Como as travel techs transformaram o setor de gestão de viagens (para melhor)

Travel Techs simplificam e integram processos e melhoram o controle dos custos. Tudo isso com autonomia para gestores e viajantes a trabalho.

Há um consenso nas empresas de que as viagens corporativas devem ser facilmente gerenciáveis, com transparência e custos controlados. Para isso, é preciso uma boa dose de planejamento e disciplina. A forma como cada organização cuida deste processo na prática varia, mas há duas siglas que têm influenciado o setor nas últimas décadas: OBT e TMC. Neste conteúdo, vamos explicar os significados delas, seus históricos, diferenciais e analisar como as mudanças no setor de viagens corporativas abriram o caminho para soluções com alto grau de personalização.

O que é OBT e para que serve

OBT significa Online Booking Tool (Plataforma de Reservas Online, na tradução). Tratam-se de plataformas utilizadas por empresas para a gestão de viagens corporativas. Elas surgiram para garantir a conformidade e o alinhamento dos gastos praticados em deslocamentos com as políticas internas estabelecidas. A partir de uma gestão centralizada, permitem a realização das reservas online e a compra de passagens aéreas em um único ambiente, otimizando recursos e facilitando um fluxo que pode ser disperso e complexo.

Há vários tipos de OBT. Geralmente, as plataformas permitem que os próprios colaboradores ou gestores façam as reservas entre as opções disponibilizadas, que, por sua vez, atendem a requisitos pré-estabelecidos de acordo com critérios definidos por cada empresa. As ferramentas oferecem a possibilidade de comparação de preços, de solicitação de reembolsos, e geram relatórios que podem ser integrados a dispositivos móveis e softwares de gestão financeira da empresa. 

Em resumo, as OBTs buscam oferecer uma maior visibilidade das despesas durante deslocamentos profissionais; mais agilidade em todas as etapas da solicitação de uma viagem corporativa; redução de custos, através do alinhamento dos gastos com as políticas estabelecidas e, também, pela eliminação da figura do agente de viagens; e uma visão completa do tema a partir da análise das informações geradas com base nas atividades dos colaboradores.

Limitações

Se, por um lado, as OBTs têm pontos positivos, há limitações estruturais. Uma delas são os inventários com poucas opções de hotéis no local de destino. Outro ponto conflitante é a experiência de uso, afinal, algumas plataformas podem ter interfaces pouco amigáveis, o que compromete o engajamento dos colaboradores. E, mesmo que as opções oferecidas para as reservas sejam online, em muitos casos, a finalização do processo ainda precisa ser feita manualmente.

O que é TMC e para que serve

TMC significa Travel Management Company (Empresa de Gerenciamento de Viagens, na tradução livre). Essencialmente, é uma agência de viagens especializada em atender as necessidades corporativas. Além de oferecer os recursos tradicionais, como suporte 24 horas aos viajantes, as TMCs prestam consultoria na construção das políticas de viagens corporativas e enviam relatórios para auxiliar na tomada de decisões por parte das lideranças. 

Acontece que, em geral, este serviço consultivo é feito por meio de uma plataforma OBT. Ou seja, na prática, as TMCs atuam como intermediárias na gestão das viagens corporativas das empresas, centralizando informações e análises baseadas nos dados gerados nestas plataformas. Como resultado, as organizações acabam por terceirizar o acesso e a leitura dos dados, que poderiam estar inteiramente sob sua responsabilidade. 

Histórico OBT e TMC

O surgimento destas duas siglas, OBT e TVC, que caminham juntas no setor de viagens corporativas, remete à popularização da internet no Brasil. Quando os brasileiros começaram a navegar online e experimentar uma nova forma de interação, a comunicação entre agências de viagens e empresas também mudou. Entre 1995 e 2005, diante de uma estrutura digital ainda precária, a troca de e-mails entre as duas partes era a principal forma de comunicação, em substituição ao fax, que reinou na época analógica em que as agências tradicionais de viagens davam as cartas.

Os anos passaram, o mercado digital evoluiu e, em 2004, foi criado o primeiro OBT. Esse período foi marcado por uma maior necessidade de especialização dos serviços de viagens corporativas, terreno fértil para a consolidação das TMCs. Incentivadas pelo olhar consultivo, estas empresas tiveram papel importante na migração inicial dos processos offline para online. Como consequência, a troca de e-mails foi reduzida aos poucos, e a noção de fluxos de aprovação para despesas de viagens corporativas começou a crescer dentro das empresas. Foi naquela época que as primeiras OBTs, que demandavam massivos investimentos, foram implementadas em grandes corporações. 

Duas décadas depois, hoje o cenário é bem diferente. O avanço da tecnologia viabilizou a criação de um novo ecossistema de empresas chamadas nativas digitais, desenvolvidas sob medida para atender às necessidades de um mundo digitalizado. Isso inclui não apenas recursos personalizados, mas interfaces amigáveis e responsivas para atender a um público que se acostumou a ter boas experiências com softwares e se tornou exigente na qualidade e velocidade das interações com sistemas digitais.

