Neste artigo, vamos mostrar como o check-in antecipado é uma estratégia indispensável no contexto corporativo. Isso porque nas viagens a trabalho, muitas empresas acabam se perdendo no planejamento, o que pode acarretar em perda financeira, por exemplo. Para evitar esse e outros tipos de problemas, é recomendável adotar boas práticas na hora de se organizar para uma viagem a negócios.
Além disso, vamos te mostrar quais são as vantagens do check-in online no mundo corporativo, e quais as regras definidas pelas principais companhias aéreas brasileiras. Vamos lá?
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O que é check-in antecipado?
O check-in antecipado é o procedimento de confirmação do voo e emissão de cartão de embarque realizado de forma online, através de site ou aplicativo da companhia aérea.
Ao contrário do check-in online, o passageiro realiza o check-in tradicional presencialmente no aeroporto, diretamente no balcão da companhia aérea ou nos totens de autoatendimento, localizados próximos aos balcões de embarque.
O modelo presencial tem algumas desvantagens. Para o check-in direto no balcão, é preciso algumas etapas como:
- Encontrar o local de atendimento da companhia aérea com a qual você irá viajar;
- Pegar uma fila (a depender do período da viagem, ela pode ser enorme);
- Mostrar documentos pessoais (identidade para voos nacionais e passaporte para internacionais).
No totem, embora seja autoatendimento, costuma haver filas também. Para ambos, além de ter que chegar com maior antecedência no aeroporto, você terá menos opções de lugares para escolher seu assento (caso não tenha comprado na reserva), já que o check-in presencial é feito apenas cerca de 3 horas antes do voo.
Por isso, o check-in antecipado é muito mais vantajoso, principalmente para viajantes corporativos. Vamos ver mais sobre o check-in no contexto corporativo a seguir:
Como funciona o check-in antecipado no contexto corporativo?
Primeiramente, o check-in faz parte do planejamento de viagens corporativas. Numa organização, é importante planejar uma viagem corporativa a fim de ganhar tempo e evitar erros que prejudiquem o funcionamento da empresa.
Nesse sentido, o planejamento ajuda a empresa a ter mais controle sobre como estão sendo alocados os recursos, e a otimizar processos para que não se perca tempo com tarefas que não agregam em nada.
Algumas etapas desse planejamento são:
- Roteiro: nessa primeira etapa, é relevante ter uma política de viagens bem estruturada, a fim de saber se as normas da empresa estão de acordo com a viagem.
- Passagens: a dica é comprar as passagens aéreas com antecedência para obter os melhores descontos;
- Hospedagem: depois de comprar as passagens, é hora de reservar a hospedagem da viagem corporativa. Além disso, é importante reservar o quanto antes para obter as melhores vantagens, em termos financeiros e de qualidade para o viajante;
- Transporte: como o colaborador irá se deslocar no local de destino? É importante pensar no deslocamento do hotel para os compromissos. A empresa irá optar por usar aplicativos de transporte ou alugar um carro?
- Alimentação: por fim, a alimentação, que é um dos custos de viagem corporativa que são mais variáveis e muitas vezes ligada a reembolsos. Portanto, é fundamental, que a empresa tenha uma política de reembolso bem definida, para que o colaborador saiba as regras quanto aos custos durante a viagem.
Quando falamos de viagens corporativas, uma preocupação comum são os imprevistos que podem causar transtornos tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Motivos para fazer o check-in antecipado
Imagine que a viagem tem uma agenda recheada de eventos, reuniões e outras atividades e, de repente, o voo marcado há tanto tempo foi perdido?
Esse é um motivo pelo qual muitas empresas optam por realizar o check-in antecipadamente. Afinal, ninguém quer perder compromissos importantes e ter ainda mais gastos numa viagem corporativa, não é mesmo?
Além de prevenir situações como essas, o check-in online contribui para alinhar a viagem às regras da política de viagens corporativas da empresa.
Além de ajudar a gestão da empresa, também beneficia o colaborador, que não precisa enfrentar filas nos aeroportos, não passa por estresses desnecessários, e ainda pode ter mais opções de assento (quanto mais antecedência, mais lugares disponíveis), e assim tem mais conforto na sua viagem.
Vantagens do check-in antecipado em viagens a trabalho
Algumas das melhores práticas antes de uma viagem a trabalho são: conferir a política de viagens da empresa, fazer as reservas com antecedência, organizar os documentos e alinhar expectativas com a equipe. E, como um ponto da reserva e da organização dos documentos, entra o check-in antecipado.
Realizar o check-in online traz vantagens tanto para o colaborador quanto para a equipe de trabalho:
Economizar tempo
A primeira vantagem é que ao fazer o check-in antecipado, você já economiza metade do tempo que levaria na fila para realizar o check-in no aeroporto. Principalmente em épocas de alta temporada, as filas costumam ser gigantes. Assim, é preciso somente se organizar para o tempo de despacho das bagagens (se tiver) e de deslocamento até os portões.
