O que é a RFP: guia completo para construir uma requisição de proposta

Empresas com alto volume de viagens corporativas precisam ter critérios bem definidos para escolher quais fornecedores contar. Para isso, uma RFP (Request for proposal) surge como um processo indispensável e estratégico para a tomada de decisão.

Afinal, ela permite que as organizações obtenham e, posteriormente, avaliem diferentes propostas enviadas por fornecedores de forma detalhada e personalizada. Com isso, é possível entender quais deles atendem às suas necessidades.

Dentro de um bid de viagens corporativas, a RFP é uma ferramenta crucial para alinhar expectativas, avaliar a capacidade de entrega dos fornecedores e, por fim, garantir uma gestão mais eficiente dos custos e serviços.

Sendo assim, preparamos um guia completo sobre a RFP para que sua empresa saiba como utilizá-la na busca pelos melhores fornecedores. Acompanhe conosco e saiba como construir uma requisição de proposta e qual sua importância.

O que é uma RFP?

A RFP, também conhecida como requisição de proposta, é um documento muito utilizado por empresas com alta demanda de viagens para formalizar a procura por novos fornecedores ou prestadores de serviços.

Com isso, ela descreve de forma detalhada quais são as necessidades da empresa e solicita aos fornecedores interessados que apresentem soluções personalizadas.

Muitos confundem a RFP com uma simples cotação. No entanto, ela vai muito além disso. Afinal, ela exige uma análise aprofundada e uma resposta estruturada, levando em consideração aspectos como preço, qualidade do serviço, expertise técnica e prazos de entrega.

Em empresas que possuem um volume considerável de viagens corporativas, a RFP é fundamental. Isso porque ela permite identificar parceiros capazes de tornar a gestão de viagens mais eficiente e completa, mantendo o controle das despesas e garantindo compliance com as políticas.

Deste modo, o processo de requisição de proposta é especialmente importante em bids de viagens corporativas, uma vez que a escolha do parceiro certo pode impactar diretamente na eficiência das operações e na experiência dos viajantes.

Contudo, é preciso entender que, antes de solicitar uma RFP, a empresa precisa passar por um processo primeiro, o RFI (Request for Information). A seguir, entenda o que significa esta sigla e qual a sua importância dentro de um bid de viagens.

RFI: Request for Information

Uma RFI, ou Pedido de Informação, é utilizado no início do processo de aquisição para coletar informações sobre os fornecedores e seus serviços oferecidos.

Ou seja, ela se apresenta como uma ferramenta de pesquisa para entender melhor quais são as soluções disponíveis no mercado e, com isso, verificar se os potenciais fornecedores possuem condições de atender ao que a empresa precisa no momento.

A RFP (Request for Proposal) e a RFI (Request for Information) são etapas complementares no processo de seleção de fornecedores. No entanto, ambas possuem finalidades diferentes no bid de viagens corporativas da empresa.

Com isso, a RFP é uma etapa mais detalhada e vem após a RFI. Sendo que, enquanto a RFI busca informações iniciais e gerais sobre os fornecedores disponíveis no mercado, a RFP solicita propostas formais e aprofundadas.

Portanto, a RFI é fundamental para passar um filtro nos parceiros, permitindo à empresa encontrar os mais qualificados para viagens corporativas e a RFP é utilizada para fazer a seleção final, comparando as propostas recebidas e escolhendo o ideal.

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Quais os benefícios do RFP?

Na escolha de fornecedores para a gestão de viagens corporativas, ter uma RFP é fundamental. Afinal de contas, ela proporciona uma série de benefícios para empresas que precisam selecionar parceiros de forma eficiente e estratégica.

Sendo assim, confira conosco alguns dos principais benefícios de se utilizar a RFP no contexto empresarial, especialmente em bids de viagens corporativas:

1. Maior transparência no processo de seleção

Um dos principais benefícios da RFP é a transparência que ela traz no processo de seleção de fornecedores. Ao utilizá-la, todas as empresas participantes recebem as mesmas informações e devem responder com base nos mesmos critérios.

Desse modo, é possível eliminar a subjetividade e garantir que todos os concorrentes sejam avaliados de maneira justa pela empresa.

Essa transparência também é importante uma vez que fortalece a relação entre a empresa e o fornecedor, criando um ambiente de confiança. Quando os critérios de seleção são claros e consistentes, ambas as partes sabem exatamente o que é esperado.

2. Comparação detalhada de propostas

A RFP é a responsável por facilitar a comparação entre propostas de diferentes fornecedores. Afinal, ela solicita respostas específicas e padronizadas, garantindo que a empresa avalie cada aspecto da proposta de maneira objetiva, incluindo fatores como:

• Custo;
• Qualidade do serviço;
• Experiência técnica;
• Prazos de entrega;
• Entre outros.

