Independente do porte e da área de atuação da empresa, o processo de compras corporativas deixou de ser apenas um trâmite comercial para ser considerado fundamental para a competitividade, impactando a sustentabilidade financeira. Uma visão de gestão estratégica vai possibilitar ter um sistema eficiente e ágil de aquisições de insumos e serviços que vai garantir o funcionamento da empresa.
Mas, realizar compras corporativas de forma inteligente requer mais do conhecimento da área e vai demandar também automação e governança.
Neste artigo, vamos explicar como estruturar um processo eficiente de compras, desde o planejamento e requisição até a aprovação e pagamento, destacando as boas práticas e desafios do setor.
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O que são compras corporativas e qual sua função no fluxo financeiro
Compras corporativas referem-se a todo e qualquer tipo de aquisição realizada pela empresa, como um bem, matérias-primas ou um serviço de terceiros. Elas são importantes porque vão garantir o funcionamento das áreas operacionais e administrativas diárias da organização. Mais do que um simples trâmite para obtenção de novos ativos, esse processo precisa ter uma visão estratégica de gestão para realizar no momento certo o abastecimento de insumos na quantidade e qualidade ideais.
Entre os itens que podem ser adquiridos pelas empresas estão, desde os mais simples como material de escritório, até matérias-primas para a linha de produção. Dependendo do tamanho da organização e do modelo de negócio, a atividade é em grande escala e é mais complexa. Ou pode envolver uma quantidade maior de fornecedores, negociação de contratos, cumprimento de diferentes normas, pagamento de impostos e gestão de estoques.
Se bem administrado, o processo de compras empresariais pode também otimizar recursos e reduzir desperdícios. São fatores que vão garantir a contratação de serviços de acordo com os valores e políticas da empresa. Mais do que isso, vão ter impacto na saúde financeira, lucratividade e competitividade de uma empresa no mercado.
Etapas do processo de compras dentro das empresas – saiba quais são
O processo de compras corporativas dentro de uma empresa acontece em etapas que demandam gestão estratégica por parte dos gestores. Cada uma delas precisa ser seguida à risca para não invalidar todo o planejamento. Esse trâmite para atender às necessidades de abastecimento acontece da seguinte forma:
Requisição – Verificação minuciosa das necessidades de suprimentos de cada setor, com a previsão de demanda e levando em conta registros sobre tempo de utilização daquele item, oscilações sazonais de consumo etc. A precisão das informações poderá evitar desperdício e custos desnecessários.
Cotação – Umas das etapas mais importantes porque vai requerer que o gestor tenha informações confiáveis sobre os fornecedores com boa reputação, identifique os melhores, entenda de logística, conheça bem as especificações dos produtos, leve em conta itens sustentáveis, entre outros.
Aprovação – Momento de formalização do contrato que deve proteger os direitos da empresa e considerar assegurar a entrega responsável pelo fornecedor.
Pagamento – O controle de orçamento e as boas escolhas terão impacto no pagamento. O uso de ferramentas de gestão financeira também pode ajudar a profissionalizar essa etapa ao estabelecer prioridades e prazos factíveis.
Conciliação – Nesse momento, a comparação é feita entre as informações que constam na nota fiscal como preço e quantidade de itens e o pedido de compras. É fundamental porque envolve identificar erros, inconsistências ou até mesmo fraudes.
Diferença entre compras operacionais, estratégicas e emergenciais
Dependendo da necessidade da empresa, o gestor de compra pode escolher a modalidade de compras que mais se encaixa à demanda e urgência da empresa. Cada uma tem especificidades diferentes e, se escolhidas de forma estratégica, terão um impacto positivo nas finanças da empresa. Entre elas, estão as seguintes:
Operacionais – Como o nome já diz, buscam atender e suprir o abastecimento do dia a dia da empresa.
Estratégicas – Definidas e estruturadas com base no uso de boas práticas aliadas às análises de mercado, levando em conta não apenas o preço dos produtos, mas o ciclo produtivo da empresa, para alcançar o melhor custo-benefício e evitar qualquer desperdício.
Emergenciais – São realizadas em situações que buscam atender a casos de imprevistos críticos em função da dinâmica do mercado e para manter as operações funcionando. Se o gestor não analisar vantagens e riscos poderá gerar altos custos.
