Bid de viagens corporativas: o que é e qual a sua importância?

A gestão de viagens corporativas é um dos maiores desafios de empresas que possuem um alto volume de deslocamentos. Neste momento, contar com um bid de viagens corporativas é essencial.

Afinal, ele nada mais é do que uma estratégia que envolve a solicitação de propostas entre diferentes fornecedores de serviços, como agências de viagem, a fim de garantir que a empresa garanta as melhores condições comerciais e operacionais. O termo Bid vem do inglês e quer dizer dar um lance, ofertar ou licitar.

O bid de viagens é utilizado por aquelas empresas que desejam otimizar custos e melhorar a gestão de viagens. Por isso, ele não pode passar despercebido por você.

Quer saber como essa estratégia pode transformar a gestão da sua empresa? Continue lendo este artigo para descobrir seus benefícios, como montá-lo e, mais importante, como implementá-lo de forma eficiente.

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O que é o bid de viagens corporativas?

O bid de viagens corporativas é um processo no qual a empresa seleciona determinados fornecedores para solicitar propostas de seus serviços, como acontece com as agências de viagens corporativas.

Deste modo, pode-se avaliar e comparar as ofertas, tanto em termos de preços quanto de qualidade. A escolha será feita a partir do entendimento de qual solução atende melhor às necessidades da organização.

Este processo é altamente relevante para empresas que possuem uma alta demanda de viagens corporativas. Ele permite uma negociação mais certeira e personalizada, tendo como base as condições de mercado e as demandas específicas da companhia.

O mercado de viagens é altamente volátil e, por isso, tomar decisões estratégicas é essencial para uma empresa. Neste momento, o bid permite fazer escolhas que estejam de acordo com o orçamento disponível.

Sendo assim, ao realizar um bid de viagens corporativas, a empresa assegura que está obtendo condições vantajosas e otimizando o investimento disponível para o deslocamento dos seus colaboradores.

Qual a importância do bid de viagens corporativas?

Qual empresa não deseja otimizar seus custos? Tomar decisões com base em dados de mercado pode proporcionar um impacto positivo nas finanças de um negócio e impulsioná-lo para o seu crescimento.

O bid de viagens corporativas permite que uma empresa faça uma avaliação dos seus fornecedores, identificando assim oportunidades de economia.

Além de avaliar o preço, ele também permite levar em consideração outros fatores como capacidade de atendimento, flexibilidade nas soluções e alinhamento com as políticas internas de viagens. 

Agora, confira conosco alguns dos principais benefícios de um bid de viagens bem estruturado:

1. Maior economia

Um dos principais diferenciais do bid de viagens é a possibilidade de redução significativa dos custos. Afinal, ao analisar diferentes fornecedores, a empresa consegue negociar as melhores tarifas, tanto para passagens aéreas quanto para hospedagem e outros serviços de viagem.

Ou seja, estamos falando de uma estratégia que resulta em uma economia direta, além de assegurar que a empresa sempre pague preços justos e de acordo com o mercado. Além disso, o bid de viagens corporativas permite identificar os melhores fornecedores do mercado. 

2. Aumento da transparência

O bid também proporciona maior transparência para o processo de contratação de serviços de viagens. Isso porque todas as ofertas são formalizadas por escrito e podem ser comparadas de forma clara e objetiva.

Com isso, os gestores de viagens possuem uma visão completa sobre o que está sendo oferecido para a empresa. Isso inclui detalhes sobre os preços, condições de pagamento, políticas de cancelamento e qualidade dos serviços.

3. Melhoria na qualidade dos serviços

Com uma maior concorrência entre diferentes fornecedores, maiores são as chances de que os serviços contratados atendam às expectativas da empresa. Isso significa que, além de tarifas mais competitivas, a empresa pode obter suporte dedicado e soluções mais ajustadas.

Ou seja, o bid de viagens corporativas também resulta em um atendimento mais personalizado e eficiente, assegurando que as viagens ocorram de maneira mais fluida e sem imprevistos.

4. Alinhamento com as políticas

Outro benefício importante do bid de viagens corporativas é o alinhamento com as políticas internas da empresa. Ou seja, ao solicitar propostas detalhadas, é possível verificar se os fornecedores estão dispostos a respeitar suas diretrizes.

Dentro os pontos que podem ser analisados, podemos destacar os limites de gastos, preferências de fornecedores (companhias aéreas, hotéis), e procedimentos para reservas e cancelamentos.

Além disso, o bid de viagens corporativas facilita a adaptação das políticas já existentes na empresa. Afinal, ela pode negociar diretamente com os fornecedores, garantindo que os serviços oferecidos estejam em conformidade com suas metas.

