Como garantir o compliance nas viagens corporativas?

Empresas com filiais em outras cidades e países, que necessitam o deslocamento frequente dos seus colaboradores, precisam organizar o fluxo de viagens, não é mesmo? Isso também acontece quando os colaboradores viajam para realizar vendas ou participar de eventos.

E, para ocorrer de maneira transparente, essa organização deve ser bem gerida, a fim de evitar problemas e despesas desnecessárias. Para tanto, deve-se identificar a melhor forma de como garantir o compliance nas viagens corporativas.

Mas, o que é compliance, como funciona e como possibilitar que ele seja seguido ao pé da letra? Se você tem interesse no assunto e quer saber mais, continue lendo este artigo. Nos tópicos a seguir, você encontra as principais informações a respeito do tema. 

• O que é e como funciona o compliance 
• Como garantir o compliance na sua empresa 

O que é e como funciona o compliance

Compliance é um termo amplamente utilizado, hoje em dia, no meio corporativo e tem origem do verbo “to comply”, o que pode ser traduzido como “cumprir”. Dessa forma, a expressão se refere ao cumprimento das regras.

Elas podem se referir tanto às leis que uma empresa deve seguir perante o governo, quanto às normas estipuladas para a sua organização interna. Já quando se fala em compliance e viagens corporativas, o termo está ligado à política interna que a empresa possui.

Ou seja, quando os seus colaboradores viajam a trabalho, seja para uma filial, seja para um evento ou mesmo para vender, é a empresa que arca com os custos da mesma. Isso pode ser feito de uma série de maneiras e essas regras são o compliance.

No entanto, como já dito, essa expressão é utilizada em diferentes momentos dentro de uma organização, não só quando o assunto são as viagens corporativas.

Origem do termo compliance 

A expressão compliance é utilizada desde os anos 1990, quando se tornou comum as empresas atuarem em outros países. Afinal, com isso, elas tiveram que se adequar ao que dizia a lei dos lugares onde possuíam filiais.

A partir disso, o termo começou a ser usado também para determinar o regulamento interno de uma organização. Nesse caso, a fim de estipular regras que contribuíssem como um todo para o seu bom funcionamento.

Dessa forma, hoje, compliance não se resume aos aspectos fiscais ou contábeis ou à legalidade jurídica. Mas sim, ao que diz respeito à ética do mercado, à legislação do setor e ao cumprimento das leis governamentais.

Além disso, o que contribuiu em muito para que as corporações se preocupam em contar com um compliance adequado foi a criação da Lei anticorrupção de 2013. Essa legislação motivou as empresas a se tornarem mais transparentes em relação às suas práticas.

Compliance e viagens corporativas

No âmbito das viagens corporativas, o compliance não só se tornou uma necessidade, como um grande aliado. Isso porque ele pode contribuir com a redução dos custos que envolvem uma viagem, entre eles, deslocamentos, estadia, alimentação, etc.

Essa economia acontece com a adequada gestão dos fornecedores, controle de gastos, adiantamentos e reembolsos, prestação de contas, etc. Além disso, nas regras da empresa no que diz respeito às viagens podem entrar normas comportamentais.

Afinal, países possuem culturas diferentes e, quando um colaborador viaja para o exterior, deve saber quais são os comportamentos profissionais adequados. Portanto, temos um compliance apropriado e completo quando tudo isso é levado em consideração.

Como garantir o compliance na sua empresa 

Como foi possível compreender, o compliance funciona como uma ferramenta estratégica. Assim, consegue-se garantir que as viagens corporativas sejam feitas não só com transparência financeira, como também do jeito certo.

Para tanto, é preciso criar um documento com todas as normas a serem cumpridas. Confira a seguir são as os principais aspectos a considerar para garantir o compliance na sua empresa.

Política de viagens corporativas

O primeiro passo é criar uma política de viagens corporativas, na qual deve constar todas as diretrizes a serem respeitadas pelos colaboradores, inclusive, no que tange à conduta a ser respeitada nesses deslocamentos.

Veja, abaixo, quais são os tópicos mais importantes que a política deve ter:

• Aprovação

É necessário que a política de viagens corporativas mostre como deve ser realizada a aprovação do deslocamento. Ou seja, é preciso que o colaborador siga um passo a passo, onde deve constar o objetivo da viagem e demais informações, para que os fundos possam ser liberados.

• Usuário

O compliance deve deixar claro que uma viagem à negócios se restringe aos colaboradores da empresa. Por isso, esse tipo de deslocamento não pode ser confundido, por exemplo, com uma viagem de incentivo.

• Fornecedores

Recomenda-se que a política de viagens corporativas conte com um grupo de fornecedores pré-aprovados, como hotéis, operadoras de voos, restaurantes, etc. Desse modo, os viajantes fazem uso apenas dos serviços de empresas e prestadores de serviços idôneos.

Política de reembolso

Outra forma de garantir o compliance é com uma política de reembolso, a fim de ressarcir o colaborador que precisou arcar com parte ou na íntegra uma viagem à negócios. Para tanto, deve-se exigir notas fiscais e demais comprovantes que indicam o custo de cada despesa.

Auditorias periódicas

As auditorias periódicas também contribuem com a garantia do compliance nas viagens corporativas. Para tanto, são realizadas perícias em documentos, a fim de detectar possíveis problemas, como fraudes.

Para uma maior confiabilidade, indica-se a contratação de um contador perito terceirizado. Ele pode até mesmo oferecer uma visão crítica externa e ajudar a tornar o trabalho ainda mais eficiente.

Divulgação das regras

E claro, para que o compliance seja seguido por todos os colaboradores, é necessário que eles tenham conhecimento de todas as regras e leis que o compõem. A melhor forma de garantir isso é com a adequada divulgação do seu conteúdo.

Para tanto, a comunicação interna pode deixar acessível essas informações, em local de amplo conhecimento, seja um documento físico ou online. Recomenda-se que ele esteja disponível virtualmente, para que os viajantes possam consultá-lo até remotamente.

 

Paytrack

Com o Paytrack, seguir o compliance e as políticas de viagem ficou mais simples e claro, já que a solução pode ser parametrizada de acordo com as regras da sua empresa e o usuário pode fazer a prestação de contas no app ou site, acelerando o processo e seguindo as regras pré definidas pela organização.

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