Viagem a trabalho: as melhores práticas para o viajante

Fazer uma viagem a trabalho é uma tarefa cada vez mais presente no mundo corporativo. Afinal, muitas empresas precisam marcar presença em reuniões presenciais, feiras, eventos, visitas e outros compromissos com fins estratégicos.

No entanto, a rotina de um viajante vai muito além do que apenas pegar um voo e se hospedar em um hotel. Ou seja, ele precisa elaborar um planejamento prévio, gerir o tempo, organizar seus documentos, cuidar do bem-estar físico e mental e, é claro, controlar suas despesas.

Existem muitas boas práticas que podem tornar uma viagem a trabalho mais eficiente e produtiva. Neste conteúdo, reunimos as melhores dicas para facilitar seu deslocamento e evitar qualquer contratempo que possa colocar em risco os interesses da empresa.

Portanto, acompanhe conosco e aproveite também para descobrir como a tecnologia pode ser uma aliada estratégica antes, durante e depois de uma viagem corporativa.

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O que é uma viagem a trabalho?

Uma viagem a trabalho é todo e qualquer deslocamento feito por um colaborador a serviço da empresa, cujo objetivo é cumprir atividades profissionais fora da sua base habitual.

Desse modo, o viajante pode fazer uma viagem corporativa para visitar um cliente, participar de eventos e feiras do setor, realizar uma reunião estratégica, fechar negócios, entre outros.

Realizar uma viagem corporativa envolve responsabilidades tanto para o profissional quanto para a empresa. Por isso, é comum que existam políticas internas que definem regras para a emissão de passagens, hospedagem, alimentação, adiantamento, reembolsos e prestação de contas.

Ou seja, mesmo sendo uma atividade temporária, ela exige planejamento e uma gestão adequada para garantir produtividade, conforto e conformidade.

Vale ressaltar que, de acordo com a legislação brasileira, uma viagem a trabalho deve respeitar os direitos do colaborador, principalmente no que diz respeito ao controle de horas, diárias, reembolsos e bem-estar do profissional durante todo o deslocamento.

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Melhores práticas antes de uma viagem a trabalho

O planejamento de uma viagem corporativa começa antes mesmo do embarque. Afinal, se organizar com antecedência evita imprevistos, reduz custos e garante que o profissional esteja bem preparado para cumprir sua agenda com eficiência.

A seguir, confira algumas das melhores práticas que devem ser adotadas pelo viajante antes da sua viagem a trabalho:

• Conferir a política de viagens da empresa: ela é a responsável por definir regras sobre categorias de passagens, limites de hospedagem, uso de transporte, alimentação, reembolsos, entre outros pontos;
• Fazer as reservas com antecedência: passagens e hospedagens reservadas com antecedência tendem a ser mais econômicas. Isso também permite alinhar a logística com a agenda de compromissos;
• Organizar os documentos necessários: ter todos os documentos devidamente organizados é essencial, principalmente em viagens internacionais;
• Alinhe as expectativas com a equipe: ter clareza sobre os objetivos da viagem, pontos de contato da empresa e entregas esperadas é essencial para que o viajante mantenha o foco e a produtividade.

Além disso, utilizar uma plataforma de gestão de viagens como a Paytrack é fundamental. Afinal, ferramentas automatizadas facilitam a reserva de serviços, o acompanhamento dos gastos e o compliance com a política da empresa.

Melhores práticas durante uma viagem a trabalho

Durante uma viagem a trabalho, o colaborador que estiver representando a empresa precisa se atentar a fatores como sua produtividade, bem-estar e alinhamento com as diretrizes corporativas.

Por isso, atitudes simples fazem toda a diferença para que a experiência seja proveitosa e eficiente. Acompanhe conosco algumas práticas que não podem ser negligenciadas durante uma viagem corporativa:

1. Cumprir a agenda com pontualidade

Pontualidade é um item inegociável. Sendo assim, é importante que o colaborador se organize para cumprir sua agenda sempre chegando antes do horário combinado.

