Como a variação cambial afeta suas viagens corporativas

Variação cambial é a flutuação do valor de uma moeda em relação a outra. Em outras palavras, é a mudança no preço de uma moeda estrangeira em relação à moeda local.

Para as empresas que lidam com viagens corporativas internacionais, entender sobre variação cambial é fundamental, uma vez que essa instabilidade impacta no custo final da viagem.

Com as constantes oscilações das moedas estrangeiras em relação ao real, é essencial que os gestores estejam preparados para lidar com as possíveis variações cambiais que possam surgir durante uma viagem internacional.

Neste artigo, vamos explicar o que é variação cambial, como ela funciona e de que maneira pode afetar as viagens corporativas.

O que é variação cambial?

A variação cambial é a diferença de valor entre diferentes moedas. Essa diferença pode variar de acordo com diversos fatores ligados à oferta e demanda ou à inflação, por exemplo.

Essa variação se dá porque a taxa de câmbio não é fixa e quanto mais centrada for a economia das moedas em questão, mais alterações podem sofrer. Por isso, a taxa de câmbio irá guiar o valor de uma moeda sob outra.

No Brasil, a variação mais comum de acompanhar é o valor do Real em relação ao Dólar Americano, por isso vale entender como funcionam essas variações.

O que pode influenciar na variação cambial?

De maneira didática, a variação cambial é afetada pela lei da oferta de demanda e procura. Esse movimento do mercado basicamente define o valor da moeda: quando há uma procura maior pela moeda estrangeira em relação à oferta, seu valor aumenta. Já quando a oferta é maior que a procura, o valor diminui.

Além disso, há outros fatores que também afetam as taxas de câmbio e é muito importante que a empresa esteja ciente desse fenômeno econômico e esteja preparada para lidar com imprevistos. Confira:

• Cenário econômico global: a economia mundial é um fator decisório para variação cambial, principalmente em grandes potências como EUA e China.
• Crise financeira: as crises internas e locais também podem influenciar a variação do câmbio. 
• Flutuação cambial: baseada na lei de oferta e procura, a variação acontece devido a entrada e saída da moeda no país.
• Intervenção do Banco Central: o Bacen pode ser um agente influente no mercado por controlar as taxas de juros influenciando assim na variação cambial.

A oscilação da moeda pode acontecer a qualquer momento, por qualquer um desses fatores e influenciando a todos os setores dependentes de moedas estrangeiras.

Qual a diferença entre variação cambial e taxa de câmbio?

A taxa de câmbio é o valor que a moeda de um país tem em relação à moeda de outro país. Esse valor pode variar constantemente, de acordo com as flutuações do mercado financeiro e das economias dos países envolvidos.

Já a variação cambial é a diferença entre o valor da moeda estrangeira no momento da compra e o valor da moeda estrangeira no momento da venda. Ou seja, é a diferença entre a taxa de câmbio no momento da transação e a taxa de câmbio no momento da liquidação.

Essa diferença pode ser positiva ou negativa, e é comum que as empresas que realizam viagens corporativas internacionais sofram com essa variação.

Por isso, é importante que gestores de viagens estejam atentos às flutuações da taxa de câmbio e considerem a possibilidade de contratação de serviços especializados em câmbio para minimizar os impactos da variação cambial nas viagens corporativas.

Quais os tipos de taxa de câmbio? 

Os regimes cambiais determinam como as moedas podem se comportar em um determinado país. Existem 3 tipos de taxa de câmbio:

Taxa de câmbio flutuante

Esse tipo de regime é conhecido como livre pois não há interferência direta do Banco Central e o mercado se encarrega de ser o intermediador do valor do câmbio, se baseando assim na lei de oferta e procura. 

Em vigor desde 1999, esse é o modelo vigente no Brasil atualmente.

Taxa de câmbio fixo

Com objetivo de manter a moeda estável e em relação a outra moeda, no regime de câmbio fixo uma autoridade monetária fica responsável por estabelecer um preço fixo.

Aqui a autoridade monetária compra e vende a própria moeda a fim de controlar a oferta e demanda no mercado, visando manter uma paridade estável em relação a outras moedas fortes como o euro e o dólar, mantendo assim controle sobre a inflação.

