota fiscal junto com o comprovante
- Conferir se o comprovante está legível (valor, data, número do cartão)
- Digitalizar e enviar o documento imediatamente após a compra, evitando extravios e perdas
- Utilizar o aplicativo oficial da empresa para registro de despesas
- Seguir as políticas internas de gastos (limites, categorias e regras definidas pela área financeira)
Criar um manual de boas práticas e fazer comunicações frequentes lembrando desses pontos é uma boa estratégia para que os colaboradores façam bom uso do cartão e não esqueçam de solicitar tanto o comprovante quanto a nota fiscal.
Por fim, contar com uma plataforma de gestão de despesas corporativas como a Paytrack também é uma ótima solução para ter mais eficiência, controle e segurança. Saiba mais no próximo tópico!
Leia também: Controle de políticas violadas nos reembolsos de viagem
Gestão de comprovantes: por que automatizar esse processo?
A gestão dos comprovantes e notas fiscais é um grande desafio, principalmente quando os processos ainda não foram completamente digitalizados e automatizados. Alguns dos problemas mais comuns são:
- Acúmulo e perda dos documentos em papel
- Retrabalho na conferência manual dos dados
- Risco de fraudes, adulterações e erros de digitação
- Ineficiência em auditorias e fechamento contábil
Para evitar que isso aconteça, a melhor solução é digitalizar e automatizar os processos. Com uma plataforma como a Paytrack, é possível:
- Digitalizar comprovantes e notas fiscais diretamente pelo celular ou sistema web;
- Usar OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair automaticamente os dados dos documentos;
- Validar informações em tempo real, cruzando com políticas internas de gastos;
- Reduzir erros e fraudes com conferência automatizada;
- Agilizar processos de auditoria e compliance.
Utilizando esses e outros recursos, sua empresa transforma a gestão de comprovantes e notas fiscais em um processo automatizado, ágil e seguro.
Além disso, essa automação também libera tempo da equipe financeira para focar em análises estratégicas, em vez de tarefas operacionais repetitivas. Portanto, há um ganho de produtividade e eficiência estratégico para o negócio.
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