Garantir o bilhete de embarque
Com tantas tarefas e a correria do dia a dia, acabamos por esquecer muitas coisas. Mas, é ainda pior quando esquecemos aquelas importantes, como o bilhete de embarque. Além de estresse, gera gastos a mais para a empresa.
Desse modo, ao fazer o check-in online, você já recebe a sua passagem, e assim pode fazer cópias do bilhete, e salvá-lo em aplicativos de gestão de despesas como a Paytrack, assim você não corre risco de perder nada!
Escolher assento
No caso de ter optado pelos assentos que a companhia disponibiliza (e não comprado no momento da reserva), no check-in online há muito mais vagas disponíveis do que no check-in dos aeroportos. Isso porque quanto mais antecedência, mais opções e mais chances de o viajante ter maior conforto.
Evitar prejuízos
Embora nos organizamos para chegar com antecedência ao aeroporto e lembrar de todos os documentos (inclusive o bilhete de embarque), alguns imprevistos ainda podem acontecer, como um acidente no trajeto que causou engarrafamento, ou na correria dentro do aeroporto, perder o bilhete do embarque. Isso pode causar atrasos a ponto de perder o voo.
Além do prejuízo financeiro, há também o risco de perder algum compromisso importante da agenda corporativa.
Em vista disso, escolher fazer o check-in antecipado é uma opção vantajosa para pessoas que viajam a negócios.
Quais são as regras das principais companhias aéreas?
Para facilitar a vida do colaborador, vamos explicar o passo a passo de como fazer o check-in online nas principais companhias aéreas:
Latam
O check-in online pela Latam pode ser feito a partir de 48 horas antes do voo e até 2 horas antes do primeiro voo de ida. Depois disso, o check-in só pode ser feito no balcão. Passo a passo:
- Entre no app ou site da Latam e acesse “Minhas viagens”, na parte superior do site;
- Procure sua viagem pelo número da compra ou código da reserva + o sobrenome do passageiro;
- Escolha seu assento no avião (caso não comprou na reserva)’
- Preencha os dados com as informações do seu documento de viagem;
- Seu cartão de embarque estará disponível assim que finalizar o processo.
Observações:
- Só é preciso fazer o check-in para o voo de ida, o check-in de volta é feito automaticamente 48 horas antes do seu voo;
- Se você comprou um voo nacional diretamente pelo site da Latam, o seu check-in é feito automaticamente pela companhia, e o seu cartão fica disponível no site ou app 48 horas antes do voo (não vale para voos internacionais);
- Se o voo for com a Delta, o check-in pode ser feito no site da Latam, porém a partir de 24 horas antes.
Gol
O check-in antecipado pela Gol fica disponível a partir de 48 horas antes do voo e até 1 horas antes dele (para voos nacionais e internacionais):
- Acesse o site ou app da Gol;
- Vá em “Check-in”;
- Preencha o código da reserva e o aeroporto de onde parte o seu voo;
- Selecione o seu assento;
- O seu cartão de embarque será gerado.
Observação: O check-in para viagens aos Estados Unidos fica disponível a partir de 24 horas antes do voo e termina 1 hora antes dele.
Azul
O check-in digital pela Azul fica disponível a partir de 72 horas até 1 hora antes do horário de partida do voo (para os nacionais):
- Acesse o site ou app da Azul;
- Vá a “Check-in”;
- Insira os dados da reserva e a origem do voo;
- Escolha seu assento;
- Você receberá o seu cartão de embarque por e-mail (pelo site) e direto no app (pelo app).
Observações:
- Para voos com origem ou destino a Europa, o check-in online fica aberto a partir de 72 horas até 1 hora e 30 minutos antes do voo;
- Para voos com origem ou destino aos Estados Unidos, o check-in digital fica aberto a partir de 24 horas até 1 hora e 30 minutos antes do voo.
Como a Paytrack ajuda no controle e rastreabilidade do check-in?
A Paytrack potencializa o uso do check-in antecipado ao:
- Integrar dados da reserva e política de viagem, garantindo que o colaborador esteja em conformidade com as regras da empresa;
- Ajudar a rastrear e organizar o fluxo de viagem, do planejamento à prestação de contas;
- Contribuir para relatórios mais completos sobre mobilidade corporativa, incluindo horários de embarque, chegada e uso de serviços;
- Salvar dados de compras, número de bilhete e outras informações importantes para o viajante corporativo não ter problemas no embarque.
A Paytrack também auxilia no planejamento das viagens corporativas. Com a gestão de viagens, é possível conectar a empresa aos principais fornecedores e ter acesso a melhores ofertas de serviços de viagens no Brasil. Pode-se, então:
- Comparar reservas de passagens: o que pode resultar em uma economia de até 30% em tarifas de viagens corporativas;
- Dar autonomia ao colaborador na hora de solicitar uma viagem ou prestar contas das despesas.
Espero que este artigo tenha te ajudado! Se quiser saber mais sobre nossos produtos e como eles podem te auxiliar nas suas viagens corporativas, não deixe de entrar em contato com os nossos especialistas!
