Porque permitir que colaboradores reservem as próprias viagens

Pensar em permitir que colaboradores reservem as próprias viagens corporativas, gera muitas preocupações em gestores financeiros. 

Como é possível garantir o compliance e reduzir custos quando os viajantes reservam suas próprias passagens e hotéis? 

Mas não há motivos para você perder tempo reservando as viagens corporativas no lugar do seu colaborador. Além do desperdício de tempo, isso aumenta os gastos da sua empresa. 

Neste artigo vamos te mostrar como é possível deixar que eles reservem as próprias viagens, garantindo segurança e compliance em todo o processo. Além dos benefícios que esta autonomia trará para a sua operação!

Continue lendo o artigo e confira:

• O problema da reserva centralizada de serviços
• Então, como garantir o compliance no processo?
• As vantagens dos colaboradores reservarem as próprias viagens

Problemas da reserva centralizada de serviços

Quando há na empresa uma pessoa ou setor cuidando exclusivamente focado na reserva de viagens, encontramos diversas desvantagens.

O primeiro ponto é o alto custo. Manter uma pessoa dedicada eleva o custo da operação, tendo em vista que é necessário várias horas do dia para realizar esta atividade.

O segundo ponto é que a atividade é pouco estratégica para a empresa, embora tenha grande importância. Por não ser uma atividade ligada ao core do negócio, não traz resultados diretos.

Atividades realmente estratégicas para o gestor de viagens são conseguir bons acordos com fornecedores, se preocupar com a experiência do viajante, reduzir custos, e não ficar escolhendo passagens e hotéis.

Como podemos unir esses pontos e ainda reduzir os custos?

Então, como garantir compliance no processo?

É compreensível que o seu medo enquanto gestor, seja que o viajante escolha hotéis e passagens aéreas que violem as políticas de tarifas e o orçamento de viagens. 

Controlar todos os gastos é primordial. Por isso, uma ferramenta especializada na gestão de viagens e despesas é a chave para garantir compliance e controle de custos.

Soluções como a Paytrack, possibilitam parametrizar a política de viagens da sua empresa na mesma plataforma em que o colaborador reserva os serviços e presta contas.

A validação das políticas em tempo real, com alerta ou bloqueio para violação das regras estabelecidas, atua diretamente na garantia de compliance das despesas. 

⇒ Validação de políticas manual abre brecha para erros e fraudes. Leia o artigo Controle de políticas em planilhas de despesas: realmente funciona? e saiba mais.

Além da validação de políticas, o processo de aprovação online é crucial. Desse modo, ao permitir que colaboradores reservem as próprias viagens através da ferramenta, o gestor responsável irá aprovar ou não a solicitação. Seja a reserva de hotel, passagens aéreas, adiantamentos ou outros. 

Assim, além da solicitação ser encaminhada para o responsável aprovar, ocorre a validação de políticas online. Para que a solicitação seja aprovada, é necessário que ela esteja de acordo com a política de viagens da empresa.

Tendo o processo de solicitação, reserva, aprovação e conferência online das políticas unificados em uma única plataforma, você terá total acesso aos relatórios e dados.

As vantagens dos colaboradores reservarem as próprias viagens 

Redução de tempo 

A partir do momento que os colaboradores podem reservar passagens e hotéis com o uso de uma ferramenta especializada, a redução de tempo para o setor administrativo, que realizaria esse processo, é significativo. 

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Com o novo processo não é mais necessário várias trocas de e-mails e ligações intermináveis para conseguir reservar as viagens corporativas. Dessa forma, o gestor autoriza apenas a viagem que se enquadra nas políticas. Dando mais eficiência para o processo.

Redução de custos

Todo o tempo que o profissional do setor administrativo utiliza cotando viagens de forma manual, é um gasto a mais para a empresa, que será diminuído com a ferramenta e solicitação por parte dos viajantes. E ainda, o setor administrativo poderá utilizar seu tempo em outras atividades.

Quando o colaborador pode pesquisar e realizar a reserva no mesmo momento, e a aprovação da gestão é realizada de forma rápida online, é possível garantir a melhor tarifa disponível, visto que as tarifas de aéreo, por exemplo, sofrem alterações constantemente.

A possibilidade de ter mais de uma agência de viagens dentro do seu selfbooking é realidade. Através do modelo multiagência, a empresa tem mais opções de hotéis, aéreos e locação de veículos. Assim, é possível optar pela melhor opção.

Experiência do colaborador

O selfbooking melhora a experiência do colaborador por meio da usabilidade aprimorada. O colaborador consegue visualizar avaliações e fotos dos hotéis, informações das passagens aéreas e locação de veículos. 

Assim, é mais fácil e rápido para o viajante conseguir encontrar as melhores opções, sem necessitar de ajuda de terceiros, tendo acesso mais rápido e fácil a todos os dados da sua viagem.

De forma geral, a experiência do colaborador são todas as interações que o funcionário tem com o seu empregador. 

Quando a empresa proporciona uma experiência melhor, como a de permitir que colaboradores reservem as próprias viagens, o colaborador fica mais satisfeito e confiante em seu trabalho.

Conclusão

A redução de custos é a maior vantagem quando falamos dos colaboradores reservarem as próprias viagens. Ela está ligada à garantia de tarifas à redução do custo hora/pessoa do setor administrativo. Lembre-se que cada hora despendida do profissional para a reserva de viagens é um gasto a mais para a sua empresa.

A experiência do colaborador é outro fator relevante. Proporcionar que seus colaboradores tenham boas experiências na sua empresa é importante.  O conjunto de experiências fará com que o colaborador esteja mais engajado e assim entregará mais resultados para a empresa.

Isso tudo é possível garantindo o compliance de todas as reservas, por meio de uma ferramenta. O processo de aprovação online e a validação de políticas são fundamentais para que o compliance aconteça de maneira adequada.