5. Parcerias de longo prazo

O bid de viagens corporativas é uma ótima oportunidade para a empresa desenvolver parcerias estratégicas e de longo prazo com fornecedores que sejam de sua confiança.

Ao realizar o bid, a empresa não está apenas selecionando o fornecedor mais vantajoso, mas aquele que pode oferecer um relacionamento sustentável, baseado em qualidade e confiabilidade.

Desse modo, esses parceiros acabam se tornando aliados na gestão das viagens corporativas, oferecendo suporte contínuo e melhorias constantes nos serviços prestados ao longo do tempo.

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Como estruturar um bid de viagens corporativas?

Para realizar um bid de viagens corporativas eficaz, é necessário definir quais serão os objetivos e critérios de seleção. Aqui, temos elementos que garantem que o processo seja conduzido de forma estratégica, resultando em melhor custo-benefício e qualidade de serviço.

Neste momento, os objetivos podem variar de acordo com as necessidades da empresa, mas é certo que redução de custos e melhor experiência de viagem para os colaboradores se destacam.

Quanto aos critérios de seleção, é preciso que eles sejam amplos e detalhados, cobrindo aspectos financeiros, operacionais e de conformidade com as políticas da empresa.

A seguir, vamos explorar alguns fatores que devem ser levados em consideração na escolha de um bid de viagens corporativas: 

1. Custo-benefício

O custo-benefício é um dos critérios mais importantes em um bid de viagens corporativas. No entanto, a empresa deve entender que a sua relação está muito além do que apenas o valor de um serviço.

Ou seja, a escolha de um fornecedor deve ser feita de acordo com a relação entre custo e a qualidade do serviço. Por isso, o ideal é avaliar o que cada fornecedor está oferecendo pelo valor proposto.

Neste momento, deve-se levar em consideração fatores como serviços adicionais, flexibilidade nas reservas, políticas de cancelamento e reembolso, além de atendimento ao cliente.

2. Capacidade de atendimento e suporte

Também é necessário identificar se um fornecedor é capaz de atender às demandas específicas da empresa. Isso vale, principalmente, para situações como, por exemplo, viagens de última hora ou situações emergenciais.

Uma agência com suporte 24/7, como a Paytrack, pode ser fundamental para empresas que possuem uma alta demanda de viagens e, por isso, precisam de maior flexibilidade.

Além disso, o nível de suporte ao cliente oferecido também é um ponto a ser considerado. Isso inclui o tempo de resposta, a prontidão para solucionar problemas e a capacidade de personalizar os serviços de acordo com as necessidades da empresa. 

3. Conformidade com as políticas internas

A conformidade com as políticas internas da empresa é fundamental. Para isso, o fornecedor escolhido deve estar disposto a seguir as diretrizes estabelecidas pela organização.

Neste momento, deve-se levar em consideração fatores como limites de gastos, preferências por determinados hotéis ou companhias aéreas, e procedimentos específicos para reservas e cancelamentos.

Garantir esse alinhamento é essencial para evitar conflitos e, além disso, garantir uma gestão centralizada e eficiente das viagens.

4. Flexibilidade e inovação

Em tempos de mudanças constantes, a flexibilidade também é um critério a ser considerado pelas empresas.

Fornecedores que oferecem soluções flexíveis, como por exemplo a possibilidade de mudanças sem custos adicionais ou a adaptação rápida às novas demandas da empresa, podem ser mais vantajosos.

Sendo assim, outros fatores como o uso de tecnologias inovadoras, como as oferecidas pela Paytrack, que oferecem reservas automatizadas e soluções digitais melhoram a eficiência do processo.

5. Reputação e experiência no mercado

Outro critério decisivo na estruturação de um bid de viagens corporativas é a reputação e a experiência dos fornecedores no mercado.

Por exemplo, um histórico positivo de atendimento a grandes empresas ou setores específicos é um sinal de que o fornecedor tem a expertise necessária para lidar com as demandas da sua organização.

O que é RFP e qual a sua relação com o bid de viagens corporativas?

A RFP (Request for Proposal), ou Solicitação de Propostas, é um documento formal utilizado pelas empresas para convidar fornecedores a apresentarem suas propostas para um projeto ou serviço específico. 

 A RFP é uma etapa fundamental do processo de bid. Afinal, é por meio dela que as empresas detalham suas necessidades e requisitos, convidando agências de viagens e outros prestadores de serviços a concorrerem pela oportunidade de atender suas demandas.

No bid de viagens corporativas, ela desempenha um papel crucial ao formalizar o que a empresa espera de um fornecedor. Ou seja, a RFP deixa claro quais suas expectativas em termos de custos, qualidade, prazos e suporte.