O planejamento com antecedência é essencial para evitar atrasos e, com isso, demonstrar profissionalismo e respeito com os parceiros e colegas de trabalho.

2. Controlar os gastos com responsabilidade

Durante um deslocamento, o viajante precisa se atentar às suas despesas. Para garantir um controle mais assertivo, ele deve guardar os comprovantes, tirar fotos dos recibos e utilizar as ferramentas indicadas pela empresa, como o cartão corporativo.

A organização das notas e recibos fiscais é fundamental para facilitar o processo de prestação de contas, evitando assim transtornos com o reembolso de despesas.

3. Utilizar aplicativos de gestão de despesas

Atualmente, as viagens a trabalho podem ser facilitadas com o uso de aplicativos para gestão de despesas. Afinal, plataformas como a Paytrack permitem lançar gastos em tempo real, organizando as despesas por categoria e garantindo conformidade com a política da empresa.

Portanto, soluções tecnológicas beneficiam tanto o colaborador em deslocamento quanto as empresas, se tornando essenciais para uma gestão mais eficiente.

4. Manter contato frequente com a equipe

Enquanto estiver fora da empresa, o colaborador deve se atentar à comunicação. Ou seja, é muito importante atualizar a liderança sobre o andamento das reuniões, oportunidades identificadas e desafios enfrentados.

Se manter em contato com o restante da equipe é benéfico visto que proporciona um maior alinhamento entre todas as partes e, além disso, valoriza a comunicação.

5. Cuidar do bem-estar físico e mental

A produtividade de um colaborador é influenciada pela forma com a qual ele lida com seu bem-estar físico e mental. Por isso, uma alimentação balanceada, boas noites de sono e pausas estratégicas são essenciais para manter o alto rendimento durante uma viagem a trabalho.

Sendo assim, práticas como o bleisure têm se tornado cada vez mais comuns entre as empresas, permitindo que os viajantes aproveitem momentos livres para relaxar.

6. Ser um bom representante da empresa

Fatores como a postura, o comportamento e a ética do viajante corporativo refletem diretamente na imagem da empresa que ele está representando. Com isso, agir com cortesia e profissionalismo deve ser regra durante uma viagem a trabalho.

Melhores práticas depois da viagem a trabalho

Ao fim de uma viagem a trabalho, o colaborador também deve seguir uma cartilha de boas práticas. Isso porque o seu retorno exige organização, prestação de contas e compartilhamento dos resultados.

Portanto, confira conosco algumas dicas do que fazer ao voltar para casa:

• Organizar todos os comprovantes e recibos: agrupe todas as notas fiscais, comprovantes de pagamento e recibos coletados ao longo da viagem;
• Preencha o relatório de despesas o quanto antes: quanto mais próximo da data da viagem, mais fácil será se lembrar de todos os detalhes;
• Revise as políticas de reembolso da empresa: verifique se todos os gastos estão de acordo com as diretrizes corporativas, evitando retrabalho;
• Atualize a agenda e retome a rotina: é importante reorganizar os compromissos pendentes, retomando o fluxo de trabalho com equilíbrio.

Ao se atentar aos detalhes após o retorno para a rotina, o viajante entrega valor à empresa e fortalece sua própria eficiência profissional. Além disso, ele também mostra comprometimento com os recursos da organização e com o aprendizado contínuo.

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Como a Paytrack transforma a experiência de viagem a trabalho?

A Paytrack vai muito além da automatização de processos. Afinal de contas, ela atua como uma parceira estratégica para tornar cada etapa da viagem a trabalho mais simples, inteligente e eficiente.

Do processo da reserva ao reembolso, a plataforma oferece soluções integradas que cuidam da experiência do colaborador e trazem mais controle para a empresa.

Seja você um gestor que busca mais controle e compliance ou um colaborador que deseja mais autonomia e praticidade, a Paytrack é a aliada ideal para elevar o padrão das viagens corporativas.

Portanto, entre em contato com nosso time de especialistas e descubra como a Paytrack pode transformar a experiência de viagem na sua empresa: