Adiantamento de despesas: o que não fazer?

Se sua empresa possui uma alta demanda de viagens corporativas, o adiantamento de despesas é um conceito comum para você, certo?

Afinal, a prática permite que os colaboradores que vão viajar pela empresa recebam antecipadamente uma quantia para cobrir seus gastos durante o deslocamento. Quando bem estruturado, o adiantamento garante que os viajantes realizem suas atividades sem se preocupar com as despesas.

No entanto, quando o adiantamento de despesas não é feito da forma correta, a empresa fica sujeita a uma série de erros e até mesmo fraudes. Por isso, é preciso que este processo seja definido de acordo com a política de despesas da empresa, evitando inconsistências e riscos.

Hoje, vamos explorar os erros mais comuns no adiantamento de despesas e como evitá-los para garantir uma gestão financeira eficaz. Portanto, acompanhe conosco e descubra como ter processos bem definidos.

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O que é o adiantamento de despesas?

O adiantamento de despesas nada mais é do que um processo no qual a empresa antecipa uma quantia de dinheiro para que os funcionários cubram as suas despesas enquanto estiverem em uma viagem a trabalho.

Desta forma, os colaboradores não precisam arcar com os seus gastos do próprio bolso. Ou seja, a empresa já deposita o valor ou fornece um cartão corporativo para cobrir despesas com transporte, alimentação, hospedagem etc.

Para que esta prática funcione de forma eficiente, é fundamental que existam políticas de despesas bem definidas. Afinal, elas são as responsáveis por determinar quais despesas são cobertas e como o colaborador deve prestar contas após o uso do valor adiantado.

Como fazer o adiantamento de despesas?

O processo de adiantamento de despesas começa na solicitação de uma viagem corporativa. Isso é feito de acordo com a política de viagens, mas normalmente acontece via preenchimento de um formulário ou por meio de um sistema automatizado de gestão.

Desta forma, o colaborador deve detalhar o motivo do adiantamento e quais os valores previstos para cada tipo de despesa. Em outros casos, a própria empresa já possui um valor definido para cobrir os gastos de uma viagem.

Uma vez aprovado o adiantamento, o valor é transferido para o colaborador, que deve usá-lo exclusivamente para as despesas autorizadas, como alimentação, hospedagem e transporte.

Ao final da viagem, o colaborador deverá prestar contas, fornecendo todos os comprovantes e recibos de todas as despesas realizadas. Inclusive, se houver algum saldo restante, ele deve ser devolvido à empresa.

Quais os principais erros no adiantamento de despesas?

Embora o adiantamento de despesas seja uma prática útil para empresas que lidam com viagens corporativas, existem alguns erros que podem comprometer este processo.

Tais erros podem resultar em diversos problemas, como perda do controle financeiro, fraudes e até mesmo falhas na prestação de erros. Por isso, é muito importante que a empresa saiba como se resguardar.

A seguir, confira conosco erros comuns que podem acontecer no processo de adiantamento e como evitá-los.

1. Falta de uma política de despesas clara

Um dos principais erros de uma empresa é não ter uma política de despesas bem definida e documentada. Sem regras e diretrizes claras, os colaboradores podem cometer erros e gerar inconsistências no controle financeiro.

Sendo assim, a empresa deve definir uma política detalhada, incluindo todos os tipos de despesas permitidas. Além disso, é importante determinar como deve ser feita a prestação de contas, evitando problemas após a viagem.

2. Falta de um processo de aprovação

Outro erro comum é a falta de um fluxo de aprovação para o adiantamento de despesas. Afinal, isso pode levar a adiantamentos desnecessários ou até mesmo incorretos, prejudicando a gestão financeira da empresa.

Neste caso, o que fazer? Implemente um processo de aprovação dinâmico, garantindo que todo e qualquer adiantamento seja revisado e, posteriormente, aprovado pelo gestor. Isso garante mais controle e segurança.

3. Falta de controle na prestação de contas

Algumas empresas não possuem uma prestação de contas adequada, o que resulta em uma maior dificuldade para rastrear como o dinheiro adiantado foi gasto. Este erro pode gerar problemas de conformidade e fraudes.

Com isso, o ideal é estabelecer um critério claro para a prestação de contas, exigindo comprovantes em todas as etapas. Neste caso, a utilização de sistemas de gestão pode automatizar este processo, tornando-o mais rápido e preciso.

4. Ausência de integração

A ausência de integração é um erro grave. Sem processos integrados, a empresa pode ter dificuldades na conciliação de despesas, aumentando os riscos de erros no orçamento.

Neste momento, adotar um software de gestão de despesas que se integre ao ERP da empresa, como a Paytrack, facilita a conciliação financeira e permite ter uma visão unificada dos gastos.