As diferenças entre as três gerações de viagens corporativas

Como se vê, o setor de viagens corporativas atravessou profundas mudanças nas últimas décadas. Esta transformação, impulsionada pela tecnologia, fez com que o processo de solicitação de viagens, que era analógico, sem fluxos pré-definidos e improdutivo em muitos casos, desse lugar a um sistema estruturado baseado em evidências e inteligência analítica. Falaremos mais sobre o atual estado da automatização na gestão de viagens à frente neste texto. Por ora, preparamos um comparativo para explicar as diferenças mais marcantes na trajetória de evolução das agências de viagens. Confira:

O futuro das TMCs

As TMCs são peças importantes na engrenagem das viagens corporativas por prover serviços personalizados. Em um mundo regido por dados, a tendência é que elas evoluam a adoção de tecnologia para entregar resultados condizentes com a expectativa dos exigentes clientes corporativos. Diante da rápida ascensão das nativas digitais, o futuro delas envolve o uso de inteligência artificial e de aprendizado de máquina para oferecer recomendações customizadas e análises preditivas visando ganhos na gestão das viagens corporativas.

Na busca pela personalização, outra aposta para o futuro das TMCs pode ser o desenvolvimento de experiências holísticas que proporcionem viagens mais agradáveis, como reservas de atrações turísticas locais. Seria um movimento na intenção de unir o melhor dos dois mundos: a capacidade da tecnologia de “ler” cenários e contribuir para a melhor tomada de decisões aliada à customização da curadoria humana para satisfazer pessoas.

A importância do atendimento personalizado das Travel Techs

A exemplo de outras indústrias, as viagens corporativas também têm sido profundamente impactadas pelo avanço da tecnologia. Na esteira das transformações em curso, um novo nicho de mercado surgiu: as travel techs, empresas que oferecem tecnologia de ponta para preencher lacunas e resolver ineficiências de um setor que tem sido instado a evoluir continuamente.

As travel techs se diferenciam pela oferta de serviços integrados para a melhor gestão das viagens corporativas. O foco está na capacidade de prover mais informações sobre os deslocamentos corporativos e, assim, facilitar a tomada de decisões. Dessa forma, a solicitação online de serviços e adiantamentos, aprovação de gestores, prestação de contas, conferência de políticas, conciliação de faturas, tudo é feito num só lugar.

Benefícios das travel techs

A centralização dos dados facilita a gestão financeira, acelera processos e gera conveniência para todos os envolvidos, sejam gestores ou viajantes. Além do valor agregado da abordagem “tudo em um”, que elimina a dispersão no uso de diversas ferramentas e dá visibilidade completa sobre o fluxo de viagens, a personalização das travel techs se traduz em outros aspectos práticos e essenciais do cotidiano corporativo que vamos detalhar abaixo.

Diferentemente das gerações passadas de viagens corporativas, cada qual marcada por limitações diversas, como baixo inventário, usabilidade  ruim ou falta de acesso a APIs (que fazem a ponte com outras plataformas), as travel techs permitem agregar múltiplos fornecedores às suas ofertas através das TMCs. Este recurso aumenta consideravelmente a quantidade de opções de hospedagens disponibilizadas por agências de viagens, o que se reflete em uma maior personalização para escolhas aderentes às necessidades de cada empresa.

A autonomia é outro ponto de destaque. Ao contratar o serviço de uma travel tech, as empresas passam a ser detentoras da plataforma que faz a gestão das viagens corporativas e não dependem de intermediários. O consumo dos serviços é feito pelas próprias pessoas envolvidas no processo, daí a importância de soluções intuitivas e responsivas. Versões adaptadas para uso nos celulares, por exemplo, geram conveniência e diminuem o tempo dedicado a essas funções que podem ser burocráticas.

Além disso, o controle de gastos em tempo real é um dos principais ganhos obtidos através da automatização. Ela garante que as políticas parametrizadas sejam cumpridas à risca ao evitar consultas a tabelas e planilhas criadas para informar limites de gastos, eliminando erros e minimizando chances de fraudes. Na prática, ao automatizar este recurso, as empresas ganham transparência e eficiência.

Conclusão

Não restam dúvidas de que a tecnologia veio para ficar e vai facilitar cada vez mais o dia a dia dos gestores e dos viajantes a trabalho. Soluções que unificam a gestão das viagens corporativas aprimoram o controle de gastos, promovem a conformidade com normas internas e geram a transparência necessária para a saúde financeira da empresa. Ao mesmo tempo, engajam os colaboradores a partir de uma experiência online fluída que otimiza recursos ao promover autonomia individual.  Dessa forma, as empresas simplificam processos,  deixam de perder dinheiro e garantem a satisfação dos colaboradores.

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