Taxa de câmbio atrelada

Nesse modelo de regime a autoridade monetária tem um poder ativo e interfere no câmbio com objetivo de controlar as variações das taxas estabelecendo um teto máximo e mínimo para os valores da moeda. 

Só é possível adotar esse tipo de regime se o órgão conta com reservas internacionais suficientes para comprar e vender moedas estrangeiras quando necessário.

Como a variação cambial afeta as viagens corporativas?

Para as empresas que realizam viagens corporativas, a variação cambial pode ter um grande impacto financeiro, já que as despesas em viagens muitas vezes são feitas em moedas diferentes da moeda local da empresa. 

Por exemplo, se uma empresa brasileira envia seus colaboradores para os Estados Unidos e precisa pagar hospedagem, transporte e alimentação em dólar, a variação cambial pode influenciar bastante no custo final da viagem.

Se a moeda local se desvalorizar em relação à moeda estrangeira, a empresa terá que pagar mais caro pelas despesas em dólar. 

Por outro lado, se a moeda local se valorizar em relação à moeda estrangeira, a empresa terá um custo menor. 

Portanto, é importante que as empresas estejam atentas à variação cambial e adotem estratégias para minimizar o impacto financeiro, como por exemplo, realizar compras antecipadas de moeda estrangeira ou utilizar cartões de crédito com benefícios cambiais específicos para viagens corporativas.

Por ser uma variável sujeita a instabilidade, a variação cambial impacta diretamente no planejamento orçamentário da organização, principalmente quando falamos de viagens a trabalho.

A taxa de câmbio afeta praticamente todos os preços da economia, desde alimentos, remédios e gasolina, até o custo das passagens aéreas. E isso pode ocorrer sem avisos prévios, antes da conclusão do processo de deslocamento ou até mesmo durante as viagens corporativas.

Portanto, o planejamento e o controle devem ser inseparáveis e para garantir o êxito da viagem é importante que a empresa estabeleça uma política de viagens clara e objetiva.

Como considerar a variação cambial nos valores das despesas corporativas? 

Um planejamento orçamentário bem estruturado é o passo inicial para evitar possíveis imprevistos durante uma viagem internacional, quando mexer com outras moedas ter boas práticas é essencial.

Outro ponto sobre as despesas de viagens corporativas internacionais é a questão do reembolso e adiantamento, nessa situação o dinheiro em espécie pode ser um grande aliado, essa forma de pagamento embora apresente algumas desvantagens ainda assim possui benefícios de custos como é o caso do IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).

Para o uso do dinheiro em espécie, o IOF, uma taxa cobrada sobre todas as transações em moedas estrangeiras, gera uma alíquota de 1,1% sobre o valor total cambiado, sem contar que o valor do câmbio para o dinheiro em espécie é o do dia da compra, o que garante que não ocorrerão surpresas indesejadas.

Caso minha empresa opte por um cartão de crédito, como funciona?

Embora o cartão de crédito seja mais prático, se tratando de viagens internacionais ele é menos vantajoso.

A alíquota do IOF sobre transações feitas com cartão de crédito é de 6,38% sobre o valor total do gasto e, diferente do dinheiro em espécie, o valor do câmbio considerado na fatura é do dia do fechamento, podendo ser um valor inferior ou até exorbitante.

Por isso, para evitar problemas e custos desnecessários é importante fazer o cálculo da variação cambial antecedente a viagem. E para calcular o valor exato exige uma fórmula:

E além dos cálculos, vale entender outro ponto importante como o que fazer quando o câmbio muda durante a viagem, que é o que vamos explorar no tópico a seguir. 

O que fazer quando o câmbio muda durante a viagem corporativa internacional?

Após entender melhor sobre o que é a variação cambial e algumas dicas sobre contabilizar esses custos, vale entender também as boas práticas para quando o valor da taxa muda durante o processo de viagem.

Se na sua empresa ocorrem muitas viagens para o exterior, as solicitações de adiantamentos e os reembolsos certamente são feitos em reais (R$) e depois convertidos para a moeda estrangeira. 

Esse processo é moroso e consome muito do tempo do financeiro. Além disso, se ele for feito manualmente, os riscos de erro são grandes. 

Contar com boas práticas para lidar com as imprevisibilidades da variação cambial pode ser o fator crucial para não enfrentar problemas graves e custos excessivos quando o valor da taxa de câmbio sofrer alteração.