Boas práticas para aprovação e rastreabilidade de gastos
O processo de compras exige que o gestor adote constantemente boas práticas para evitar surpresas no final do mês, uma vez que é frenquente. Conheça algumas que tornam a política de compras corporativas mais eficiente:
Monitoramento e controle de gastos – É fundamental porque vai permitir identificar erros e fazer correções de rota para que a conta feche conforme o planejado.
Definição de prioridades – Alguns itens são mais demandados que outros; alguns têm maior prioridade. Ter mapeada uma escala de urgência dará um direcionamento sobre onde alocar orçamento de forma estratégica no momento da compra.
Revisão e negociação – Os contratos podem ser revistos e negociados regularmente com fornecedores assim como a avaliação deles, construindo um relacionamento estratégico e transparente.
Previsibilidade – Saber o quanto vai ser gasto em curto, médio e longo prazos dará uma visão clara ao gestor de controle de despesas corporativas e quanto poderá investir em outros projetos.
Antecedência – Realizar compras corporativas com antecedência vai permitir barganhar preços e fechar contratos mais vantajosos.
Prever imprevistos – Ter um plano B para resolver casos circunstanciais como, por exemplo, atraso na entrega de terceiros que impossibilita atender a um cliente, pode evitar problemas no funcionamento e reputação da empresa.
Otimizar estoque – A sobrecarga ou insuficiência de produtos causam depreciação ou levam a compras com preços elevados.
Padronizar processos – Implementar uma política de compras com fluxos bem definidos para requisição e envio de suprimentos e contratação de serviços diminui chances de inconsistências no processo.
Desafios comuns na gestão de compras
Os desafios na gestão de compras crescem à medida que aumenta o porte da empresa. Mas, de forma geral, há alguns que são comuns tanto para quem trabalha em uma startup quanto em uma multinacional, por exemplo.
Custo-benefício – Realizar compras inteligentes e eficientes vão gerar redução de custos ao longo prazo e valor para a empresa no mercado.
Eficiência – Atingir a otimização de processo de aquisição para reduzir gargalos e evitar retrabalho.
Conformidade e qualidade – Dependem de fornecedores confiáveis que considerem questões regulatórias e normas técnicas, mantendo inovação.
Continuidade operacional – Exige um controle rigoroso do estoque disponível ao mesmo tempo em que define a hora exata para realizar aquisições.
Alinhamento estratégico – O trabalho realizado pela área de compras e a entrega dos fornecedores precisam estar de acordo com os propósitos da empresa.
Descentralização – Não ter o sistema entre os departamentos integrados e interligados vai dificultar a comunicação e efetividade do processo de compras, e até permitir fraudes.
Não automação – Um dos problemas gerados é a falta de visibilidade do estoque real que a empresa possui e dos processos de compras.
Como a tecnologia transforma o processo de compras corporativas?
A tecnologia aplicada ao setor de compras corporativas vai tornar o processo menos burocrático, mais estratégico e otimizado para não perder prazos importantes. Além disso, tais ferramentas automáticas vão gerar informações detalhadas que darão subsídios para os gestores tomarem decisões mais assertivas.
Mas a escolha da opção ideal vai depender da quantidade de informações e ativos que a empresa movimenta na aquisição de bens e serviços. Soluções como inteligência artificial permitem realizar a análise de um volume considerável de dados e fazer previsões de estoques, evitando desabastecimento ou excessos de insumos.
A automação pode ser feita com o uso de ferramentas como softwares de integração de setores e processos como o ERP (Enterprise Resource Planning), o que vai facilitar a comunicação e a troca de informações e dados da área de compras com diversos departamentos. Outro facilitador é o uso de sistema de gerenciamento de estoque que vai possibilitar ter informações em tempo real sobre entrada e saída de mercadorias, por exemplo.
Principais benefícios da digitalização do setor de compras:
A digitalização do setor de compras corporativas poderá trazer inúmeros benefícios para a gestão da empresa:
Agilidade – As ferramentas proporcionam processos mais ágeis ao automatizar tarefas manuais, como a realização de inventários, e reduzir erros.
Padronização – Permite que as tarefas e contratos sejam facilmente padronizados, o que vai tornar os processos de compra mais transparentes.
Análise de dados – Possibilitam ter informações estratégicas em tempo real e realizar ajustes em diferentes cenários.
Fornecedores – Permite ter fácil acesso às informações de todos os fornecedores, fazer comparação de preços, tempo de entrega, etc.
Como a Paytrack otimiza o processo de ponta a ponta — da compra ao pagamento
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