5. Não exigir a devolução do saldo não utilizado

Como mencionado anteriormente, pode acontecer do colaborador não utilizar todo o valor adiantado para uma viagem. Aqui, o ideal é solicitar a devolução do valor, evitando assim qualquer tipo de desperdício dos recursos.

Para garantir um controle mais assertivo, é importante ter um processo de prestação de contas bem estruturado. Isso aumenta o compliance da empresa e a previne contra perdas financeiras nas viagens corporativas.

Aproveite para ler o nosso guia completo sobre: Direitos e deveres em viagens corporativas

Como garantir eficiência no adiantamento de despesas?

As empresas precisam adotar algumas estratégias para garantir a eficiência no processo de adiantamento de despesas. Além disso, quando bem estruturado, é possível se prevenir contra erros que são comuns no mundo corporativo.

Ou seja, um adiantamento assertivo permite que o colaborador receba o valor necessário para cobrir suas despesas, enquanto a empresa mantém um alto índice de transparência e mantém o controle sobre o uso dos recursos.

A seguir, vamos explorar etapas essenciais para tornar o adiantamento de despesas mais eficiente e seguro. Confira:

1. Garanta uma política de despesas que funcione

Definir uma política de despesas corporativas é o primeiro passo para garantir que o adiantamento de despesas seja feito de forma eficaz.

Desta maneira, é importante que a política da empresa estabeleça limites de gastos, quais são os tipos de despesas permitidas, prazos de prestação de contas, os responsáveis pelo processo de aprovação etc.

O ideal é se certificar de que todos os colaboradores tenham acesso e entendimento sobre as regras da política, garantindo assim a conformidade nas viagens corporativas.

2. Facilite o processo de prestação de contas

Um dos maiores gargalos no adiantamento de despesas é o processo de prestação de contas. Isso porque as empresas que ainda dependem de métodos manuais para a coleta e verificação de comprovantes perdem muito tempo e correm o risco de cometer erros.

Com isso, é importante utilizar sistemas de gestão que permitem a digitalização e envio de comprovantes por meio de um aplicativo ou plataforma online, como a Paytrack. Portanto, não deixe de se beneficiar conosco!

3. Audite constantemente os adiantamentos

Após o encerramento de cada viagem ou atividade corporativa, é importante revisar os adiantamentos. O foco é se certificar de que os valores tenham sido utilizados corretamente e, além disso, caso seja necessário, ajustar as políticas para futuras operações.

Sendo assim, a empresa pode implementar um processo de auditoria periódica para garantir que os adiantamentos estejam funcionando corretamente.

4. Conte com uma plataforma de gestão

A utilização de um software de gestão de despesas é responsável por automatizar e simplificar o processo de adiantamento. Ferramentas como a Paytrack permitem que as empresas monitorem gastos em tempo real, integrem o sistema com o ERP e facilitam o processo de prestação de contas.

Além disso, a empresa terá à sua disposição relatórios em tempo real, enquanto os colaboradores em viagem poderão digitalizar seus comprovantes, reduzindo o risco de erros e fraudes.

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Facilite a gestão de adiantamento de despesas com um cartão pré-pago corporativo

O cartão pré-pago corporativo da Paytrack oferece uma solução financeira prática e segura para a gestão de despesas e adiantamentos. Afinal de contas, ele garante controle total sobre os gastos dos colaboradores.

Com ele, a empresa define previamente o valor disponível e acompanha em tempo real cada transação realizada. Isso garante que cada viagem corporativa esteja em conformidade com as políticas já definidas.

Ao utilizar o cartão pré-pago da Paytrack, a empresa elimina a necessidade de processos manuais e garante maior eficiência na prestação de contas. Isso porque todas as despesas são registradas automaticamente na plataforma, facilitando o fechamento de relatórios.

Além disso, a flexibilidade proporcionada pelo cartão pré-pago permite que os gestores ajustem os limites e usos conforme a necessidade de cada colaborador ou projeto.

Com essa ferramenta, sua empresa simplifica a gestão de despesas e melhora a experiência dos colaboradores, garantindo um processo mais rápido, seguro e transparente.

Simplifique a gestão de despesas com a Paytrack

Fazer a gestão de despesas e viagens corporativas pode ser desafiador e, quando feito manualmente, demorado e sujeito a erros. No entanto, a Paytrack facilita a forma com a qual sua empresa lida com estes processos.

Afinal, sua empresa terá à disposição um sistema automatizado, eficiente e integrado, capaz de otimizar todas as etapas, desde a solicitação de uma viagem corporativa até a prestação de contas após o deslocamento.

Com uma plataforma robusta e fácil de usar, a Paytrack oferece controle total sobre as despesas, aprovação automatizada, digitalização de comprovantes e integração com ERPs. Ou seja, mais segurança, agilidade e compliance para sua empresa.

Portanto, transforme a gestão de despesas e viagens corporativas da sua empresa com a Paytrack! Fale com um dos nossos consultores e veja como simplificar suas operações.