Saiba como a Geistlich reduziu 75% do tempo gasto na prestação de contas

Viagens corporativas são parte da rotina de muitas empresas e, como geram custos, há sempre desdobramentos operacionais em relação a essas atividades. Empresas como a Geistlich, que prezam pela eficiência operacional e otimização de demandas, economizando tempo, precisam de soluções automatizadas na hora de ter acesso à prestação de contas dos funcionários.

O problema é que ainda é comum que companhias não tenham acesso a sistemas que ajudem a gerir essas informações de maneira prática e acessível. Antes de conhecer a Paytrack, a Geistlich também tinha dificuldades e perdia muito tempo para saber os custos totais de viagens corporativas em um mês. Porém, isso mudou e gerou resultados importantes para a operação da empresa.

Conheça neste post um pouco mais sobre a Geistlich, os desafios que a empresa tinha e como eles foram solucionados com ajuda da Paytrack!

Conheça melhor a Geistlich Pharma Brasil

A Geistlich Pharma Brasil é uma subsidiária do grupo Geistlich Pharma, com sede na Suíça, que atua no mercado de produtos de regeneração de saúde, com foco em ortodontia e ortopedia.

Em sua atuação, os custos operacionais despendidos por colaboradores, além da conciliação de faturas de cartões de crédito corporativos, são comuns. Portanto, a empresa sempre precisou trabalhar com os reembolsos, o que nem sempre é simples, principalmente se feito manualmente.

Com muitos valores para administrar e um grande volume de dados para checar em meio a todas as solicitações de reembolso, a Geistlich precisava de uma solução que pudesse dar suporte nessa demanda. De preferência, é claro, um sistema automatizado e totalmente digital.

Entenda o início da parceria com a Paytrack

Nos últimos anos, a Geistlich se viu em dificuldades na hora de gerenciar todas as demandas relacionadas às despesas corporativas. Em meio a isso, alguns problemas se destacavam ao ponto de serem vistos como dores da gestão da empresa. Os que mais traziam peso ao trabalho dos departamentos responsáveis eram:

• ter que gerenciar relatórios impressos com os comprovantes de custos;
• lidar com um processo de prestação de contas totalmente manual;
• ter que perder muitas horas em conciliação de valores e checagem de dados.

Para uma empresa do tamanho da Geistlich, perder três dias dentro de cada mês somente para fazer a conciliação das faturas era algo muito difícil. Esse era o tempo que a empresa levava para conduzir essa demanda, por conta, principalmente, da falta de uma solução que permitisse um registro automatizado e totalmente digital.

A produtividade também se tornava um problema para os funcionários que viajavam a trabalho e, posteriormente, precisavam prestar contas para obter seus reembolsos. A empresa apontou que essas pessoas levavam cerca de oito horas mensais só nessa atividade, ou seja, era um dia inteiro de trabalho a menos.

Paytrack foi a melhor solução

Para lidar com os problemas que a empresa tinha, naturalmente, foi importante buscar uma solução baseada em tecnologia. A automação era a necessidade principal que a Geistlich tinha naquele momento, o que prometia a redução do tempo de trabalho dedicado a checagem de dados e cruzamento de informações.

Ao ir no mercado entender quem poderia tornar esses processos muito mais dinâmicos e facilitados, a Paytrack surgiu como a empresa mais adequada. Com soluções como o módulo de conciliação de faturas, o desempenho do setor responsável subiu de maneira natural.

No contato com a Paytrack, alguns fatores chamaram bastante a atenção da Geistlich, sendo os principais:

• conciliação de cartão de crédito corporativo;
• gestão facilitada da conciliação de faturas, podendo importar e conciliar com pagamentos;
• sistema de OCR para escanear cupons fiscais na hora de funcionários prestarem contas relacionadas às suas viagens e assim evitarem fraudes.

John Silva, Supervisor Financeiro da Paytrack, reforça que a adaptação às necessidades e possibilidades financeiras da Geistlich foi o que mais chamou atenção: “A paytrack foi o fornecedor que melhor se adequou à nossa realidade. Tanto no custo benefício quanto nas funcionalidades”, destaca.

Veja os resultados que a Geistlich conquistou com ajuda da Paytrack

A parceria entre Geistlich e Paytrack teve início em 2019. Hoje, depois de alcançar um novo patamar operacional, baseado em praticidade e economia de tempo ao lidar com seus processos, os resultados são impactantes.

A Geistlich conseguiu reduzir em 75% o tempo gasto por colaboradores para que pudessem prestar contas de seus gastos, passando a gastar apenas 2 horas mensais em um trabalho que antes levava 8.

Além disso, o time de backoffice também conseguiu otimizar sua rotina, reduzindo o tempo de conciliação e checagem de informações em 67%. Os anteriores três dias necessários passaram a ser apenas um.

Há alguns outros ganhos que puderam ser conquistados. Confira quais são a seguir!

Economia de tempo

Economizar tempo é fundamental tanto para o backoffice quanto para os colaboradores. Com a solução da Paytrack, essas pessoas puderam se livrar de uma demanda totalmente manual para fazer tudo em um ambiente digital e prático. 

Assim, esse tempo poderia ser remanejado para tarefas estratégicas: “Eu despendia um analista para fazer essa validação [de despesas] por dois ou três dias. A gente teve todo esse ganho, por conseguir fazer a conciliação automática e depois apenas validar as políticas violadas. O trabalho dele se torna realmente de analista, e não operacional como era antes.”, destaca John Silva.

Eliminação dos gastos com correio no processo

Gastar com correio era também uma realidade no antigo processo da Geistlich. Com a mudança para o ambiente digital, isso simplesmente não existia mais. Antigamente, o curso era de, aproximadamente, R$ 50,00 por pessoa, considerando 28 vendedores, o que gerava uma despesa de R$ 1.400,00 mensais, em média.

Redução de fraudes na Geistlich

Outra questão de extrema importância é o combate a fraudes financeiras. Esse tipo de atividade se tornou algo praticamente impossível de acontecer, graças ao controle digital. Além disso, as auditorias passaram a ser feitas com muito mais facilidade, já que os dados estavam de fácil acesso, o que só traz benefícios para setores e empresas.

De um modo geral, a Geistlich só teve ganhos com a nova solução da Paytrack utilizada para suas atividades. Enquanto os custos puderam ser reduzidos, pessoas envolvidas no processo, seja as dos setores responsáveis por processar os pedidos, seja quem faz esses pedidos, puderam dedicar mais tempo de qualidade aos interesses estratégicos do negócio.

Você também pode alcançar esses ganhos no seu negócio, independentemente do setor. Entre em contato com a Paytrack e converse com um de nossos especialistas para encontrar as melhores soluções para sua empresa.