Muitas empresas se encontram com o mesmo cenário quando o assunto é a prestação de contas de despesas corporativas: fazer o colaborador ou viajante enviar o relatório de despesas de viagem com todos os comprovantes dentro do prazo estipulado. Mesmo sendo uma tarefa simples ela ainda é desafiadora.
Esse artigo vai te mostrar como organizar as despesas corporativas e de viagem e como controlar de maneira eficiente desde os gastos com alimentação até reembolso de quilometragem. Em resumo, vamos falar sobre:
- Ter uma política de despesas corporativas estruturada;
- Estabelecer um modelo padrão de Relatório de Despesas;
- Definir as despesas que podem ser reembolsadas;
- Disponibilizar uma ferramenta que facilita o processo para os colaboradores:
Estruture políticas de despesas
O segredo da prestação de contas é ter uma política de reembolso e despesas bem definida e objetiva. Quando seu colaborador sabe com o que pode gastar e qual o limite de gastos com cada tipo de despesa, fica mais claro e natural para ele fazer o apontamento.
Além disso, políticas bem estruturadas são combustível para maior economia em suas despesas corporativas. Colaboradores e viajantes se mantêm dentro dos valores estipulados na política, sem grandes surpresas no momento da conferência.
Estabeleça um modelo de Prestações de Contas
Para que colaboradores e viajantes realizem suas prestações de contas de forma objetiva e padronizada, é preciso definir um bom modelo para reembolso de despesas.
Quando a empresa utiliza um aplicativo para apontamento de despesas, o padrão já fica estabelecido e isso otimiza o processo de prestação de contas.
Existem hoje diversos aplicativos que permitem digitalizar as despesas e padronizam os campos que precisam ser preenchidos. Em uma pesquisa com clientes verificamos uma redução de até 70% no tempo despendido pelos colaboradores no apontamento das despesas quando fazem utilizando um aplicativo.
Mas se sua empresa ainda não usa nenhum aplicativo de despesas corporativas, pode-se definir um modelo de relatório de despesas em planilha, por exemplo, com campos para que o colaborador possa preencher e anexar os comprovantes.
Tipos de despesas reembolsáveis
Seu colaborador precisa saber quais os tipos de despesas são reembolsáveis e quais os limites de reembolso para cada categoria – vimos isso em Políticas. Quando falamos de despesas de viagens corporativas há algumas categorias mais comuns de se enquadrarem nas políticas de reembolso. Vejamos a seguir:
- Despesas com alimentação – gastos feitos com comidas e bebidas que estejam permitidas na política da empresa. Com o Paytrack a empresa pode criar uma lista de palavras bloqueadas que já exclua da prestação de contas alimentos que não forem autorizados, como bebidas alcoólicas, por exemplo.
- Despesas de quilometragem – trajeto feito pelo colaborador com o próprio veículo que será reembolsado pela empresa. Para isso, uma ótima opção é utilizar um aplicativo de quilometragem para celular, para realizar o cálculo de reembolso automaticamente.
- Despesas de serviços e traslados – gasto com Uber, 99 ou táxi que o colaborador utiliza também precisa ser incluído no relatório de despesas. Ao receber o recibo via e-mail, é possível encaminhá-lo direto para o Paytrack e o apontamento dessa despesa é feito automaticamente.
Simplificando a experiência do colaborador na prestação de contas
Utilizar um app para organizar a viagem ou despesas realizadas pelos colaboradores não só simplifica o processo, como também aumenta a segurança dos dados.
Assim como existem diferentes tipos de despesas reembolsáveis, podem existir aplicativos de despesas diferentes, que atendam demandas específicas. Vamos falar um pouquinho sobre os diferentes tipos de soluções para a gestão de despesas e viagens corporativas.
App para despesas
Ter um aplicativo para controlar os gastos e apontamento das despesas pode ajudar seu colaborador a economizar muito tempo. Todos os apps de despesas já permitem que as notas fiscais sejam digitalizadas e incluídas nos relatórios de forma automática. No Paytrack a leitura da nota fiscal pode inclusive ser feita pelo QRCode ou usando OCR, que lê os itens da nota e transcreve para o relatório. Você pode encontrar os aplicativos de despesas para Android e iOS
Cartão de pré-pago Corporativo
Evitam os adiantamentos em dinheiro ou por transferência para conta bancária do colaborador. Cartões de crédito pré-pagos são uma ótima opção para ajudar a empresa e já registrar as despesas feitas em cada pagamento feito com o cartão. Com o Paytrack CARD, cada despesa paga se transforma numa despesa a classificar dentro do app e o saldo do cartão pode ser transferido caso não tenha sido usado completamente pelo colaborador.
Registro de km
Aplicativo de despesas capaz de acompanhar a rota do viajante e apontar o roteiro feito ajuda a ter melhor controle das despesas de viagem e deslocamentos. O tracklog usado pelo Paytrack consegue apontar o km rodado de forma automatizada
Gestão do valor reembolsado
Permitir que o colaborador acompanhe as prestações de contas mostrando o valor pago pelas empresas dos RDVs recebidos e os valores que ainda faltam prestar contas.
Ao disponibilizar para seus colaboradores meios de realizar a prestação de contas na palma da mão, o desafio de receber os apontamentos de despesas em dia será reduzido a praticamente zero.
Além de facilitar o processo para o viajante, estas soluções podem simplificar a vida do seu backoffice que receberá relatórios completos, padronizados e de forma centralizada.
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