Lembra quando falamos sobre objetivos de um bid de viagens corporativas? Ao preparar uma RFP robusta, a organização especifica claramente quais são eles, como por exemplo a redução de custos ou a melhoria na gestão de despesas.

Deste modo, para empresas que utilizam sistemas de gestão como a Paytrack, a RFP pode ser ainda mais eficiente. Isso porque ela permite uma integração entre as necessidades de viagens e a automação dos processos de controle e aprovação. Isso garante que todas as etapas sejam gerenciadas com transparência e agilidade.

Por fim, a RFP ajuda a manter um padrão nas respostas dos fornecedores, facilitando a análise e garantindo que a empresa receba todas as informações relevantes para a tomada de decisão.

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Como elaborar uma RFP eficaz?

No contexto do bid de viagens corporativas, a elaboração de uma RFP eficiente depende de alguns passos. O primeiro deles é criar um RFI (Request for Information), que irá guiar a escolha dos melhores fornecedores. É preciso seguir algumas etapas para garantir a clareza das informações e facilitar a escolha dos melhores fornecedores.

A seguir, confira o que não pode faltar no momento de criar uma solicitação de proposta completa e eficaz:

• Defina claramente os objetivos da empresa: estabeleça os principais objetivos do bid, como redução de custos, otimização dos processos de gestão de viagens etc. Isso ajudará os fornecedores a compreenderem exatamente o que sua empresa está buscando.
• Descreva as necessidades específicas de viagem: inclua detalhes sobre o volume de viagens, destinos frequentes, preferências de companhias aéreas e hotéis, além de quaisquer políticas internas que precisam ser respeitadas.
• Especifique os requisitos de serviço: informe o que sua empresa espera em termos de suporte, atendimento emergencial, flexibilidade etc. Isso garante que as propostas incluam essas necessidades essenciais.
• Solicite informações sobre preços e tarifas: peça uma tabela detalhada com tarifas e custos envolvidos, incluindo taxas extras ou serviços opcionais.
• Inclua perguntas sobre compliance e governança: questione como o fornecedor irá assegurar conformidade com as políticas de viagem da empresa e como os relatórios de despesas serão gerenciados.

Seguindo essas dicas, a RFP será mais clara e objetiva. Isso faz com que a empresa receba propostas que estejam alinhadas com suas necessidades e objetivos, otimizando assim o bid de viagens corporativas.

Como avaliar quais as melhores propostas?

Avaliar as propostas recebidas em um bid de viagens corporativas é um passo crítico para garantir que a empresa selecione os fornecedores mais adequados. Por isso, é preciso ter muita atenção.

Deste modo, a análise deve ir além do custo, considerando diversos critérios para escolher o parceiro mais vantajoso, estratégico e que atenda a tudo o que foi estabelecido na RFP. Veja abaixo como avaliar as melhores propostas:

• Compare o custo total, não apenas o preço unitário: é essencial analisar o custo total, considerando pacotes completos, tarifas adicionais, taxas ocultas e condições de pagamento. Todo e qualquer valor que impactam o orçamento deve ser levado em consideração.
• Verifique a conformidade com as políticas de viagem: o ideal é que a proposta esteja de acordo com as políticas de viagens corporativas da empresa, como limites de despesas, regras de aprovação etc.
• Avalie a flexibilidade e o suporte oferecido: avaliar a flexibilidade é fundamental. Com isso, considere as condições de reserva, que envolvem a possibilidade de alteração sem multas ou cancelamento com baixos custos. Neste momento, o atendimento 24/7, como o da Paytrack, é muito importante.
• Tecnologia e a inovação: propostas que oferecem soluções tecnológicas avançadas, como plataformas de gestão integrada de viagens, podem trazer ganhos de eficiência e economia.

Além disso, é importante verificar os termos de contrato e a duração da parceria. Fatores como duração, possibilidades de renovação e termos de rescisão podem ser determinantes para escolher um fornecedor e não outro.

O bid de viagens corporativas pode transformar a gestão da sua empresa

O bid de viagens corporativas é uma ferramenta poderosa para empresas que buscam otimizar seus processos e, assim, garantir uma gestão de despesas mais eficiente.

Como foi possível entender, implementar um processo bem estruturado, com objetivos claros e critérios de seleção bem definidos é a porta de entrada para vários benefícios.

Ao contar com soluções tecnológicas como as oferecidas pela Paytrack, as empresas podem automatizar e simplificar o processo de gestão de viagens, o que envolve desde a análise das propostas recebidas até o controle das despesas e relatórios.

Portanto, aproveite as vantagens que o bid de viagens corporativas oferece e eleve a gestão das viagens na sua empresa a um novo patamar de eficiência e controle. Conte com a Paytrack para modernizar este processo e torná-lo mais prático!

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