Aqui, contar com um sistema inteligente é um recurso essencial. Hoje existem softwares que fazem o cálculo automático dos adiantamentos e disponibiliza na prestação de contas várias opções de moedas, sem precisar fazer cálculos em planilhas, dando facilidade e agilidade para o backoffice, além disso, disponibilizando também relatórios de despesas que facilitam a visibilidade personalizada dos dados. 

Outros benefícios em contar com a tecnologia para variação cambial, é facilitar as operações de reembolso e adiantamento das despesas de viagem evitando possíveis erros e retrabalho:

• Fácil gerenciamento de sobras de moeda estrangeira;
• Planejamento de caixa ou qualquer outro uso em que haja necessidade de adiantamento de valores para despesas como: combustível, alimentação ou hospedagem;
• Possibilidade de compra da moeda estrangeira sem urgência, com maior aproveitamento das variações do mercado, trazendo maior tranquilidade para realizar viagens inesperadas;
• Cotação em tempo real de acordo com o câmbio da plataforma solicitada.

Entender esses pontos e aderir a boas práticas sobre a variação cambial pode ajudar a minimizar os problemas e custos envolvidos em viagens corporativas internacionais, manter um bom planejamento ajuda a se manter preparado perante possíveis crises econômicas nacionais.  

Como fazer a prestação de contas em viagem internacional?

A diferença entre a prestação de contas regular e a prestação de contas com variação cambial está relacionada à conversão dessas despesas para a moeda local da empresa.

Quando uma empresa realiza despesas em moeda estrangeira, é necessário levar em consideração a taxa de câmbio no momento da transação e a possível variação dessa taxa ao longo do tempo. 

Isso significa que, se a moeda local se valorizar em relação à moeda estrangeira, o valor das despesas em moeda local será menor do que o valor original em moeda estrangeira.

Por outro lado, se a moeda local se desvalorizar em relação à moeda estrangeira, o valor das despesas em moeda local será maior do que o valor original em moeda estrangeira.

Na prestação de contas com variação cambial, além de registrar as despesas em moeda estrangeira, é necessário calcular a variação cambial para obter o valor equivalente em moeda local. Isso pode envolver a aplicação de taxas de câmbio médias ou específicas para cada transação, dependendo da política da empresa.

Essa diferença é relevante para garantir a precisão e a transparência na prestação de contas, uma vez que a variação cambial pode afetar os resultados financeiros e o orçamento da empresa. 

Portanto, é importante seguir as políticas e diretrizes estabelecidas pela empresa para a prestação de contas com variação cambial e realizar os cálculos adequados para refletir corretamente os valores em moeda local.

Como inserir regras de variação cambial na política de reembolso? 

Uma política de viagens bem estrutura é essencial para qualquer empresa que queira evitar desperdício de recursos e prejuízos, se tratando de viagens internacionais a atenção é redobrada.

É importante que esse documento conste as regras de possíveis custos extras — relacionados à especificidade de viagens ao exterior — e que conscientize os colaboradores sobre a variação cambial.

Inclua tópicos como:

• Uso de cartão corporativo em ambiente internacional;
• Taxas de IOF;
• Comprovante para transação de câmbio.

Como contabilizar a variação cambial nos reembolsos de despesas?

O reembolso de despesas em viagens corporativas internacionais deve estar incluso desde o planejamento da locomoção.

O primeiro passo é definir qual tipo de moeda será utilizado pelo colaborador, cartão ou dinheiro físico, os limites de gastos e todas as boas práticas de uso da verba da empresa devem estar bem descritas na política de reembolso.

Todo esse preparo facilita a contabilização dos gastos no pós viagem, a empresa deve encontrar o processo mais seguro e confortável para lidar com esse tipo de viagem.

Definir estratégias, adotar tecnologias para gestão de despesas e viagens corporativas são formas de se preparar para a volatilidade das moedas no mercado internacional.

Investir na tecnologia certa é também investir no futuro dos negócios.

Espero que essa leitura tenha sido de grande valia, mas se tratando de ferramenta nossos especialistas podem te ajudar a ter viagens corporativas internacionais mais seguras e eficientes! Entre em contato conosco.