Tal comparação é essencial para garantir que a escolha do fornecedor seja baseada em dados consistentes e não apenas no preço mais baixo. Sabe aquela famosa história do barato que sai caro? Pois bem, é disto que estamos falando.

Muitas vezes, uma proposta parece mais barata à primeira vista, mas pode esconder custos adicionais ou oferecer um serviço de qualidade inferior. Sendo assim, a RFP permite analisar todos os fatores envolvidos na prestação de serviços.

3. Otimização de custos

Um processo de RFP bem estruturado também ajuda a empresa a identificar qual o melhor custo-benefício entre os fornecedores selecionados.

Afinal, ao solicitar propostas detalhadas, as organizações devem avaliar todos os benefícios que tal parceiro pode entregar e, com isso, entender se ele será capaz de corresponder às suas expectativas.

Além disso, uma RFP pode incentivar os fornecedores a apresentarem propostas mais competitivas, tanto em termos de preço quanto de qualidade. Esse processo ajuda a empresa a otimizar seus custos sem comprometer a qualidade dos serviços contratados.

4. Aderência às necessidades específicas da empresa

Para as empresas, é essencial garantir que as propostas recebidas estejam alinhadas com suas necessidades específicas. Por isso, é preciso detalhar no RFP exatamente o que ela precisa, desde requisitos técnicos até expectativas de suporte e manutenção.

Ao alinhar as propostas com os requisitos específicos, uma requisição de proposta ajuda a reduzir o risco de escolher um fornecedor que não esteja apto a entregar o que foi solicitado, evitando assim perda de tempo e de dinheiro.

Além disso, a RFP permite que a empresa receba ofertas mais próximas do ideal, o que aumenta a probabilidade de uma parceria bem-sucedida e eficiente. Isso é fundamental para que o relacionamento seja duradouro.

5. Melhoria da qualidade das decisões

A tomada de decisão de uma empresa tem o potencial para alavancar suas operações ou de proporcionar prejuízos financeiros. Por isso, é muito importante garantir que cada escolha leve a organização para um caminho saudável.

Neste momento, a RFP melhora significativamente a qualidade das decisões tomadas pela empresa contratante. Como o processo exige que todas as propostas sejam comparadas de maneira detalhada, as decisões se tornam mais fundamentadas e estratégicas.

A RFP também oferece à equipe responsável pela seleção uma visão mais abrangente das opções disponíveis no mercado. Com mais informações em mãos, os tomadores de decisão podem avaliar melhor as alternativas e identificar o fornecedor que melhor atenderá às suas necessidades a longo prazo.

No contexto de viagens corporativas, quais informações não podem faltar no RFP?

Para que o bid de viagens corporativas seja eficiente, é necessário que a RFP seja bem estruturada e contenha informações suficientes para que a tomada de decisão seja assertiva e de acordo com a realidade da empresa.

Desta forma, selecionamos alguns dos pilares que não podem faltar em uma RFP de viagens corporativas. Confira conosco:

1. Descrição detalhada das necessidades da empresa

Ter uma descrição clara e precisa de quais são as necessidades da empresa em relação à gestão de viagens corporativas é essencial para que os fornecedores apresentem soluções alinhadas. Por isso, é importante incluir:

• Informações sobre a empresa (nome completo, CNPJ, volume de viagens corporativas, matriz e filiais, endereço, histórico etc.);
• Tipos de viagens (viagens de curta ou longa duração, viagens nacionais ou internacionais, destinos mais frequentes);
• Perfil dos viajantes (executivos, gerentes, equipes de vendas, e se há requisitos específicos para cada categoria de viajante);
• Objetivos das viagens (reuniões, eventos, conferências, etc.);
• Frequência das viagens (viagens recorrentes ou esporádicas, e se existem períodos de maior demanda).

2. Política de viagens da empresa

A política de viagens corporativas é a grande responsável por definir quais são as regras e limites que os fornecedores devem seguir à risca. Neste momento, é importante deixar claro alguns pontos, como por exemplo:

• Classe de voo permitida (econômica, executiva ou primeira classe, e se há exceções por cargo ou distância da viagem);
• Tipos de hospedagem (categorias de hotéis permitidos e preferências por redes específicas);
• Regras para as diárias (limites de gastos diários com alimentação, hospedagem e transporte);
• Processos de reembolso (procedimentos para reembolso de despesas de viagem e limites estabelecidos para gastos não cobertos);
• Autorização prévia (se as viagens precisam de aprovação prévia por parte da diretoria ou gerência).

3. Tecnologia e ferramentas de gestão de viagens

As ferramentas tecnológicas desempenham um papel crucial no momento de garantir mais eficiência na gestão de viagens corporativas. Sendo assim, uma RFP não pode deixar de detalhar os seguintes aspectos:

• Se a empresa já utiliza ou espera que o fornecedor ofereça uma solução para reserva direta de passagens e hospedagens;
• Necessidade de integração com o sistema de planejamento de recursos da empresa para controle de custos e compliance;
• Ferramentas que permitam o rastreamento e auditoria em tempo real das despesas de viagem;
• Softwares ou plataformas que garantam o cumprimento automático das regras estabelecidas;
• Ferramentas que possam ser acessadas via dispositivos móveis, facilitando a gestão em tempo real;
• Plataformas que oferecem camadas extras de segurança.

4. Suporte e atendimento

O suporte oferecido ao viajante é um dos pontos mais críticos em uma RFP de viagens corporativas. Afinal de contas, imprevistos podem acontecer e colocar em risco todo o planejamento da viagem. Com isso, certifique-se de incluir:

• Disponibilidade para assistência 24/7, ou seja, em qualquer horário, especialmente em emergências;
• Meios de contato como telefone, e-mail, chat, e aplicativos móveis;
• Apoio em caso de problemas como cancelamento de voos, perda de documentos ou alterações de itinerário;
• Suporte proativo durante as viagens, oferecendo atualizações sobre mudanças de voos ou problemas de hospedagem;
• Procedimentos de atendimento em situações emergenciais, como desastres naturais ou crises de segurança.

5. Relatórios e compliance

Na gestão de viagens corporativas de uma empresa, a geração de relatórios precisos e o cumprimento das políticas internas são de fundamental importância para o controle de despesas. Neste caso, deve-se analisar aspectos como:

• Frequência com que os relatórios serão emitidos (mensal, trimestral, etc.) e nível de detalhamento esperado;
• Métricas que deverão ser monitoradas, como economia obtida, satisfação dos viajantes, conformidade com a política, entre outros;
• Ferramentas para garantir que todas as viagens estão em conformidade com as regras internas e com a legislação vigente;
• Informações detalhadas sobre economias obtidas por meio de negociações, uso de tarifas exclusivas, ou ajustes nas políticas de viagem;
• Relatórios que mostrem tendências de uso, possibilitando otimização de custos a longo prazo.

6. Proposta de valor

Além do preço, fator que, de fato, possui a sua importância, a proposta de valor dos fornecedores selecionados deve ser cuidadosamente analisada pela empresa. Deste modo, o ideal é garantir que a RFP solicite:

• Abordagem específica para atender às necessidades da empresa, indo além das soluções genéricas;
• Possíveis descontos em volume de viagens, upgrades em hotéis, programas de fidelidade, ou tarifas exclusivas;
• Acordos com redes de hotéis, companhias aéreas e empresas de transporte que possam gerar economias ou benefícios;
• Soluções inovadoras que podem agregar valor ao processo de gestão de viagens, como o uso de IA ou automação de processos;
• Condições flexíveis de contrato que permitam ajustes conforme as necessidades da empresa evoluem.

7. Meios de pagamento

As opções oferecidas de meios de pagamentos oferecem eficiência e maior praticidade na gestão de despesas. Para isso, uma RFP deve conter informações como por exemplo:

• Se a empresa utiliza cartões corporativos para despesas de viagem. É importante especificar quais tipos de cartões são aceitos e quais limites e regras se aplicam;
• Informações sobre a possibilidade de faturamento consolidado ao final de cada mês, evitando a necessidade de vários pagamentos avulsos;
• Informe se a empresa utiliza cartões virtuais ou outras soluções digitais para maior controle das despesas e redução de fraudes;
• Especifique o prazo desejado para pagamento (por exemplo, 30, 60, ou 90 dias) e se há espaço para negociação;
• Solicite que o fornecedor inclua relatórios detalhados sobre todas as transações realizadas, permitindo controle e auditoria financeira;
• Verifique se o fornecedor oferece ferramentas para automação do controle de despesas, integrando com a plataforma da empresa para simplificar reembolsos e acompanhamento de gastos.

A importância de uma RFP bem estruturada

Uma RFP bem estruturada é de fundamental importância para garantir que a empresa obtenha as melhores soluções e condições na gestão de viagens corporativas. Ao criar uma RFP detalhada e personalizada, é preciso comunicar claramente as necessidades e expectativas.

Dessa forma, a requisição de proposta permite que os fornecedores ofereçam propostas competitivas e alinhadas às suas políticas e metas.

Além disso, uma RFP eficiente proporciona um processo de seleção mais transparente, com base em critérios previamente estabelecidos, ajudando a identificar o parceiro que oferecerá o melhor equilíbrio entre custo, qualidade de serviço e inovação.

Agora que você já entendeu qual a importância da RFP, busque levar as nossas dicas em consideração para estruturar uma!

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